Software de mantenimiento de edificios: seis criterios y diez programas según su propia web

Antes de elegir: lo que pesa en un edificio

Un programa de mantenimiento (GMAO) lleva los equipos, las órdenes de trabajo y el preventivo. En un edificio, estas seis preguntas separan el que se usa del que se compra y se queda en un cajón:

• Quién avisa de la avería. En una comunidad suele ser el conserje, el presidente o un vecino que llama al administrador; en una oficina, quien trabaja en ella. Mirad si puede avisar sin aprender una aplicación ni pedir un usuario, o si cada aviso depende de que alguien lo dé de alta.
• El gremio de fuera. El ascensorista, el de la puerta del garaje o el fontanero atienden a muchos edificios. Preguntad cómo les llega el trabajo y si tienen que instalarse algo o tener cuenta.
• Mantenimiento o administración. Hay programas para administrar la comunidad (cuotas, recibos, juntas) que traen un apartado de incidencias, y programas de mantenimiento que no tocan la contabilidad. Saber cuál buscáis ahorra demos.
• Uno o muchos edificios. Un administrador con decenas de comunidades o un facility manager con varios inmuebles necesita ver qué pasa en cada uno. Preguntad si hay una vista que los junte o si cada edificio va por separado.
• Las revisiones obligatorias del edificio. El Código Técnico pide un plan de mantenimiento y anotar cada reparación en el libro del edificio; además están el ascensor, la protección contra incendios, la baja tensión, la climatización y la legionela, y la inspección técnica del edificio donde toque. Cuáles os aplican, en normativa de comunidades de vecinos.
• País e idioma. Varios son de Portugal o de Estados Unidos con la web traducida. Preguntad por escrito en qué idioma están la aplicación y el soporte.

Lo que ofrece cada uno, en sus palabras

Diez programas que salen al buscar o que se presentan para edificios, de cuatro tipos: facility management, GMAO, ERP para empresas mantenedoras y software de administración de fincas. Cada celda resume su web a 3 de noviembre de 2026; «no lo menciona» quiere decir que la página leída no habla de ello, no que el programa no lo haga.

Lo que dejan ver, puestos en fila

• Cinco de los diez nombran WhatsApp como el problema, no como la entrada: GMAO.es, Fixner, Fynkus, Tucomunidad e Infraspeak. Fracttal lo usa hacia sus técnicos. Ninguno dice que quien ve la avería pueda avisar escribiendo por WhatsApp.
• Avisar sin cuenta lo dice claramente sólo GMAO.es, con un QR. En Fynkus y Tucomunidad el vecino necesita que el administrador le dé de alta o le invite.
• Que el gremio de fuera no instale nada sólo lo dice GMAO.es de sus técnicos; PlanRadar pide una cuenta a cada subcontratista y Fixner da una app o un acceso limitado.
• Los reglamentos los citan Infraspeak, FAMA, Aelis y Fixner. Ninguno de los diez nombra la inspección técnica del edificio (ITE o IEE).
• Los dos de administración de fincas no hablan de revisiones obligatorias: su fuerte es la contabilidad y la junta.

Bedel en un edificio: la entrada de la avería

Bedel publica esta página y no figura en la tabla: no es una GMAO ni un programa de fincas. Resuelve la primera pregunta. En una comunidad avisa quien está en la lista (el administrador, el portero o conserje y la junta), con texto, una foto o un audio al WhatsApp de la comunidad; en una oficina, quien ve la avería. El aviso llega al móvil de quien lo arregla, gremio de fuera incluido, con la hora del aviso, la de quien lo cogió y la del arreglo, y quien avisó sabe cuándo está resuelto. Una persona encerrada en el ascensor suena siempre en el móvil de guardia, y lo que nadie coge sube. Para la junta queda un Excel con esas horas. Cómo es en una finca, en incidencias en comunidades de vecinos, y en un edificio de oficinas, en incidencias en oficinas.

Al lado de un programa de fincas o de una GMAO, Bedel es por donde entran los avisos. Lo que queda fuera:

• Inventario de ascensores, calderas o bombas: no es una GMAO.
• Cuotas, recibos, juntas y contabilidad de la comunidad.
• Una vista que junte todas las comunidades de un despacho: cada comunidad es una cuenta, con su número y su Excel.
• Las actas de las revisiones y el libro del edificio, que siguen en vuestro archivo.
• Conexión con los diez programas de la tabla: lo que sale de Bedel es una exportación a Excel.

Qué revisiones tiene un local, ordenadas en un Excel, en el calendario de inspecciones obligatorias. Las GMAO para cualquier negocio con local, en mejores GMAO, y qué parte del mantenimiento cabe en WhatsApp, en GMAO por WhatsApp.