GMAO para pymes: lo que necesita una pequeña empresa con local y lo que le sobra de un programa grande

Cómo es el mantenimiento en una pequeña empresa

Pensad en una clínica dental con tres gabinetes, una academia con doce aulas, un obrador con despacho de pan o un taller de chapa. Hay un local, una docena de instalaciones que pueden fallar (el aire, el termo, la persiana, el compresor, el cuadro eléctrico, la alarma) y nadie cuyo oficio sea mantenerlas. Cuando algo se estropea, quien lo ve se lo comenta a la persona que «se ocupa de esas cosas», que busca en su móvil el teléfono del técnico y le llama. Si esa persona está de vacaciones, el teléfono del técnico está de vacaciones con ella.

Luego están las revisiones que impone la ley, que no perdonan por tamaño: extintores, instalación eléctrica, climatización y, según la actividad, alguna más. Cuáles os afectan está en normativa por sector. En una pyme viven en una carpeta y en la memoria de quien firmó el contrato con la empresa mantenedora.

Seis cosas que una pyme le pide al mantenimiento

• Un sitio único donde avisar. Que la avería no dependa de cruzarse con el encargado.
• Saber quién arregla cada cosa. La relación de proveedores, con su móvil, fuera de la agenda personal de nadie.
• Que el aviso le llegue a ese proveedor con la foto, sin que alguien tenga que telefonear para explicárselo.
• Que lo urgente no espere al lunes. Una fuga un sábado tiene que sonarle a alguien.
• Acordarse de las revisiones con fecha antes de que caduquen, no cuando se presenta la inspección.
• Un listado al acabar el mes: qué se rompió, cuánto tardó y qué sigue abierto, para hablar con el proveedor con datos.

En esa lista faltan las piezas que definen una GMAO: el inventario de activos, los repuestos, el coste por equipo. No es un descuido. Con doce instalaciones y sin técnicos propios, casi ninguna pyme las echa de menos.

Tres maneras de cubrirlo: GMAO, herramienta ligera u hoja de cálculo

La hoja de cálculo no es mala solución para las revisiones con fecha de un local pequeño; cuándo alcanza y cuándo no, en GMAO o Excel, y hay una plantilla en el calendario de inspecciones obligatorias. Donde no llega es a las averías, porque una hoja ni recibe avisos ni llama a nadie.

Lo que es demasiado para una pyme

Una GMAO completa trae módulos que impresionan en la demo y que en una empresa pequeña se quedan vacíos:

• El árbol de activos, con planta, zona, sistema, equipo y componente. Para un local con un aire, un termo y una persiana es papeleo.
• Los códigos de fallo y de causa, ideados para sacar estadísticas de cientos de órdenes.
• El almacén de repuestos con existencias mínimas, cuando el recambio lo trae el proveedor en la furgoneta.
• La planificación de la carga de trabajo de unos técnicos que no tenéis.
• Los indicadores de fiabilidad, que necesitan años de datos de muchas máquinas iguales.
• La conexión con sensores o con el programa de contabilidad.

El problema no es que estén ahí: es que hay que alimentarlos. Una GMAO sin datos no dice nada, y cargarla exige a alguien con tiempo. En una pyme ese alguien es el encargado, y tiempo es justo lo que no le queda. Por eso tantas pequeñas empresas contratan una GMAO, cargan veinte equipos y vuelven a la llamada.

¿Necesitáis una GMAO? Un test de sí o no

Contestad con lo que ocurre hoy, no con lo que os gustaría.

Señales de que sí

• Tenéis al menos un técnico de mantenimiento en plantilla, a jornada completa.
• Hay máquinas de producción cuya parada detiene el negocio, y queréis decidir con números si se reparan o se sustituyen.
• Guardáis repuestos propios y a veces no sabéis si queda alguno.
• Un cliente, una norma de calidad o una auditoría os reclama el historial de mantenimiento de cada equipo.
• Sois varios centros y la dirección quiere compararlos en un mismo informe.

Señales de que no

• Todo lo arreglan empresas externas y vuestro papel es avisarlas y comprobar que vinieron.
• Lo que os duele es enteraros tarde de las averías, no ignorar cuánto han costado.
• Nadie va a dedicar una hora semanal a tener un inventario al día.
• Las instalaciones caben en un folio.
• El personal cambia a menudo y no va a aprender un programa.

Con dos o más señales del primer grupo, mirad una GMAO en serio: mejores GMAO y software CMMS. Si todas las vuestras caen en el segundo, os basta con ordenar los avisos y las fechas, y los programas que hacen eso figuran en software de mantenimiento como gestores de avisos.

Empezar sin un proyecto: cinco pasos

Se puede hacer en una semana y antes de elegir ninguna herramienta:

• Escribid quién arregla qué. Una línea por instalación: aire, fontanería, electricidad, persiana, alarma, informática. Al lado, la empresa y un móvil.
• Decidid qué es urgente. Tres o cuatro casos, no más: agua que corre, sin luz, una puerta de la calle que no cierra, olor a gas. Y quién coge el teléfono fuera de horario.
• Elegid un solo sitio para avisar y quitad los demás. Al principio da igual cuál; lo que no funciona es tener cuatro.
• Sacad las revisiones de la carpeta. Una lista con qué es, quién la hace y cuándo vence la siguiente.
• Al mes, repasad lo ocurrido. Cuántas averías hubo, cuáles se repiten y cuánto tardó cada proveedor. Con eso sabréis qué herramienta os falta, si os falta alguna.

Si en el tercer paso descubrís que el sitio donde vuestra gente ya escribe es WhatsApp, lo que sigue os interesa. Si hacéis más preventivo que correctivo, mirad antes software de mantenimiento preventivo.

Dónde encaja Bedel, y lo que no hace

Bedel está pensado para la pyme del segundo grupo del test, y lo primero es decir que no es una GMAO. Cubre los seis puntos de arriba de esta manera. El sitio único para avisar es el número de WhatsApp de vuestro negocio: le escriben las personas del equipo que hayáis apuntado, con unas palabras, una foto o un mensaje de voz. De cada aviso nace un parte numerado y con su hora. El reparto de quién arregla qué vive en Bedel, y el parte va solo al técnico o a la empresa externa que corresponda; lo reciben en su WhatsApp, sin instalar nada. A quien avisó se le va contando lo que pasa. Los casos que señaléis como urgentes hacen sonar el teléfono de guardia a cualquier hora, y cuando un parte consume su plazo sin que nadie lo coja, sube al jefe de quien debía cogerlo. Las revisiones con fecha salen de la carpeta: una vez al mes, quien las lleva recibe por WhatsApp las que se aproximan. Y el listado de fin de mes es un Excel con cada parte y sus tres horas: cuándo se avisó, cuándo se aceptó y cuándo se cerró.

Quien dirige tiene un panel web. Nadie más tiene que aprender ni instalar nada. Cómo queda en cada tipo de negocio, en gestión de incidencias por WhatsApp: por ejemplo, clínicas, academias o naves y talleres.

Lo que Bedel no os va a dar, porque es justo lo que distingue a una GMAO:

• Un inventario con la ficha y el historial de cada equipo.
• Órdenes de trabajo que sumen materiales, horas y costes.
• Un archivo de certificados y actas de inspección.
• Conexión con otros programas, sea una GMAO, la contabilidad o unos sensores.
• Una pantalla que agrupe varios locales: si tenéis tres, son tres cuentas con tres números.
• Avisos de vuestros clientes: sólo escribe el equipo que habéis apuntado.

Los datos se guardan en la Unión Europea. Si lo que queréis comparar es el canal y no el tamaño, seguid por GMAO con WhatsApp.