¿GMAO o Excel? Cuándo basta una hoja para el mantenimiento de vuestro local y cuándo se queda corta

La respuesta corta

Una hoja basta cuando hay un solo local, pocos equipos, una persona que la abre cada mes y una empresa mantenedora que hace las revisiones y entrega su acta. Hace falta una GMAO cuando hay técnicos propios que trabajan con órdenes de trabajo, materiales y horas que imputar a cada equipo, o varias sedes con su inventario. Entre una cosa y otra, lo que suele fallar no es la herramienta, sino el camino por el que llega el aviso.

Cuándo basta una hoja

Un bar con su cámara, su campana, dos extintores y el aire acondicionado. Una oficina de quince personas. Una tienda en un bajo. En esos locales casi todo el mantenimiento con fecha lo hace una empresa de fuera, y lo que el titular necesita es saber qué toca, cuándo y quién viene. Para eso sobra con una hoja, si se cumplen tres condiciones:

• Una sola hoja, en un sitio compartido. No la copia del portátil de quien la hizo, ni un «mantenimiento_final_2.xlsx» que circula por correo.
• Una persona con nombre que la abre el primer día de cada mes y llama a quien toque.
• Al lado, la carpeta con las actas que entrega la empresa mantenedora, porque la hoja no es el papel que pide la norma.

Cómo montar el plan de mantenimiento preventivo en Excel

Una fila por revisión, no por equipo. El extintor del pasillo tiene una comprobación cada tres meses que podéis hacer vosotros y una revisión anual que hace la mantenedora: son dos filas. Con estas columnas basta:

• Equipo y ubicación: «extintor del pasillo», «cámara de carne», «caldera del sótano».
• Qué se revisa y por qué norma: por ejemplo, el RIPCI para los extintores, el RITE para la caldera o la inspección de baja tensión para el cuadro.
• Cada cuánto, en meses.
• Quién la hace: vosotros, la empresa mantenedora o un organismo de control, con un teléfono.
• Última vez y próxima vez. La próxima se calcula sola: con la última fecha en la columna F y los meses en la E, la fórmula =FECHA.MES(F2;E2) devuelve el día en que vuelve a tocar.
• Dónde está el acta: la carpeta o el archivo en que se guarda el papel de esa revisión.

Con un formato condicional que pinte de rojo lo que vence en menos de treinta días, la hoja ya enseña lo urgente de un vistazo. Lo que no hace es llamar a nadie: eso sigue dependiendo de que alguien la abra. Qué revisiones os tocan según el tipo de local está en normativa por sector.

Qué papel obliga la ley a guardar

Ni el RITE ni el RIPCI obligan a llevar el mantenimiento en un programa ni en una hoja. Lo que piden es que exista constancia de lo hecho y que se conserve. Para las dos instalaciones que tiene casi cualquier local, la climatización y la protección contra incendios, lo dicen así:

Lo que se conserva es el registro de las operaciones de mantenimiento de la instalación térmica: calefacción, aire acondicionado y agua caliente. El mismo artículo dice que toda instalación térmica lo tiene, que forma parte del Libro del Edificio, que lo confecciona la empresa mantenedora y que el titular responde de que exista y lo tiene a disposición de la Administración.

Se refiere tanto a la empresa mantenedora como al titular, y para los equipos contra incendios pide que consten las operaciones hechas, el resultado de las pruebas y lo que se sustituyó, con las anotaciones al día y a disposición de la inspección de la comunidad autónoma. El mismo reglamento, en su artículo 17, obliga a la mantenedora a comunicar al titular las fechas en que toca cada operación.

Dónde falla de verdad una hoja

No falla en las fórmulas. Falla en tres sitios, y los tres tienen que ver con personas:

• La entrada del aviso. La cocinera ve el lavavajillas goteando a las once y se lo dice a quien pasa, o lo escribe en el grupo. A la hoja no llega nunca, o llega días después y sin la hora en que se avisó, que es justo lo que luego se discute con el técnico.
• El mes que nadie la abre. Vacaciones, una baja, un cambio de encargado. La celda roja está ahí, pero una hoja no suena: la revisión de la caldera se pasa y nadie se entera hasta la inspección.
• La versión que vive en el portátil de una persona. Esa persona se va, el portátil se estropea o hay dos copias con fechas distintas, y nadie sabe cuál es la buena.

Si el problema es el segundo y tenéis muchos equipos, una GMAO lo resuelve, porque genera la orden sola. Si es el primero, una GMAO sólo lo arregla si quien ve la avería la usa de verdad. Cómo entra el aviso en siete programas concretos está en mejores GMAO para negocios con local.

Cuándo compensa una GMAO

• Tenéis técnicos propios y queréis saber qué hace cada uno, con órdenes asignadas, ejecutadas y cerradas.
• Necesitáis el historial de cada equipo para decidir si se repara o se cambia, con sus materiales y sus horas.
• Hay varias sedes y queréis compararlas, o medir cosas como el MTTR, el tiempo medio de reparación.
• El preventivo tiene decenas de filas y la hoja ya no se lee de un vistazo.

Si no os pasa nada de eso, una GMAO es un programa más que alguien tiene que alimentar, y una hoja bien llevada hace el trabajo.

Dónde encaja Bedel

Bedel no reemplaza ni a la hoja ni a una GMAO: cubre los dos huecos que tienen en común. La avería entra por el WhatsApp del negocio, en texto, foto o audio, y el parte llega al móvil de quien lo arregla con la hora del aviso, la de quien lo cogió y la del arreglo; si nadie lo coge, pasa al responsable. Todo acaba en un Excel, así que vuestra hoja sigue siendo vuestra.

Y las revisiones con fecha de esa hoja, Bedel las carga a partir de ella y se las recuerda cada mes, por WhatsApp, a quien lleva el mantenimiento, para que el mes en que nadie la abre no se escape ninguna.

Lo que no hace: no es una GMAO, así que no lleva inventario de equipos ni órdenes con materiales y costes; no guarda el certificado ni el acta de cada revisión, que siguen en vuestra carpeta; y no sustituye a la empresa mantenedora ni al organismo de control. Cómo funciona en cada tipo de local, en incidencias.