GMAO con WhatsApp: dos productos distintos bajo el mismo nombre y cómo saber cuál necesitáis

Las dos cosas que se llaman «GMAO con WhatsApp»

Quien busca «GMAO por WhatsApp» suele venir de uno de dos sitios. O ya tiene una GMAO y sus técnicos no miran el correo, o no tiene nada y quiere que las averías dejen de extraviarse en un grupo. Al primero le vale que el programa hable por WhatsApp. Al segundo, que el programa escuche por WhatsApp. No es un matiz: en un caso los mensajes sólo salen; en el otro entran, se entienden y reciben contestación.

WhatsApp como notificación de una GMAO

Es un añadido a un programa que ya funcionaba sin él. La orden nace igual que siempre, dentro de la GMAO: la abre el jefe de mantenimiento, o un operario desde el portal. Al asignarla, en lugar de un correo, el técnico recibe un WhatsApp del estilo de «Tienes una orden nueva: revisar compresor 2», con un enlace. Para aceptarla, leer el detalle o darla por terminada, pulsa ese enlace y entra en la aplicación de la GMAO.

Soluciona algo real: el correo del trabajo no se lee en una azotea y el WhatsApp sí. También vale para recordar una revisión a punto de vencer o para decirle al jefe que una orden lleva tres días quieta. Lo demás sigue igual. Quien ve la avería necesita el portal o la app para contarla. Y cuando el técnico responde al mensaje con un «voy», esa respuesta por lo general no llega a ninguna parte, porque el número sólo emite.

WhatsApp como puerta de entrada

Aquí la conversación es el programa. No existe una pantalla previa donde alguien crea la orden: la crea el mensaje. La gobernanta manda la foto de una persiana atascada en la 214, y lo que hay detrás del número mira la imagen y el texto, abre el aviso, decide a quién le corresponde y contesta. El técnico lo encuentra en su chat y actúa allí mismo, con una respuesta o un botón. Nadie ha salido de WhatsApp.

Soluciona otra cosa: que los avisos existan. En un hotel, un restaurante o un colegio las averías las ve gente que no abrirá una GMAO en su vida, y lo que no se apunta ni se arregla ni se cuenta. A cambio, una herramienta así suele llevar bastante menos por dentro que una GMAO: está hecha para el camino de la avería, no para el almacén de repuestos.

Las dos, frente a frente

Cinco preguntas para saber cuál os enseñan

En la demo las dos parecen lo mismo: un móvil con un globo verde. Estas preguntas las distinguen:

• ¿Puedo abrir una avería mandando sólo una foto? Si la respuesta arranca con «primero entras en…», es una notificación.
• Si el técnico responde «hecho» al mensaje, ¿qué ocurre? En una entrada, el aviso se cierra y quien avisó se entera. En una notificación, toca ir a la app.
• ¿Entiende un audio? En cocina o con guantes se habla, no se teclea. Pedid que lo prueben delante de vosotros.
• ¿Desde qué número escribe? Si es uno genérico del fabricante, el equipo no lo tendrá guardado y no le escribirá. Si es el del negocio, sí.
• ¿Qué sabe quien avisó? Si le llegan por el mismo chat el acuse y el cierre, o si para enterarse debe entrar en otro lado.

Y una sexta, válida para ambas: qué pasa cuando nadie contesta. Un WhatsApp también puede quedarse sin leer. Preguntad si existe un plazo, a quién sube cuando se cumple y qué suena de noche.

Quién necesita cuál

• La notificación, si ya tenéis GMAO o vais a tenerla: hay técnicos en plantilla, un inventario que cuidar y un jefe de mantenimiento que planifica. El WhatsApp es una comodidad; elegid el programa por lo demás, con los criterios de software CMMS y de mejores GMAO.
• La entrada, si no hay departamento de mantenimiento: avisa el personal de sala, de pisos o de tienda, y arregla un manitas de la casa o una lista de proveedores. Lo que hoy se extravía no es el historial de la caldera, es el aviso. Es el caso que describe GMAO para pymes.
• Las dos, si tenéis un taller con GMAO y, alrededor, mucha gente que jamás la abrirá. La GMAO lleva las máquinas; la entrada por WhatsApp recoge lo que ve el resto. Conviven, pero comprobad si se hablan entre sí o si alguien tiene que trasladar a mano a la GMAO lo que merezca una orden.

Lo que no es ninguna de las dos: el grupo

Muchos negocios ya tienen su «GMAO con WhatsApp» casera: un grupo llamado Mantenimiento. Tiene la entrada fácil y ahí se acaba. El aviso no lleva número, nadie sabe quién se lo ha quedado, lo urgente suena igual que lo que puede esperar, y en dos días ha subido treinta pantallas. Tampoco deja un listado que enseñar a fin de mes. Pasar del grupo a una entrada con sistema detrás no cambia el gesto de quien avisa, que sigue mandando un mensaje; cambia lo que ocurre después. La comparación entera, en grupo de WhatsApp o gestor de incidencias.

Dónde encaja Bedel, y lo que no hace

Bedel es del segundo tipo: WhatsApp es la entrada, y también la salida. El local tiene su número y una relación de quién puede escribirle. Uno de ellos cuenta la avería, por escrito, con una imagen o hablando. Sale un parte con número y hora de entrada. Le llega al técnico de la casa o al proveedor externo que tenga asignada esa clase de avería, en su WhatsApp de siempre y sin descargar nada. Cada paso se le comunica a quien dio el aviso. Si es de las urgentes, salta en el móvil de guardia a la hora que toque, y si el plazo fijado se agota, pasa a la persona que está un escalón por encima. Se conservan tres tiempos (aviso, aceptación y cierre) y hay una exportación a Excel con todo. Las tareas preventivas y las inspecciones con fecha llegan una vez al mes, también por WhatsApp, a quien se ocupa del mantenimiento. El detalle, en gestión de incidencias por WhatsApp.

Lo que hay que tener claro antes de llamarlo «GMAO con WhatsApp»: Bedel no es una GMAO, y tampoco es el módulo de WhatsApp de ninguna.

• No se enchufa a una GMAO ni a ningún otro programa. Si tenéis las dos cosas, lo que vaya de Bedel a la GMAO lo lleva una persona, o viaja en el Excel.
• No conoce vuestros equipos: no hay inventario, ni ficha de la caldera, ni historial por máquina.
• No genera órdenes de trabajo con piezas, horas y costes.
• No custodia los certificados de las inspecciones.
• No muestra varias sedes juntas: una sede, una cuenta, un número.
• No abre partes de clientes finales: escribe quien el local ha apuntado en su relación.

Para el responsable hay un panel web; para los demás, sólo el chat. Los datos se alojan en la Unión Europea. Qué parte del recorrido se hace sola está en incidencias automáticas por WhatsApp, y si la duda es entre esto y una aplicación, en app de mantenimiento.