El WhatsApp de vuestra oficina, vuestras oficinas, vuestro edificio, vuestras plantas, atendido.

Martes, 9:20. A las diez hay reunión con un cliente en la sala 3 y el aire sopla caliente. Uno lo comenta en el grupo de la planta, otro escribe a mantenimiento@ y recepción lo apunta en un papel. A las diez menos cuarto nadie sabe quién lo lleva. Con Bedel, quien lo ve escribe una línea al WhatsApp de la oficina. En segundos suena el móvil de quien lleva la climatización, con botones para cogerlo, y si el plazo vence sube a quien está por encima. El parte se queda en el Excel con sus tres horas.

Qué es y qué no es. Bedel recoge por WhatsApp las averías de una oficina y las sigue hasta el cierre. No es un programa de facility management: no reserva salas, no abre puertas y no se enlaza con vuestro portal. Es por donde se avisa, y deja anotado cuándo.

Alguien escribe: «El aire de la sala 3 no enfría y hay reunión a las 10»

Bedel: Lo reconoce como climatización, pregunta la planta si falta y suena en el móvil de quien la lleva. Quien avisó sabe cuándo lo cogen y cuándo queda arreglado

Alguien escribe: La foto de una gotera sobre las mesas, sin texto

Bedel: La foto ya es el parte de avería. Si habéis marcado el agua como urgente, suena ya en el móvil de guardia, también de noche

Alguien escribe: Una nota de voz: «la cafetera del office pierde agua»

Bedel: Se pasa a texto y entra como avería del office, sin que nadie teclee

Alguien escribe: «La impresora de la planta 1 atasca el papel»

Bedel: En vuestro organigrama la impresora puede ser de informática: entonces suena allí y no en mantenimiento

Alguien escribe: «¿Hasta qué hora hay clima por la tarde?»

Bedel: Responde con lo que la oficina tenga escrito. Lo no escrito no se inventa: pasa a una persona

Cada persona usa su vía. Lo que se pierde no es la avería, que acaba viéndose, sino la hora; sin ella no hay plazo que reclamar.

• Un correo a un buzón de mantenimiento, o un formulario de la intranet que casi nadie encuentra.
• Una nota de voz en el grupo de la planta, enterrada a los cinco minutos.

Lo que llega se parece de un edificio a otro; cambia quién lo arregla. Cada categoría tiene un puesto en vuestro organigrama y un plazo.

• Climatización: la sala a 16 o a 29 grados. Lo que más se repite.
• Salas de reuniones: la pantalla que no conecta, la puerta que no abre. Se nota con el cliente delante.
• Impresoras y red: es informática, no mantenimiento, y quien avisa no tiene que saberlo.
• Ascensores y proveedores externos: una empresa con su WhatsApp entra en el organigrama como cualquier puesto, y la hora del aviso sirve para reclamarle el plazo.

Cada aviso va a un móvil con nombre, nunca a un grupo, según la categoría y los turnos que definís.

• Se coge con un botón. Antes de que venza el plazo se recuerda dos veces; si vence sin cerrarse, sube a quien está por encima, y lo urgente vuelve a sonar cada día hasta que se cierra.
• Los puestos que marquéis no reciben avisos de noche ni en fin de semana: les llegan al empezar el turno, y lo urgente va a quien dejéis de guardia. Gas, humo, fuego o un herido avisan siempre al equipo, con la indicación de llamar al 112.
• Quien avisó recibe un acuse al cogerlo y otro al resolverlo. El Excel guarda las tres horas de cada parte, el correo de la cuenta recibe el resumen cada noche y el panel da las medianas de aceptación y de resolución a 7, 30 y 90 días.

Ninguna norma os pide avisar por WhatsApp. Sí hay deberes sobre el lugar de trabajo, y un aviso con hora deja fecha del momento en que se supo. No es asesoramiento jurídico: es para vuestro asesor.

• Real Decreto 486/1997: el anexo II (apartado 4) pide un mantenimiento periódico de las instalaciones, subsanando con rapidez lo que afecte a la salud, y el anexo III (apartado 3.a) fija entre 17 y 27 ºC en los locales de trabajo sedentario de oficina. Una sala a 29 grados es más que una queja.
• Ley 31/1995, art. 29.2.4.º: quien trabaja informa de inmediato a su superior y a quien lleva la prevención de cualquier riesgo que vea. Un aviso con su hora deja fecha; si sirve como esa comunicación, que lo diga vuestro asesor.
• Datos: decide la empresa y Bedel ejecuta (RGPD, art. 28, y contrato de encargo). De cada persona, sólo el nombre, el puesto y el móvil de quien recibe avisos, y lo que escribe; ni nóminas ni fichajes. Habla una IA y lo dice en el primer mensaje (Reglamento de IA, art. 50); por el chat no se piden documentos ni tarjetas (WhatsApp Business).

Una sola sesión, sin instalar nada en los móviles.

• Quién lleva qué (mantenimiento, informática, la propiedad si el edificio es compartido), quién está de guardia y las categorías con vuestras palabras: «clima», «salas», «red», «office».
• El número de la oficina dado de alta en WhatsApp Business, la lista de quién puede avisar (se carga desde un Excel) y una primera avería de prueba que abre recepción.

• No reserva salas ni puestos, no controla accesos y no abre puertas.
• No se enlaza con vuestro portal de incidencias ni con el sistema del edificio; la hora de cada aviso queda en el Excel.
• Avisa quien está en la lista de la oficina. Un visitante o alguien de otra empresa que no figure no abre avisos.
• Cada cuenta es una oficina o un edificio: quien lleva varios los mira por separado, sin una pantalla que los junte.
• No se da de alta solo: se monta en la sesión de media hora.

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