Software de mantenimiento para clínicas veterinarias: cada aparato con su servicio técnico y ningún dato de paciente

Qué se avería en un centro veterinario

Conviene recorrerlo por zonas, porque cada una tiene su urgencia. En hospitalización manda la temperatura: un aire que deja de enfriar o una calefacción que se para afectan a animales recién operados, y a los exóticos más que a ninguno. Luego están las puertas y los cierres de las jaulas, las bombas de infusión, las mantas térmicas, el oxígeno y el agua.

En quirófano y esterilización, la lámpara, la mesa, la máquina de anestesia, el monitor, el aspirador, los gases medicinales, el SAI que debería aguantar un corte de luz y el autoclave, sin el cual no hay instrumental para la siguiente cirugía. En diagnóstico, el equipo de rayos X, el ecógrafo y los analizadores del laboratorio. Y en la parte que ve el público, lo de cualquier local: la puerta automática, la báscula de la sala de espera, los grifos, la luz, la bañera de peluquería.

Quien se da cuenta es la auxiliar del turno de noche, el veterinario que va a hacer una radiografía, la recepcionista. Ninguno tiene tiempo ni manos: llevan guantes, sujetan a un animal o tienen a un tutor esperando.

Aparato por aparato: quién lo ve y a quién se llama

Nueve filas, nueve teléfonos. Ése es el rasgo del sector: no hay un mantenimiento al que pasarle todo, sino una lista de especialistas, cada uno con su aparato.

Cada equipo, con su servicio oficial

Los equipos clínicos no los toca cualquiera. El autoclave, la anestesia o el aparato de rayos los repara el fabricante o un servicio autorizado, a menudo con contrato y con tiempos de respuesta pactados. Eso tiene dos consecuencias al elegir herramienta. La primera, que el aviso ha de llegar a ese servicio con lo que necesita para venir preparado: qué equipo, en qué sala, qué código sale en pantalla, una foto. La segunda, que os interesa poder comprobar los tiempos del contrato con datos vuestros y no sólo con los del proveedor.

Los rayos X tienen además papeles propios. El reglamento español de rayos X de diagnóstico incluye el uso veterinario: pide un certificado de conformidad cada dos años, una vigilancia de la radiación al menos anual y conservar los certificados de verificación después de cualquier reparación del equipo. Ese archivo es vuestro y de vuestro servicio técnico. Un programa de avisos no lo sustituye, aunque sí conviene que alguien os recuerde las fechas; qué herramientas lo hacen lo comparamos en software para revisiones obligatorias, y la lista general de un local está en el calendario de inspecciones obligatorias.

Ni tutores ni pacientes en el aviso

Un centro veterinario maneja datos personales de los tutores y la historia clínica de cada animal, y eso vive en el programa de gestión de la clínica. Una avería no necesita nada de ello. Al técnico del autoclave le basta saber qué máquina es y qué le pasa; el nombre del perro de la jaula cuatro no le ayuda y no debería viajar por un canal de mantenimiento.

Pedidle a cualquier herramienta que os diga qué campos son obligatorios en un aviso y qué ocurre si alguien escribe de más. Y acordad con el equipo, el primer día, una regla sencilla: sala y equipo, nunca nombres. Es más fácil cumplirla cuando el aviso es una foto del termostato que cuando hay que redactar.

Seis preguntas para la demo de un centro veterinario

• ¿Se puede avisar con una mano? Una foto del error o una nota de voz. Con guantes y un animal en la mesa nadie rellena un formulario.
• ¿Va cada aviso a su servicio técnico sin que nadie busque el número? Enseñad vuestra lista de proveedores y pedid que os digan cómo se carga.
• ¿Qué ocurre a las tres de la madrugada con el aire de hospitalización? A quién despierta, y a quién no despierta por una bombilla.
• ¿Qué tiene que hacer el servicio oficial para recibirlo? Si necesita registrarse en vuestro programa, no contéis con ello.
• ¿Guarda certificados y registros de los equipos, o sólo las averías? Saberlo antes evita llevar dos archivos sin querer.
• ¿Y si somos varios centros? Preguntad si se ven juntos o separados, y si los datos de todos son comparables.

Cuándo compensa una GMAO completa en veterinaria

Compensa en un hospital grande o en un grupo que quiere gobernar sus equipos como lo hace un hospital de personas: ficha de cada aparato con su número de serie, contrato y garantía, calendario de revisiones por equipo, historial de intervenciones y de repuestos, y un panel para que compras compare proveedores entre centros. Eso es una GMAO con vocación de electromedicina, y exige a alguien que la mantenga al día. Cómo se plantea en sanidad humana lo contamos en software de mantenimiento para clínicas.

Es demasiado para la clínica de barrio con dos consultas, un quirófano y ocho proveedores. Ahí el inventario cabe en una hoja de veinte líneas y el problema real es anterior: que la auxiliar pueda avisar en diez segundos y que el técnico correcto se entere. Entre un extremo y otro hay más opciones, descritas en software de mantenimiento y, para lo que es puramente reparar, en software de gestión de averías.

Bedel en una clínica veterinaria: lo que hace y lo que no

Bedel lleva la avería desde que alguien la ve hasta que se cierra, y nada más: no es una GMAO. El centro tiene un número de WhatsApp. El personal que dais de alta (veterinarios, auxiliares, recepción) le escribe cuando algo falla: «el autoclave da error E4», con la foto de la pantalla, o un audio desde hospitalización. De ahí sale un parte con número y hora.

El parte va al proveedor que hayáis asignado a esa clase de avería: clima al técnico de clima, el autoclave a su servicio oficial, el oxígeno a la empresa de gases. Cada uno lo recibe en su WhatsApp de siempre, sin aplicación ni registro, y contesta desde ahí. Quien avisó sabe cuándo lo aceptan y cuándo queda arreglado, sin tener que preguntar. Lo que marquéis como urgente (quirófano sin luz, hospitalización sin clima) suena en el teléfono de guardia a cualquier hora de la noche. Si pasa el plazo que habéis dado a esa categoría sin que nadie responda, el aviso sube a dirección.

Todo queda en un Excel con tres horas por avería: la del aviso, la de aceptación y la del cierre. Ordenado por proveedor, es el dato que se lleva a la revisión de un contrato de servicio. Y una vez al mes, quien se encarga del mantenimiento recibe por WhatsApp el recordatorio de las revisiones con fecha que hayáis cargado, las de rayos X entre ellas.

Lo que no hace:

• No guarda los certificados de rayos X ni los registros del autoclave o de otros equipos: siguen en vuestro archivo.
• No lleva ficha ni inventario de aparatos, ni órdenes de trabajo con piezas, horas y costes.
• No se conecta con el programa de gestión veterinaria ni ve citas, historias o cobros.
• No admite mensajes de tutores: sólo escribe el personal de la lista.
• No borra por su cuenta un nombre que alguien escriba en un aviso; por eso se acuerda no ponerlos.
• No junta varios centros en una pantalla: cada clínica es una cuenta, con su número y su Excel.
• No es un canal para urgencias clínicas: ésas van por vuestro protocolo.

Los datos se guardan en la Unión Europea. La página del producto es incidencias en clínicas veterinarias y la general, gestión de incidencias por WhatsApp.