Software de mantenimiento para hoteles: seis criterios y ocho programas según su propia web

Seis preguntas antes de mirar ningún programa

Una GMAO ordena el mantenimiento: las habitaciones y las máquinas, las órdenes de trabajo y el preventivo. En un hotel, lo que decide si el programa se usa o se queda en el despacho de mantenimiento son estas seis preguntas:

• Quién avisa y por dónde. La camarera de pisos que ve la ducha rota tiene diez habitaciones por delante. Mirad si puede avisar en segundos sin aprender una aplicación, o si cada aviso depende de que tenga usuario y se acuerde de usarlo.
• Qué pasa con lo que cuenta el huésped. Casi todos los programas dejan que el huésped lo diga en recepción y que recepción lo apunte. Preguntad cómo llega eso al técnico y cómo se entera recepción de que ya está.
• Las revisiones obligatorias de un hotel en España. Legionela en duchas y depósitos, protección contra incendios, baja tensión, ascensores y, si la hay, piscina. Que el programa diga «cumplimiento normativo» no es lo mismo que traer esas revisiones con su fecha: pedid verlas. Cuáles os tocan, en normativa de hoteles.
• El PMS. Unos se conectan con él para saber qué habitación está ocupada o bloquearla; otros dicen claramente que no. Si nadie va a mantener esa conexión, que no sea lo que decide.
• El tamaño del equipo. Un hotel con jefe de mantenimiento y tres técnicos aprovecha una GMAO entera. Uno mediano con un técnico, o con el mantenimiento contratado fuera, necesita sobre todo que el aviso llegue y no se pierda.
• El idioma. Que la web esté en español no significa que lo estén la aplicación y el soporte: preguntadlo por escrito.

Ocho programas, según lo que dice su web

Ocho programas que salen al buscar o que se usan en hoteles en España. Lo que dice cada uno sale de su propia web, leída el 3 de noviembre de 2026; «no lo dice» significa que la página consultada no lo menciona, no que no lo haga. Preguntadlo antes de firmar.

Lo que se ve al ponerlos juntos

• Ninguno dice en su web que quien ve la avería pueda avisar escribiendo por WhatsApp. Fracttal usa WhatsApp para mandar avisos hacia fuera; MaintainX, para ventas; GMAO.es lo pone como lo que viene a sustituir.
• Sólo GMAO.es dice que se pueda avisar sin cuenta, con un QR en cada habitación. En los demás avisa quien tiene la aplicación.
• La parte legal española la nombran claramente dos, los dos españoles: Eisi Hotel («mantenimientos técnico-legales») y GIMHotel («higiene hídrica y de piscinas»). Ninguna de las ocho páginas consultadas nombra la legionela.
• El huésped no avisa por su cuenta en casi ninguno: GMAO.es lo admite por el QR pero dice que lo habitual es que lo cuente en recepción, Eisi lo marca al registrar la incidencia y Flexkeeping dice que el huésped no habla directamente con el equipo por su aplicación.

Dónde encaja Bedel, que no es una GMAO

Bedel, que firma esta comparativa, se queda fuera de la tabla porque no es una GMAO. Resuelve la primera pregunta de la lista: la camarera de pisos que encuentra la ducha rota en la 214, o recepción cuando el huésped del 305 dice que no enfría el aire, lo escriben al WhatsApp del hotel con una foto o un audio. El técnico lo recibe en su móvil con la habitación, y recepción ve cuándo lo cogió y cuándo quedó arreglado. Si en un rato nadie lo coge, el aviso sube al responsable que hayáis elegido. Y las revisiones con fecha (legionela, extintores, ascensores) vuelven cada mes al WhatsApp de quien las lleva. Cómo es en un hotel, en incidencias en hoteles.

En un hotel grande va delante de la GMAO, como el sitio por donde entran los avisos; en uno mediano sin GMAO, a menudo es todo lo que hace falta. Sus límites, para que nadie se lleve una sorpresa:

• No lleva inventario de habitaciones, calderas ni bombas: no es una GMAO.
• No calcula materiales, horas ni costes de cada reparación.
• Las actas de la mantenedora y del organismo de control siguen en vuestro archivo.
• No contesta a los huéspedes ni es un PMS: no ve la ocupación ni bloquea habitaciones.
• Ninguno de los ocho de la tabla recibe hoy datos de Bedel; lo que sale es una exportación a Excel.

Si de momento lo lleváis en una hoja, hay una plantilla de parte de averías para hotel y un plan de mantenimiento preventivo de hotel con las revisiones obligatorias y su norma, los dos en Excel. Qué software de WhatsApp atiende al huésped y cuál lleva la avería a quien la arregla, en WhatsApp para hoteles. Y las GMAO para cualquier negocio con local, en mejores GMAO.