Software de facility management: qué cubre una suite y qué parte os duele cada día

Qué se entiende por facility management

El facility management es el oficio de que un edificio funcione sin que quien trabaja dentro tenga que pensar en él. Suele partirse en dos mitades. La dura es el inmueble con sus instalaciones: climatización, electricidad, fontanería, ascensores, protección contra incendios. La blanda son los servicios a las personas: limpieza, recepción, seguridad, mensajería, cafetería. En una empresa mediana nadie lleva ese título en la tarjeta; se llama servicios generales, y a menudo recae en quien también compra el material de oficina y organiza las mudanzas.

El software del ramo creció alrededor de quienes tienen muchos metros cuadrados: bancos con cientos de sucursales, operadores de torres de oficinas, administraciones públicas. De ahí salen sus módulos, y por eso una demo puede dejaros con la sensación de que os falta casi todo. No os falta: es que el programa se hizo para otra escala.

Las áreas de una suite, una por una

No todas las suites lo traen todo, y cada fabricante agrupa a su gusto. Éstas son las áreas más repetidas, lo que hace el programa en cada una y si Bedel la cubre:

Diez filas y un único «sí». Es deliberado: esta página no intenta convenceros de que una herramienta de avisos equivale a una suite.

La parte que duele cada día

Preguntad a quien lleva servicios generales en qué se le ha ido la semana. Rara vez dirá «en el plano de ocupación». Dirá cosas como éstas:

• El aviso que entra por cinco sitios. Un correo, un mensaje al móvil personal, un comentario junto a la máquina de café, una nota en recepción. Ninguno deja la hora, y a las dos semanas nadie recuerda quién lo dijo primero.
• La pregunta repetida. «¿Se sabe algo de lo del aire?» A falta de un sitio donde consultarlo, contesta siempre la misma persona, de memoria.
• El proveedor mudo. Se le llamó el martes; el jueves no ha aparecido. ¿Lo aceptó? ¿Para qué día? Si el encargo fue una llamada, no hay nada que enseñarle.
• Lo que es del casero. En una oficina alquilada, buena parte de lo que falla corresponde al dueño del inmueble, y reclamarlo sin la fecha del primer aviso es discutir de memoria.
• La revisión que caduca. Los extintores, el aire, la inspección eléctrica. Las ejecuta una empresa mantenedora o un organismo de control, pero vigilar la fecha os toca a vosotros.
• La vuelta de vacaciones. Lo que quedó a medias cuando os marchasteis sólo existe en vuestra cabeza.

Las seis son un mismo agujero visto desde seis lados: falta un registro que se escriba solo. Eso es mantenimiento correctivo con un poco de preventivo, las filas sexta y séptima de la tabla. El resto de la suite puede esperar a que la empresa tenga más sedes o más metros.

Cuándo sí hace falta una suite

Hay señales claras de que el problema ya no cabe en una herramienta pequeña:

• Gestionáis varios inmuebles y dirección pide comparar, en una misma pantalla, lo que gasta y lo que tarda cada uno.
• El trabajo híbrido os obliga a repartir mesas y salas a diario, y a medir cuántas se ocupan.
• Hay técnicos de la casa a jornada completa, con su almacén.
• Las contratas son tantas que sus papeles y sus vencimientos piden un sitio propio.
• Una certificación o una auditoría reclama el historial de cada máquina y sus actas en el mismo lugar.

Si os reconocéis, buscad una suite o una GMAO; qué separa a una de otra está en software de mantenimiento, y el caso concreto de un inmueble, en software de mantenimiento de edificios. Si lo vuestro es una oficina y poco más, la página afinada para ese caso es software de mantenimiento para oficinas.

Lo que la ley le pide a quien lleva el edificio

Quien hace servicios generales responde, muchas veces sin saberlo, de dos asuntos con respaldo legal. El primero son las inspecciones periódicas de las instalaciones: incendios, climatización, electricidad, ascensor, agua. Cuáles afectan a una oficina y con qué frecuencia está en normativa de oficinas, y cómo las lleva un programa, en software de revisiones obligatorias. El segundo es la coordinación con las contratas que entran a trabajar. Lo primero se conoce como mantenimiento técnico-legal, y ninguna herramienta os descarga de esa responsabilidad; como mucho, os recuerda el día.

Dónde encaja Bedel, y lo que no hace

Bedel se queda en la fila del correctivo y roza la del preventivo. No es una GMAO ni una suite de facility management. Funciona con un número de WhatsApp de la empresa y una lista de personas autorizadas a avisar. Cualquiera de esa lista cuenta la avería como se la contaría a un compañero, escrita, hablada o con una foto, y recibe enseguida un número de parte. Desde ahí Bedel hace lo que hoy hacéis a mano: se lo pasa al técnico o al proveedor que lleva esa categoría, que responde desde su WhatsApp sin instalar nada; le comunica a quien avisó cuándo lo han aceptado y cuándo queda resuelto; y si el plazo que fijasteis se agota, lo eleva a quien esté por encima. Lo urgente no espera al lunes: suena en el teléfono de guardia a la hora que sea.

Al acabar el mes tenéis un Excel con cada parte y sus tres momentos, aviso, aceptación y cierre, justo lo que hace falta para sentarse con un proveedor o con el propietario. Y una vez al mes, quien lleva el mantenimiento recibe por WhatsApp las revisiones fechadas que se aproximan. El detalle para una oficina está en incidencias en oficinas, y para cualquier otro local, en gestión de incidencias por WhatsApp.

Fuera queda la tabla entera salvo esa fila: ni espacios, ni reservas, ni contratos, ni inventario, ni consumos. Tampoco guarda actas ni certificados, no se conecta con la suite o el portal que ya tengáis y no reúne varias sedes: a cada sede, su cuenta y su número. Y sólo avisa quien consta en la lista; una visita o un cliente no abren partes. Los datos se guardan en la Unión Europea.