El WhatsApp de vuestro coworking, vuestro centro, vuestras salas, vuestro espacio, atendido.

Lunes, 9:20. Una empresa miembro tiene reunión con un cliente a las diez y la sala Mirador marca 29 grados. Se lo cuenta al community manager en el pasillo; a esa misma hora otra le dice que la impresora de la planta 2 no va. Él lo apunta de cabeza. Con Bedel, el community manager escribe al WhatsApp del coworking con una foto: el parte llega al móvil de mantenimiento, y él sabe cuándo lo cogen para decírselo al miembro.

Un matiz importante. Las empresas miembro no escriben a Bedel: lo hace el community manager (o recepción), que reenvía lo que le cuentan. No reserva salas ni puestos, no factura y no abre puertas: para eso está el programa del centro.

Lo que cuenta un miembro y él reenvía: «Una empresa miembro dice que el aire de la sala Mirador no enfría y tiene reunión a las diez», con foto

Qué sucede a continuación: Nace un parte de avería que suena en el móvil de quien lleva el clima, con botones. El community manager recibe el acuse cuando lo aceptan y cuando se resuelve, y se lo traslada al miembro

Lo que cuenta un miembro y él reenvía: La foto de la impresora atascada, sin una palabra

Qué sucede a continuación: Va al móvil del puesto de informática, no al de mantenimiento

Lo que cuenta un miembro y él reenvía: «El ascensor se ha quedado parado con dos personas dentro»

Qué sucede a continuación: Es una emergencia: suena de inmediato en el móvil de guardia, y a quien escribe se le dice que llame al 112 si alguien se encuentra mal

Lo que cuenta un miembro y él reenvía: «¿Hasta qué hora se puede estar en las salas?»

Qué sucede a continuación: Lo contesta con las normas de la casa, si están escritas; si no, pasa la pregunta a una persona

Lo que cuenta un miembro y él reenvía: Una nota de voz en inglés de alguien del equipo

Qué sucede a continuación: Se pasa a texto y la respuesta sale en inglés

La avería la ve una empresa miembro y se la cuenta al community manager. De ahí a quien la arregla hay un camino que nadie ha escrito.

• El miembro se lo dice en el pasillo o en el chat de la comunidad, y el community manager lo apunta de cabeza.
• El técnico se entera por una llamada, un correo a «mantenimiento@» o un mensaje suelto, y no sabe cuántos hay abiertos.
• Tres miembros cuentan el mismo fallo, y el community manager lo repite tres veces.

Se rompe lo de una oficina y lo de un local abierto a diario, con empresas que entran y salen a deshoras.

• Climatización: la sala a 16 o a 29 grados. Lo que más se repite.
• Salas de reuniones: la pantalla que no conecta, la puerta que no abre, la videollamada sin sonido, con el cliente delante.
• Red e impresoras, que son informática; y la cafetera, el lavavajillas o la nevera común del office.
• Ascensores, accesos y baños: lo que depende de un proveedor externo, al que conviene reclamar con la hora del aviso en la mano.

El centro define sus puestos: mantenimiento, informática, limpieza, la propiedad, un proveedor. Cada aviso va al móvil de uno de ellos, y quien lo lleva lo acepta, pide más datos o lo reasigna con botones, y lo cierra con una foto.

• Cada tipo de aviso lleva su plazo: se recuerda a la mitad y cuando va a vencer. Si vence, sube una vez a quien está por encima; lo urgente vuelve a sonar cada día hasta que se cierra.
• Los puestos que marquéis no reciben avisos de noche ni en fin de semana: les llegan al empezar el turno, y lo urgente va a quien dejéis de guardia.
• El community manager recibe el acuse al aceptarse y al resolverse un parte; el correo de la cuenta, el resumen de cada noche.

Un coworking junta a personas de empresas distintas, y eso tiene reglas propias. Un parte con su hora no las cumple por sí solo; deja constancia de qué se supo y cuándo se arregló. Cómo se aplican a vuestro centro lo confirma vuestro asesor.

• Ley 31/1995, de prevención de riesgos laborales, art. 24.1 y 24.2: si en un centro de trabajo hay personas de dos o más empresas, estas cooperan, y quien es titular del centro adopta las medidas para que las demás reciban información e instrucciones sobre los riesgos y las emergencias.
• Real Decreto 171/2004: titular es quien puede poner a disposición y gestionar el centro (art. 2.b), y un coworking suele serlo. El titular informa a las demás empresas de los riesgos del centro y de las medidas de emergencia antes de que empiecen (art. 7) y, si su propia gente trabaja allí, les da instrucciones (art. 8).
• Real Decreto 486/1997, de lugares de trabajo: en trabajo sedentario de oficina, entre 17 y 27 grados (art. 7.1 y anexo III, apartado 3.a), y mantenimiento periódico de las instalaciones (anexo II, apartado 4). Cada empresa responde de su gente (art. 3), pero la sala la pone el coworking: si alguien reclama, se enseña la hora del aviso y la del arreglo.
• Ninguno de estos artículos exige a un coworking llevar un registro de averías ni fijar un plazo para arreglarlas. Si el contrato con los miembros lo fija, ese es el plazo que se configura.

Media hora con quien dirige el centro, el community manager y quien lleva mantenimiento. Nadie descarga nada: el equipo escribe a un número de WhatsApp.

• Quién es quién —mantenimiento, informática, limpieza, la propiedad— y cómo se llaman las cosas en vuestro centro: «clima», «salas», «red», «office».
• El teléfono y los datos del equipo (nombre, puesto y móvil), en la Unión Europea, con contrato de encargo y el art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679; más en RGPD.

• Reservar salas o puestos, facturar cuotas, gestionar tarjetas de acceso o abrir puertas, y conectarse al programa que lo haga.
• Recibir avisos directos de las empresas miembro: avisa quien está en la lista del centro, normalmente el community manager.
• Pedir o guardar por el chat datos de salud, documentos de identidad o medios de pago.
• Unir varios centros en una pantalla (cada cuenta es un local) ni darse de alta sin una llamada.

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