Software de mantenimiento preventivo: qué plan necesita un local y cuándo basta un recordatorio

Qué hace un software de mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo es el que se hace antes del fallo, con fecha o con contador. El programa que lo lleva tiene cuatro trabajos, y conviene mirarlos uno a uno porque no todos los productos cubren los cuatro:

• La lista. Qué se revisa: el extintor del pasillo, la caldera, el cuadro eléctrico, el filtro de la campana.
• El ritmo. Cada cuánto: por calendario (cada trimestre, cada año) o por uso (cada tantas horas de marcha).
• El aviso. A quién se le dice, con cuánta antelación y por dónde. Una fecha que nadie lee es una fecha perdida.
• La prueba. Qué queda cuando está hecho: una orden cerrada, un acta, un certificado, una firma.

Quien teclea «software de mantenimiento preventivo y correctivo» quiere las dos mitades bajo el mismo techo. Es razonable, pero cada mitad tiene su usuario: el preventivo lo conduce una persona con un calendario delante; el correctivo arranca cuando cualquiera tropieza con algo roto. Lo que hay que exigirle a esa segunda mitad está en software de mantenimiento correctivo.

Las tres clases de tarea preventiva de un local

No todo lo que se repite pesa igual. En un negocio abierto al público hay tres clases, y meterlas en un mismo saco es la manera más rápida de que la importante se traspapele:

• Las que impone la ley. Los equipos contra incendios siguen el RIPCI; la climatización y el agua caliente, el RITE; la instalación eléctrica, la inspección de baja tensión; duchas, depósitos y torres, la prevención de la legionela; el elevador, la inspección de ascensores. Casi todas las ejecuta una empresa mantenedora o un organismo de control. Al titular le queda conocer el vencimiento, llamar con tiempo y conservar el papel.
• Las que pide el fabricante. Cambiar los filtros del aire, repasar las juntas de la cámara frigorífica, engrasar las guías de la persiana, descalcificar el lavavajillas. Nadie sanciona por saltárselas, pero el equipo dura menos y la garantía puede complicarse.
• Las que se pone el propio negocio. La ronda de luces de emergencia antes de abrir, la limpieza de canalones cuando termina el verano, el vistazo a los sumideros de la terraza antes de las lluvias.

Las obligaciones de cada actividad, con su norma, están en normativa por sector. Y una hoja de fechas para empezar hoy mismo, en el calendario de inspecciones obligatorias.

Lo que pide un plan preventivo: GMAO frente a recordatorio

Un programa puede llevarlo de dos maneras. La GMAO convierte cada revisión en una orden de trabajo que nace sola el día señalado. La herramienta de recordatorios la trata como una fecha de la que hay que dar aviso. La tabla recorre lo que necesita un plan y cómo responde cada una:

Cuándo hace falta una GMAO con plan preventivo

La columna central no es un capricho. Hay mantenimientos que sin ella no se sostienen:

• Parte del preventivo va por uso y no por fecha: el compresor que se revisa cada tantas horas, la carretilla elevadora, la línea de envasado.
• Hay técnicos en plantilla y su semana se organiza con órdenes que se reparten y se cierran.
• Un cliente, una aseguradora o una norma de calidad exige demostrar tarea por tarea que el plan se cumple, con registros firmados.
• Abundan las tareas cortas y muy frecuentes, como engrases semanales o lecturas diarias, que un aviso espaciado no alcanza.
• Interesa cruzar revisiones y averías de cada máquina para comprobar si el preventivo evita fallos o sólo ocupa horas.

Si os veis en dos o más puntos, buscad una GMAO. Las más conocidas, miradas con ojos de local, están en mejores GMAO; las pensadas para empresas pequeñas, en GMAO para pymes; y la sigla con que se venden en inglés, en software CMMS.

Cuándo basta con un recordatorio

En muchos locales el preventivo entero cabe en una hoja, y lo que falla no es el plan: es que nadie abre la hoja. Un recordatorio es suficiente cuando:

• Las revisiones corren a cargo de una empresa de fuera con contrato, y vuestra parte se reduce a llamarla con tiempo y archivar lo que deja.
• Todo va por fecha: nada depende de horas de funcionamiento.
• Nadie tiene el mantenimiento como única ocupación; lo lleva la gerente, el jefe de cocina o la responsable de recepción, entre otras diez cosas.
• Lo que ya ha fallado es el olvido: aquella inspección que caducó en agosto y que nadie recordó hasta que el seguro la reclamó.

Si ahora lo tenéis en una hoja de cálculo y dudáis si cambiar, la comparación está en GMAO o Excel. Para quien sólo quiere controlar las fechas legales hay página propia: software de revisiones obligatorias. Y dos planes escritos para copiar, el del hotel y el del restaurante.

Cinco errores que se repiten al montar el preventivo

• Anotar cuándo se hizo y no cuándo vence. La fecha útil es la próxima, no la pasada.
• Avisar dentro del mes del vencimiento. Contratar una inspección con un organismo de control lleva semanas; el aviso tiene que adelantarse, con el margen propio de cada revisión.
• Un único destinatario. Si la sola persona que recibe el aviso se va de vacaciones o cambia de puesto, el plan se detiene sin que nadie lo note.
• Una fila por equipo en vez de una por revisión. El extintor lleva una comprobación trimestral que puede hacer el personal del local y otra anual de la mantenedora: son dos líneas, con dos responsables.
• La prueba, cada vez en un lugar. Un certificado en el correo, otro en papel en el despacho, otro en el móvil del técnico. Elegid una carpeta y que sea siempre esa.

Dónde encaja Bedel en el preventivo, y lo que no hace

Bedel vive en la columna derecha de la tabla, y sólo ahí: no es una GMAO. Las revisiones y tareas con fecha de vuestra relación llegan una vez al mes, por WhatsApp, a la persona que lleva el mantenimiento, para que contacte con la empresa correspondiente antes del vencimiento. No hay nada que abrir ni que instalar: el recordatorio aparece en el chat que esa persona ya usa durante el día.

La otra mitad del trabajo de Bedel es el correctivo. Quien figura en la lista del equipo escribe al número de WhatsApp del negocio lo que se ha estropeado, con foto o audio si le resulta más cómodo, y de ahí sale un parte numerado que viaja al técnico o al proveedor externo y regresa con su estado a quien dio el aviso. Cómo funciona, sector por sector, en gestión de incidencias por WhatsApp.

Lo que Bedel no hace en el preventivo. No crea una orden por cada revisión ni trae listas de comprobación. No tiene inventario, así que tampoco fichas de equipo. No guarda actas ni certificados: se quedan en vuestra carpeta. No se conecta con otros programas ni reúne varios locales en una pantalla, porque cada local es una cuenta con número propio. Si vuestro plan pide algo de eso, el preventivo necesita una GMAO, y Bedel puede seguir siendo la puerta por la que entran las averías.