Software de revisiones obligatorias: quién inspecciona, qué guardáis vosotros y hasta dónde llega un programa

Qué son las revisiones obligatorias

Son las comprobaciones que un reglamento impone a una instalación: con una frecuencia, con alguien autorizado para hacerlas y con un documento que queda después. En el oficio se le dice mantenimiento técnico-legal, control de revisiones obligatorias o mantenimiento reglamentario, y los tres nombres designan lo mismo. Se separa del mantenimiento que cada negocio decide por su cuenta, como pintar o jubilar una máquina antes de que falle, en que aquí no se elige: el día lo marca la norma.

Qué os afecta depende de lo que haya dentro del local y de su tamaño, más que del sector. Un bar pequeño y un hotel comparten reglamentos, pero no las mismas obligaciones. La lista por clase de negocio está en normativa por sector.

Tres figuras: titular, mantenedora y organismo de control

Casi todos los reglamentos reparten la tarea entre las mismas tres figuras, y confundirlas está detrás de la mayoría de los sustos:

• El titular. Vosotros: el dueño del local o quien lo explota. Responde de que las revisiones se pasen y de conservar los documentos, aunque lo ejecute otro. Algunos reglamentos le dejan además comprobaciones sencillas con su propia gente.
• La mantenedora. Una empresa mantenedora es una empresa habilitada para esa instalación en concreto, que hace el mantenimiento periódico y entrega un acta o un certificado. En ascensores recibe el nombre de empresa conservadora.
• La OCA. El organismo de control es una entidad acreditada e independiente que inspecciona cada varios años. Ni mantiene ni repara: comprueba y califica.

Firmar con una mantenedora no os traspasa la responsabilidad. Si ella se salta una visita, quien ha incumplido es el titular.

Las cinco instalaciones más frecuentes

Las frecuencias de esta tabla son las generales de cada reglamento estatal, tal como las recogen nuestras páginas de normativa, donde figuran el artículo y las excepciones. Antes de fiaros de una fila, abrid su enlace: la superficie del local y la potencia de la instalación cambian lo que os corresponde, y vuestra comunidad autónoma puede añadir requisitos.

Según el local hay más: las piscinas, el APPCC de una cocina, el plan de autoprotección o el desfibrilador donde lo exija la comunidad autónoma. Para verlas juntas en una hoja, con una columna para cada fecha, está el calendario de inspecciones obligatorias.

El trabajo del titular, y dónde se tuerce

Mirado desde dentro del negocio, cumplir se reduce a cuatro gestos. Ninguno es difícil; el problema es que se repiten pocas veces al año, y lo infrecuente se olvida.

• Saber qué instalaciones hay y de qué potencia. Sin ese dato no se sabe qué filas cuentan. Suele estar en el proyecto del local o en los certificados de instalación.
• Tener un día apuntado por cada revisión. No «en primavera»: el día en que caduca. La inspección decenal es la más fácil de perder, porque quien la anotó ya no trabaja allí.
• Contratar con margen. Un organismo de control no viene de hoy para mañana. Acordarse de la inspección el mes en que caduca es acordarse tarde.
• Dejar el documento donde otro lo encuentre. Un acta guardada en el correo de un encargado que se marchó no aparece el día en que hay que enseñarla.

Lo que más falla no es la mantenedora, que lleva su propia agenda, sino lo que cae entre dos contratos: la inspección del organismo de control que nadie tiene encargada, o la comprobación trimestral que el reglamento deja en manos del propio local.

Hasta dónde llega un programa

Con la misma etiqueta se venden herramientas de alcance muy distinto. Conviene saber en cuál estáis pensando:

Ninguna fila pasa la revisión, firma el acta ni decide qué reglamento os afecta. Eso lo hacen la mantenedora, el organismo de control y, ante la duda, vuestro técnico o vuestro asesor. Un programa que afirme otra cosa está describiendo un servicio, no un software. Cómo trabaja la clase más completa está en software de mantenimiento preventivo y en GMAO.

Dónde encaja Bedel, y lo que no hace

Bedel es la última fila: un recordatorio. No es una GMAO ni una plataforma de cumplimiento. Las fechas salen de la hoja que ya lleváis; las cargamos nosotros una vez, cada una con lo que es, cuándo caduca y quién la pasa. Desde entonces, la persona que lleva el mantenimiento recibe cada mes un mensaje de WhatsApp con las que se acercan, antes del vencimiento y con tiempo para llamar a quien corresponda. Lo que la hoja no fecha no entra: inventarle un día sería peor que no tenerlo.

El recordatorio convive con lo que Bedel hace a diario, que es recoger averías. Si la visita de la mantenedora destapa algo roto, o si entre dos visitas alguien ve un extintor descolgado o un ascensor que hace ruido, quien figura en la lista del local lo cuenta al WhatsApp del negocio. Queda como parte numerado, enviado al técnico o a la empresa que toque, y con la hora del aviso, la de aceptación y la de cierre en un Excel. Lo urgente suena en el móvil de guardia; lo que rebasa el plazo sube. Está contado en gestión de incidencias por WhatsApp y, para lo que se rompe, en software de mantenimiento correctivo.

Lo que Bedel no hace con las revisiones obligatorias:

• No pasa la revisión ni la certifica, y no reemplaza a la mantenedora ni al organismo de control.
• No guarda actas, boletines ni certificados: continúan en vuestra carpeta o en vuestro archivo.
• No decide qué norma os afecta ni vigila los cambios legales.
• No lleva inventario de instalaciones ni genera órdenes de trabajo.
• No reúne las fechas de varios locales en una vista: un local, una cuenta.
• No se conecta con el programa de la mantenedora ni con ningún otro.

Si necesitáis el archivo documental o el seguimiento de muchas sedes, eso es trabajo de una GMAO; cuáles hay, en mejores GMAO.