Bedel en Colombia
Reportes de mantenimiento y autorreporte por WhatsApp en Colombia
En Colombia el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es obligatorio para todo empleador, y tiene una figura que casi ningún negocio aprovecha: el autorreporte, el aviso por escrito con que el trabajador cuenta una condición insegura. El Decreto 1072 obliga a facilitar ese mecanismo y a usar lo que llega por él. Esta página explica qué pide, qué evidencia del mantenimiento revisan los estándares mínimos y qué hace Bedel con un reporte de daño que llega por WhatsApp.
La respuesta corta
Un negocio colombiano con empleados ya está obligado a tener un canal por el que sus trabajadores reporten condiciones inseguras, y a responder lo que llegue. La norma no dice que sea un formulario de papel. Lo que sí pide es que el reporte sea por escrito y que el empleador lo use: un WhatsApp que deja cada reporte por escrito, con su hora y su responsable, encaja con eso sin pretender ser todo el SG-SST.
| Qué | Norma | Lo que pide |
|---|---|---|
| Informar | Decreto 1072, art. 2.2.4.6.10, num. 4 | El trabajador informa oportunamente los peligros y riesgos latentes de su sitio de trabajo |
| Autorreporte | Decreto 1072, arts. 2.2.4.6.2 num. 8 y 2.2.4.6.16 par. 3 | Reporte por escrito de condiciones adversas; el empleador lo facilita y lo usa |
| Corregir | Decreto 1072, art. 2.2.4.6.24 | Mantener instalaciones y equipos y corregir las condiciones inseguras |
| Evidencia | Resolución 0312 de 2019 | Documento con los reportes del mantenimiento periódico |
| Reclamos de clientes | Ley 1480 de 2011, art. 58, num. 5 | Respuesta a la reclamación directa en 15 días hábiles: otro canal |
Cómo se dice en Colombia
En un local colombiano algo «se dañó» y se pide «una solicitud de mantenimiento»; en un edificio, el reporte va a la administración de la propiedad horizontal o del conjunto residencial. La norma tiene su propio vocabulario:
- Autorreporte de condiciones de trabajo y salud: el trabajador o contratista reporta por escrito al empleador las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo (Decreto 1072, art. 2.2.4.6.2, num. 8).
- Condiciones inseguras y reportes de condiciones inseguras, que es como los estándares mínimos llaman a lo que dispara un mantenimiento.
- Mantenimiento periódico, «preventivo y/o correctivo», de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas.
Lo que pide el SG-SST
El Decreto 1072 de 2015 hace obligatorio el SG-SST para todos los empleadores públicos y privados, los contratantes, las cooperativas y las empresas de servicios temporales (art. 2.2.4.6.1). Dentro de él:
- El empleador identifica los peligros, evalúa los riesgos y pone controles que eviten daños a la salud, a los equipos y a las instalaciones (art. 2.2.4.6.8, num. 6).
- El trabajador informa oportunamente los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo (art. 2.2.4.6.10, num. 4).
- El empleador facilita mecanismos para el autorreporte y usa esa información (art. 2.2.4.6.16, par. 3).
- Mantiene instalaciones, equipos y herramientas según los informes de inspección y corrige las condiciones inseguras (art. 2.2.4.6.24).
- Entre la documentación del sistema están los reportes de incidentes y los registros de las inspecciones a instalaciones, máquinas y equipos, en papel o en electrónico (art. 2.2.4.6.12).
La Resolución 0312 de 2019 fija los estándares mínimos. Para una empresa de diez trabajadores o menos con riesgo I a III, el de mantenimiento periódico se verifica pidiendo el documento con los reportes del mantenimiento (art. 3). Para más de cincuenta, pide además mecanismos eficaces para recibir y responder las comunicaciones de seguridad y salud, como el autorreporte, y mantenimiento según las inspecciones o los reportes de condiciones inseguras (art. 16).
Ojo con esto
Bedel ayuda a tener esa evidencia: cada reporte queda por escrito, con quién lo hizo, quién lo atendió y cuándo se cerró, y sale en un Excel. No es el SG-SST ni lo sustituye: la matriz de peligros, el plan de trabajo y la investigación de incidentes son del empleador. El reporte de un accidente a la ARL y a la EPS va por su propio formulario.
Las reclamaciones de los clientes no van aquí
El Estatuto del Consumidor pide que el consumidor haga una reclamación directa al proveedor antes de demandar, por escrito, por teléfono o de palabra, y que el proveedor responda en 15 días hábiles (Ley 1480 de 2011, art. 58, num. 5). No se encontró una obligación general de tener un sistema de PQR para cualquier comercio; las PQR con nombre propio son de regímenes sectoriales. En cualquier caso, Bedel no es un sistema de PQR ni sustituye ese canal: al WhatsApp del local reporta el equipo.
Datos personales: transmisión a un encargado
Rige la Ley 1581 de 2012, con la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad. Para un negocio que recibe reportes por WhatsApp:
- Transmisión, no transferencia. Enviar datos a un encargado fuera de Colombia para que los trate por cuenta del negocio no exige informar al titular ni pedir su consentimiento si hay un contrato de transmisión con el contenido del Decreto 1377 de 2013 (arts. 24 y 25). Bedel actúa como encargado, con su contrato de encargo publicado; que cubra todo lo que pide el art. 25 lo revisa su asesor.
- Registro Nacional de Bases de Datos. Sólo inscriben sus bases las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales de más de 100.000 UVT y las personas jurídicas públicas (Decreto 090 de 2018). La mayoría de las pymes no está obligada.
- Dónde quedan. Los datos se guardan en la Unión Europea, en Irlanda; el modelo de inteligencia artificial se ejecuta en Estados Unidos con cláusulas contractuales tipo.
No hay una ley de inteligencia artificial en vigor: en el Congreso sólo constan proyectos (búsqueda en los portales oficiales, 25 de octubre de 2026). Si administra una residencia universitaria, lo suyo está en la normativa de residencias en Colombia.
Cómo se ve en un gimnasio de Medellín
Un sábado a las 7:10, una entrenadora ve que la banda caminadora número 4 frena sola. Escribe al WhatsApp del gimnasio con un audio. Bedel lo deja por escrito como reporte, con la categoría de máquinas, y lo manda al celular del técnico con botones para aceptarlo. La entrenadora recibe aviso cuando alguien lo toma y cuando se cierra; la coordinadora de SST tiene la fila con las tres horas para su evidencia de mantenimiento. Si el plazo se vence, sube a la administración.
Lo que no hace: no es un software de mantenimiento preventivo ni un ERP, no se conecta con otros programas y no junta varias sedes en una sola vista. El detalle, en mantenimiento por WhatsApp; para propiedad horizontal, en condominios y edificios.
Preguntas frecuentes
¿Un WhatsApp sirve como mecanismo de autorreporte del SG-SST?
El Decreto 1072 pide que el empleador facilite mecanismos de autorreporte y define el autorreporte como un reporte por escrito (arts. 2.2.4.6.2 y 2.2.4.6.16). No impone un formato. Un canal que deja cada reporte por escrito, con su hora y su responsable, puede ser uno de esos mecanismos; cómo se documenta dentro del sistema lo decide el responsable del SG-SST.
¿Qué evidencia del mantenimiento piden los estándares mínimos?
La Resolución 0312 de 2019 verifica el mantenimiento periódico pidiendo el documento con los reportes del mantenimiento, y en empresas de más de cincuenta trabajadores, mantenimiento según las inspecciones o los reportes de condiciones inseguras. El Excel de Bedel aporta la fecha de cada reporte, de su atención y de su cierre; no reemplaza el plan.
¿Tengo que inscribir en la SIC la base de datos de los reportes?
Sólo si su empresa es una sociedad o entidad sin ánimo de lucro con activos totales de más de 100.000 UVT, o una persona jurídica pública (Decreto 090 de 2018). Para el resto, la Ley 1581 se cumple igual, pero sin esa inscripción.
¿Mis clientes pueden poner un reclamo por ese WhatsApp?
No es un canal de reclamos ni de PQR. La reclamación directa del Estatuto del Consumidor tiene su propio plazo de 15 días hábiles (Ley 1480, art. 58). Al WhatsApp del local reportan daños las personas del equipo que están en la lista.
¿Dónde quedan los datos?
En servidores de la Unión Europea, en Irlanda. El modelo de inteligencia artificial que lee cada mensaje se ejecuta en Estados Unidos con cláusulas contractuales tipo. Bedel actúa como encargado, con su contrato de encargo publicado; su asesor revisa que cubra lo que pide el Decreto 1377 para la transmisión.
Bedel en Colombia
Otros países
- MéxicoLa Ley Federal del Trabajo y su reglamento piden avisar las condiciones inseguras y llevar registro del mantenimiento; los datos siguen la ley federal de 2025.
- ArgentinaLa Ley 19.587 obliga a mantener instalaciones en buen estado y el Decreto 351/79 a registrar las verificaciones; la Ley 24.557 pide al trabajador informar los riesgos.
- ChileEl D.S. 44 de 2024 obliga a mantener entornos seguros y a registrar la gestión de riesgos; la Ley 21.719 cambia los datos personales, con fecha aún en discusión.
- PerúLa Ley 29783 obliga a comunicar los riesgos y a llevar registros de incidentes e inspecciones; el Libro de Reclamaciones es otra obligación, y los datos siguen el D.S. 016-2024-JUS.