Software CMMS: qué es, cómo se llama en cada país y quién necesita el programa entero

Qué es un CMMS, sin siglas

CMMS quiere decir sistema informatizado de gestión del mantenimiento. Debajo del nombre hay una idea sencilla: una base de datos donde figura todo lo que hay que mantener y todo lo que se le ha hecho. Cada bomba, cada cámara frigorífica y cada ascensor tienen su ficha; cada intervención, su orden de trabajo; cada tarea periódica, su línea en un calendario. Con eso cargado, el programa contesta a preguntas que una libreta deja sin respuesta: cuántas veces ha fallado este compresor, cuánto tiempo estuvo parado y qué pieza le cambiaron la última vez.

Nació en la industria, en talleres con oficiales en nómina y máquinas cuyo paro se nota en la producción del día. De ahí su manera de trabajar: una persona con oficio abre la orden, otra la ejecuta, se anotan el tiempo y las piezas, y un jefe mira los indicadores al cerrar el mes. Cuando el programa crece hasta llevar también las compras y la vida completa de cada máquina, el sector le cambia el nombre por EAM, gestión de activos empresariales.

CMMS o GMAO: un programa con dos nombres

Diferencia técnica no hay ninguna. GMAO significa gestión del mantenimiento asistido por ordenador, la traducción que se asentó en España; CMMS es el original inglés y el que se quedó en América. Un fabricante que vende a los dos lados del Atlántico suele escribir las dos en la misma página para que le encuentren desde cualquiera. El término, contado con las palabras de aquí, está en GMAO: qué es y cuál encaja, y su definición breve, en el glosario.

Lo que sí varía de un país a otro son las palabras de alrededor. Conviene conocerlas antes de leer la web de un fabricante o de sentarse en una demo, porque una misma función aparece con tres nombres distintos:

Cada país tiene además su normativa y sus costumbres; están contadas, una por una, en las páginas de México, Colombia, Chile, Argentina y Perú.

Lo que lleva dentro un software CMMS

Los programas se distinguen por el acabado, no por el esqueleto. Casi todos traen estas seis piezas, y saber para qué vale cada una ayuda a ver cuáles vais a usar:

• Inventario de equipos. La ficha de cada máquina o instalación: marca, modelo, ubicación, fecha de compra y garantía. Es el cimiento; sin él, las otras piezas no tienen de dónde colgar.
• Órdenes de trabajo. Cada intervención queda como un encargo con su técnico, su fecha, las horas empleadas y los materiales. De ahí sale el historial de cada máquina.
• Plan preventivo. El calendario de lo periódico: engrases, cambios de filtro, inspecciones legales. El programa genera la orden cuando llega el día. Qué entra y qué no en ese concepto, en mantenimiento preventivo.
• Almacén. Qué recambios hay, cuántos quedan y en qué orden se gastó cada uno.
• Solicitudes. La puerta por la que alguien ajeno al taller pide una reparación: un portal, un formulario, una aplicación. Es la pieza que menos se cuida y la que más pesa fuera de una fábrica.
• Informes. Tiempo medio de reparación (MTTR), tiempo entre fallos (MTBF), lo gastado en cada máquina y cuánto preventivo se cumplió.

Las cuatro primeras hablan de máquinas y de oficiales. La quinta habla de la persona que se topa con la avería, y la sexta, de quien rinde cuentas ante la dirección. En un negocio abierto al público, esas dos últimas son casi todo el problema.

Quién necesita el CMMS entero y quién sólo el aviso

La pregunta útil no es qué programa trae más cosas, sino qué partes vais a alimentar con datos todas las semanas. Un inventario que nadie actualiza y unas órdenes sin cerrar son peores que no tener nada, porque dan una foto falsa.

Si os veis en las dos primeras filas, las opciones conocidas y la forma de compararlas están en mejores GMAO, y la versión para una empresa pequeña, en GMAO para pymes. Si os veis en las de abajo, mirad primero cómo entra la avería: software de solicitudes de mantenimiento y software de gestión de averías. Y si hoy todo vive en una hoja de cálculo, la comparación honesta entre quedarse y cambiar está en GMAO o Excel.

Cinco preguntas para la demo de un CMMS

• Quién carga el inventario. Dar de alta doscientas máquinas lleva semanas. Preguntad si lo hace el fabricante, si se importa de una hoja y cómo se trabaja mientras tanto.
• Cuántos pasos da quien pide la reparación. Que lo enseñen en el móvil de alguien que jamás ha visto el programa.
• Cómo le llega el encargo al técnico externo. Si necesita usuario, aplicación o licencia, y quién se ocupa de dárselos.
• Con qué palabras está escrito. Un programa traducido para otro mercado puede decir «refacciones» donde vuestra gente dice «repuestos», o «falla» donde dice «avería», y eso se nota a diario.
• Qué se puede sacar. Si el historial sale entero en un formato que se abra sin el programa, por si un día cambiáis.

Dónde encaja Bedel, y lo que no hace

Bedel no es una GMAO ni un CMMS, y no pretende parecerlo. De las seis piezas de arriba cubre dos a su manera: la solicitud y un trozo del informe. La solicitud entra por el WhatsApp del negocio. Una persona de la lista del local escribe, envía una foto o graba un audio, y aquello queda convertido en un parte numerado y fechado. El parte viaja al técnico o a la empresa externa que corresponda, que lo recibe en su WhatsApp de siempre, sin descargar nada. A quien avisó se le cuenta cada cambio. Lo que el local haya señalado como urgente suena en el móvil de guardia sea la hora que sea, y lo que rebasa el plazo sube a la persona de arriba.

El informe es una exportación a Excel con tres horas por parte: cuándo se dio el aviso, cuándo lo aceptó alguien y cuándo se cerró. Del plan preventivo hay una versión mínima: un mensaje mensual, a quien lleva el mantenimiento, con las revisiones fechadas que se acercan. Cómo queda en cada clase de local está en gestión de incidencias por WhatsApp; esa misma página, con el vocabulario de Latinoamérica, en mantenimiento por WhatsApp.

Fuera queda todo lo demás:

• Fichas de máquinas e historial por equipo: Bedel no tiene inventario.
• Órdenes con horas, piezas y costes, y almacén de recambios.
• El archivo de certificados y actas, que sigue donde lo guardáis hoy.
• Enlaces con otros programas, incluido un CMMS: lo que sale es el Excel.
• Una pantalla con varios locales a la vez: a cada local, su cuenta y su número.
• Avisos del cliente final o de cualquiera que pase por allí: escribe quien figura en la lista.

Los datos se guardan en la Unión Europea. Un negocio que ya trabaja con un CMMS puede usar Bedel como la puerta de las solicitudes que hoy se quedan en un pasillo, pasando a mano desde el Excel lo que quiera conservar en el programa. Esa combinación está explicada en GMAO con WhatsApp.