Software de mantenimiento para centros deportivos: piscina, vestuarios y pistas, cada cosa con su responsable

Tres instalaciones dentro de un mismo recinto

La piscina. Es la parte más delicada y la que menos admite improvisar: depuradora, bombas de recirculación, dosificación de producto, calentamiento del vaso, deshumectadora si es cubierta. Cuando algo se desvía lo nota primero la socorrista, por el olor, por el agua turbia o porque los bañistas se quejan de frío.

Vestuarios y duchas. Agua caliente que no llega, un acumulador o una caldera que se para, desagües atascados, taquillas forzadas, bancos sueltos, secadores. Se usan a oleadas: vacíos una hora y con ochenta personas a la siguiente, cuando termina el entrenamiento de las categorías inferiores.

Pistas y pabellón. Focos que parpadean o no encienden, canastas motorizadas que se quedan a medio subir, porterías sin anclar, redes rotas, el marcador, el parqué levantado en una esquina, el césped artificial descosido, el riego. Y fuera, el alumbrado del aparcamiento y de los accesos, que en invierno importa desde las seis de la tarde.

Quién ve cada fallo y a quién le toca

El cuadro está hecho pensando en un polideportivo con piscina cubierta. La columna de quién repara cambia mucho según sea gestión directa del ayuntamiento, concesión a una empresa o club privado.

Hay turnos de mañana, tarde y fin de semana, monitores que vienen dos horas y un conserje que no puede estar en la piscina y en el pabellón al mismo tiempo. El aviso que se da de palabra se queda con quien se marcha a las tres.

El agua: lo que la norma obliga a controlar

Aquí conviene separar dos asuntos que suelen mezclarse: los controles sanitarios del agua y las averías. Los primeros los regula la norma estatal de piscinas. A una piscina de uso público, que es la abierta al público o a un grupo definido de usuarios, le exige un protocolo de autocontrol, un control de rutina al menos una vez al día, por la mañana antes de abrir, un análisis en laboratorio al menos una vez al mes y tener los últimos resultados a la vista de los usuarios. El funcionamiento es responsabilidad del titular, que registra el autocontrol y las incidencias. El detalle, artículo por artículo, está en normativa de piscinas.

Las duchas tienen la suya. La norma de legionela alcanza al agua caliente sanitaria y no fija un tamaño mínimo de local: pide un plan escrito, controles de temperatura y de desinfectante, una limpieza y desinfección al menos anual y análisis en laboratorio, todo registrado y conservado cinco años. Lo explicamos en normativa de legionela, y las revisiones de un local parecido, con duchas y público, en normativa de gimnasios.

Ninguno de esos registros es un parte de avería, y un programa de avisos no los sustituye. Pero se tocan: la ducha que sale tibia o la bomba que hace un ruido nuevo son justo lo que conviene que alguien comunique el mismo día, con fecha. Qué herramientas vigilan los vencimientos lo comparamos en software para revisiones obligatorias.

Municipal, concesión o club: quién manda en la reparación

En un centro municipal de gestión directa, la avería sube al servicio de deportes y de ahí a la brigada o a la contrata del ayuntamiento. En una concesión, la empresa que explota el centro repara unas cosas y el ayuntamiento otras, según el pliego: lo habitual es discutir de quién es la cubierta, la caldera o el alumbrado exterior. En un club privado todo es del club, pero casi nada lo repara su gente.

En los tres casos hay un intermediario entre quien ve el fallo y quien lo arregla, y ese intermediario es quien pierde los avisos. Y en los tres hay alguien que al final pide cuentas: el concejal, la comisión de seguimiento de la concesión o la junta directiva. Lo que piden es sencillo de decir y difícil de tener: cuántas averías hubo, cuánto se tardó, cuáles siguen abiertas.

Seis preguntas para hacer en la demo

• ¿Puede avisar una socorrista sin dejar su puesto? Una foto o un audio de diez segundos. Si hay que rellenar campos, no lo hará con bañistas en el agua.
• ¿Distingue piscina, vestuarios y pistas sin que lo elija quien avisa? Y dentro de cada una, ¿sabe que el torno es de informática y la caldera de la mantenedora?
• ¿Cabe la concesionaria y cabe el ayuntamiento? Preguntad cómo recibe su parte cada lado y si alguno tiene que pedir un usuario.
• ¿Qué pasa el domingo de torneo a las ocho de la tarde? Qué suena, a quién, y qué se queda para el lunes sin perderse.
• ¿Lleva el libro de la piscina y el plan de legionela, o sólo las averías? Las dos respuestas son válidas; lo malo es descubrirlo después.
• ¿Qué puedo entregar al ayuntamiento o a la junta a fin de mes? Pedid ver el fichero, no la pantalla.

Cuándo conviene una GMAO completa

Conviene cuando hay mucha máquina y gente propia para atenderla. Un complejo con varios vasos, sala de calderas, climatizadoras y cuatro técnicos en plantilla gana con un inventario de equipos, un plan de preventivo por máquina y órdenes de trabajo con sus horas. También un servicio municipal que lleva doce instalaciones con una misma brigada, o una concesionaria a la que el pliego exige documentar un plan de mantenimiento equipo por equipo. Para eso se inventó la GMAO, y cómo se planifica lo periódico lo contamos en software de mantenimiento preventivo.

Es demasiado para un pabellón con dos pistas, un conserje por turno y cinco empresas externas, o para un club de pádel con ocho pistas y un vestuario. Ahí no hay quien alimente el inventario, y el programa acaba vacío mientras las averías siguen llegando de palabra. El panorama completo, en software de mantenimiento; y si lo vuestro es una sala de máquinas de fitness más que un polideportivo, en software de mantenimiento para gimnasios.

El sitio de Bedel en una instalación deportiva

Bedel se ocupa del aviso: de que salga del pasillo, llegue a quien toca y no se olvide. No es una GMAO ni un registro sanitario. La instalación tiene un número de WhatsApp y una lista con su personal: conserjes, socorristas, monitores, limpieza, mantenimiento. La socorrista manda una foto del agua turbia; el entrenador, un audio diciendo que la canasta de la pista dos se ha quedado a medias. Cada mensaje se convierte en un parte numerado, con su hora.

El parte de la piscina va al técnico de la piscina o a la empresa del agua, y el de la canasta, a quien lleve las pistas; que esa persona pertenezca a la concesionaria o al ayuntamiento da igual, porque lo recibe en su WhatsApp y no instala nada. Quien avisó se entera cuando alguien lo acepta y cuando se cierra. Lo que la instalación haya definido como urgente suena en el teléfono de guardia también un domingo, y lo que supera su plazo pasa al responsable de arriba. Cada mes, además, la persona que lleva el mantenimiento recibe por WhatsApp el recordatorio de las revisiones que tienen fecha cargada.

Para el ayuntamiento o la junta queda un Excel con tres horas por avería: cuándo se avisó, cuándo se aceptó, cuándo se resolvió. Y esto es lo que queda fuera:

• No mide el agua, no hace el autocontrol de la piscina ni el control de legionela, y no guarda sus registros ni sus certificados.
• No reserva pistas ni calles, no sabe cuál está libre y no gestiona abonos.
• No tiene inventario de bombas, calderas o focos, ni órdenes con materiales, horas y costes.
• No se conecta con el programa de abonados ni con el control de accesos.
• No muestra varias instalaciones juntas: cada una es una cuenta con su número.
• El abonado no abre partes: se lo dice al conserje, y el conserje lo escribe.

Los datos se guardan en la Unión Europea. Cómo se ve funcionando, en incidencias en centros deportivos, y el planteamiento general, en gestión de incidencias por WhatsApp.