Normativa por sector
Normativa de oficinas: temperatura, prevención de riesgos, contratas y revisiones del edificio (2026)
Una oficina parece el local con menos obligaciones, y no lo es: todo lo que la ley pide a un lugar de trabajo cerrado le toca desde el primer empleado. La temperatura tiene dos normas distintas, el mantenimiento del local tiene una frase que conviene leer entera, cada técnico de otra empresa que entra a reparar algo activa la coordinación de actividades, y con cincuenta trabajadores llega el canal interno de información. Aquí está cada obligación con su artículo, las revisiones de las instalaciones del edificio y lo que la norma no dice.
¿Os obliga? Las obligaciones de una oficina, una por una
| Obligación | ¿Os obliga? | Cada cuánto y quién | Norma |
|---|---|---|---|
| Evaluación de riesgos y plan de prevención | Sí, desde el primer trabajador | Evaluación inicial, actualizada cuando cambien las condiciones; el empresario puede asumir la prevención con hasta 10 trabajadores, o 25 con un único centro, salvo la vigilancia de la salud | Ley 31/1995, art. 16; RD 39/1997, arts. 2 y 11 |
| Temperatura, aire y mantenimiento del local | Sí, en locales de trabajo cerrados | Siempre: 17 a 27 ºC en trabajo sedentario y humedad del 30 al 70 % (anexo III.3); mantenimiento periódico y corrección rápida de lo que afecte a la seguridad y salud (anexo II.4) | RD 486/1997, arts. 5 y 7, anexos II y III |
| Puestos con pantalla | Si alguien usa pantalla habitualmente y durante una parte relevante de su trabajo | Evaluación del puesto; pausas o alternancia de tareas sin minutos fijados por la norma; vigilancia de la salud antes de empezar y después según el médico | RD 488/1997, arts. 2, 3 y 4 |
| Coordinación con contratas y técnicos externos | Cada vez que trabaja en la oficina personal de otra empresa o un autónomo | Antes de que empiecen y cuando cambien los riesgos; por escrito si son graves o muy graves | Ley 31/1995, art. 24; RD 171/2004, arts. 4, 7 y 8 |
| Sistema interno de información | Con 50 o más trabajadores; por debajo, voluntario | Permanente | Ley 2/2023, art. 10.1.a) y 10.2 |
| Política de desconexión digital | Sí: la ley no pone mínimo de plantilla | Una vez, oyendo antes a los representantes de los trabajadores | LO 3/2018, art. 88.3; Estatuto de los Trabajadores, art. 20 bis |
| Protección contra incendios | Sí, a los equipos que tenga la oficina | Extintores: cada 3 meses (la empresa o una mantenedora), cada año y cada 5 años (mantenedora habilitada); inspección cada 10 años sólo desde 2.000 m² construidos, o con zonas de riesgo especial alto o de almacén, y algo más que extintores o alumbrado | RD 513/2017, anexo II y art. 22.2 |
| Plan de autoprotección | No por el catálogo estatal vigente desde el 11 de octubre de 2026; sí si lo pide el catálogo de vuestra comunidad autónoma o la Administración | Si obliga: simulacro al menos una vez al año y revisión del plan como máximo cada 5 años | Orden INT/1068/2026, anexo I y apdos. 1.4, 2.5.2 y 2.6 |
| Instalación eléctrica | Si la oficina es de pública concurrencia: con presencia de público y más de 50 personas de ocupación prevista, o con capacidad para más de 100 | Inspección inicial y después cada 5 años por organismo de control; la toma de tierra, una comprobación al año | REBT, ITC-BT-05 (4.2), ITC-BT-18 (12) e ITC-BT-28 (1) |
| Climatización y agua caliente | Si hay instalación térmica fija | Hasta 70 kW, empresa mantenedora sin contrato obligatorio (aire acondicionado de hasta 12 kW, cada 2 años); más de 70 kW, contrato, revisión mensual e inspección de eficiencia cada 4 años | RITE, art. 26, IT 3.3 e IT 4 |
| Ascensor | Si el edificio tiene ascensor | Mantenimiento mensual por la conservadora; inspección cada 2 años en un edificio de oficinas con más de 50 personas de ocupación prevista, y si no, cada 4 o 6 años según el edificio | RD 355/2024, ITC AEM 1, arts. 5.4 y 11.4 |
| Legionela | Sí: el agua de aseos y office está en el anexo I, sin umbral de tamaño | Un plan de prevención y control (PPCL) o un plan sanitario (PSL); las operaciones dependen de lo que haya: acumulador de agua caliente, humidificadores, torre de refrigeración | RD 487/2022, arts. 3.1 y 7.1 y anexo I |
Normas leídas en su texto consolidado del BOE el 19 de octubre de 2026. Las de prevención valen para cualquier oficina con trabajadores; las de instalaciones, según lo que tenga el edificio.
La respuesta corta
Una oficina es un lugar de trabajo, y casi todo lo que le obliga sale de ahí. Desde el primer trabajador hacen falta una evaluación de riesgos y alguien que organice la prevención; el local cumple el Real Decreto 486/1997 en temperatura, limpieza y mantenimiento; los puestos con ordenador, el 488/1997; y cuando un técnico de otra empresa entra a reparar algo, hay que coordinarse con él.
Dos cifras de plantilla cambian cosas: con hasta diez trabajadores, o veinticinco en un único centro, el empresario puede llevar la prevención él mismo; con cincuenta o más, necesita un sistema interno de información. Las instalaciones del edificio tienen sus revisiones aparte, en la tabla.
La temperatura: dos normas y dos rangos
Hay dos normas, y no se contradicen. La primera es de seguridad y salud, para cualquier local de trabajo cerrado:
La temperatura de los locales donde se realicen trabajos sedentarios propios de oficinas o similares estará comprendida entre 17 y 27 ºC.
El mismo apartado del Real Decreto 486/1997 pide una humedad relativa entre el 30 % y el 70 %, o del 50 % como mínimo donde haya riesgo de electricidad estática (anexo III.3.b), y una renovación de 30 metros cúbicos de aire limpio por hora y trabajador en trabajo sedentario sin humo de tabaco (anexo III.3.d). Para trabajos ligeros, el rango es de 14 a 25 ºC.
La segunda es de ahorro de energía. El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios limita los recintos de uso administrativo que se calientan o se enfrían con energía convencional: la calefacción no puede pasar de 21 ºC y la refrigeración no puede bajar de 26 ºC (IT 3.8.2), y en recintos de más de 1.000 m² la temperatura y la humedad del momento tienen que estar a la vista (IT 3.8.3). El propio RITE dice que esos límites se entienden «sin perjuicio de lo establecido en el anexo III del Real Decreto 486/1997». Si se aplican las dos normas, una oficina queda entre 17 y 21 ºC con la calefacción y entre 26 y 27 ºC con el aire acondicionado.
Ojo con esto
Los límites temporales de 2022 ya no rigen. El plan de ahorro del Real Decreto-ley 14/2022 fijó otros valores con carácter temporal, y su disposición final 17.2 los mantuvo sólo «hasta el 1 de noviembre de 2023». Hoy valen los 21 y 26 ºC del RITE.
El RD 486/1997 habla de locales cerrados. Para el trabajo al aire libre, su disposición adicional única obliga, con aviso naranja o rojo de la Agencia Estatal de Meteorología y si las medidas no bastan, a adaptar las condiciones de trabajo, incluido el horario.
El mantenimiento del local, en su frase exacta
La frase del Real Decreto 486/1997 sobre mantenimiento se cita mal a menudo. No dice «se subsanarán con rapidez las deficiencias»; dice esto:
Los lugares de trabajo y, en particular, sus instalaciones, deberán ser objeto de un mantenimiento periódico, de forma que sus condiciones de funcionamiento satisfagan siempre las especificaciones del proyecto, subsanándose con rapidez las deficiencias que puedan afectar a la seguridad y salud de los trabajadores.
Leída entera, deja tres cosas claras. No fija frecuencia: «periódico» es lo que digan el proyecto, el fabricante o el plan de mantenimiento. La rapidez se exige para lo que puede afectar a la seguridad y salud de quienes trabajan allí, no para cualquier desperfecto: un enchufe que echa chispas, sí; una persiana atascada, depende. Y no pide un registro escrito del mantenimiento del local.
El anexo II añade que las vías de paso y las salidas de evacuación estén libres de obstáculos en todo momento, que el local se limpie periódicamente y siempre que haga falta, y que, si hay ventilación mecánica, un sistema de control indique toda avería cuando sea necesario para la salud. Los equipos de trabajo siguen el Real Decreto 1215/1997: mantenimiento según el fabricante (art. 3.5) y, en los que pueden deteriorarse hasta volverse peligrosos, comprobaciones periódicas documentadas que se guardan durante toda su vida útil (art. 4).
Puestos con pantalla
El Real Decreto 488/1997 protege a quien usa una pantalla «habitualmente y durante una parte relevante de su trabajo normal» (art. 2.c). El empresario evalúa los riesgos para la vista y la carga física y mental según el tiempo de uso, y si los hay reduce el trabajo continuado alternando tareas o con pausas (art. 3). Ofrece vigilancia de la salud antes de empezar, después con la periodicidad que diga el médico y cuando aparezcan molestias (art. 4). El puesto cumple el anexo: pantalla orientable y sin reflejos, teclado independiente y silla regulable en altura.
La norma no fija minutos de pausa: en su texto no aparecen las palabras «minuto» ni «hora». Su periodicidad puede acordarse en convenio colectivo (art. 3.4). Y quedan fuera, entre otros, los portátiles que no se usan de forma continuada en un puesto (art. 1.3).
Prevención de riesgos: quién la lleva
La evaluación de riesgos y la planificación de la prevención son obligatorias desde el primer trabajador (Ley 31/1995, art. 16) y se recogen en un plan de prevención. Una empresa de hasta cincuenta trabajadores sin actividades peligrosas del anexo I puede reunir plan, evaluación y planificación en un documento único y breve (Real Decreto 39/1997, art. 2.4).
El empresario puede asumir la prevención él mismo con hasta diez trabajadores, o hasta veinticinco si la empresa tiene un único centro, siempre que trabaje habitualmente allí y tenga la capacidad necesaria; la vigilancia de la salud queda fuera y se cubre con otra modalidad (Real Decreto 39/1997, art. 11). Además, la empresa analiza las posibles emergencias y organiza primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación con personal designado (Ley 31/1995, art. 20), y cada trabajador debe informar de inmediato de cualquier situación que razonablemente considere un riesgo (art. 29.2.4.º).
Cuando entra una contrata o un técnico externo
El técnico del aire acondicionado, la empresa de limpieza o el electricista que viene a cambiar un cuadro activan la coordinación de actividades empresariales (Ley 31/1995, art. 24). El Real Decreto 171/2004 concreta lo que hace la empresa titular de la oficina:
- Informar, antes de que empiecen y cada vez que cambien, de los riesgos de la oficina que puedan afectarles, de cómo prevenirlos y de las medidas de emergencia; por escrito si son graves o muy graves (art. 7).
- Dar instrucciones sobre esos riesgos y sobre qué hacer en una emergencia, si en la oficina trabaja personal propio (art. 8).
- Cooperar con todas las empresas y autónomos presentes, «existan o no relaciones jurídicas entre ellos» (art. 4.1), con los medios de coordinación que elijan: el art. 11 empieza su lista por el intercambio de información y las reuniones periódicas.
Si el servicio contratado es de vuestra propia actividad, antes de empezar hay que exigir además que la contrata acredite por escrito su evaluación de riesgos y la formación de su gente (art. 10.2).
Canal interno desde cincuenta trabajadores
Las personas físicas o jurídicas del sector privado con cincuenta o más trabajadores tienen que disponer de un sistema interno de información, el canal de la Ley 2/2023 para comunicar infracciones (art. 10.1.a). Por debajo es voluntario (art. 10.2), salvo en sectores con norma propia, como los servicios financieros o la prevención del blanqueo de capitales. El preámbulo habla de empresas con «más de cincuenta trabajadores», pero manda el artículo: cincuenta o más.
Desconexión digital
Los trabajadores tienen derecho a la desconexión digital fuera de su tiempo de trabajo, para respetar el descanso, los permisos, las vacaciones y la intimidad (Ley Orgánica 3/2018, art. 88.1; Estatuto de los Trabajadores, art. 20 bis). Cómo se ejerce lo fija el convenio o, en su defecto, un acuerdo con los representantes, y el empleador elabora una política interna oyendo antes a esos representantes (art. 88.3). En el teletrabajo, la Ley 10/2021 añade que garantizar la desconexión obliga a limitar el uso de los medios de comunicación de la empresa durante los descansos (art. 18.1).
Las instalaciones del edificio
Tres matices propios de una oficina: la inspección de protección contra incendios cada diez años no obliga en uso administrativo por debajo de 2.000 m² construidos (RIPCI, art. 22.2); la instalación eléctrica sólo pasa inspección periódica si la oficina es de pública concurrencia, con presencia de público y más de 50 personas de ocupación prevista, o con capacidad para más de 100 (ITC-BT-28); y desde el 11 de octubre de 2026 el catálogo estatal de autoprotección ya no incluye los edificios de oficinas por altura u ocupación, aunque cada comunidad autónoma mantiene su catálogo y puede fijar umbrales más estrictos.
Lo que la norma no dice
Ojo con esto
Ninguna de estas normas fija cada cuánto se revisa el local ni en cuántas horas se arregla una avería. El RD 486/1997 pide mantenimiento «periódico» y corregir «con rapidez» lo que afecte a la seguridad y salud, sin plazos; el RD 488/1997 no pone minutos de pausa; y la Ley 31/1995 no dice por qué canal avisa el trabajador de un riesgo, sólo que lo haga de inmediato.
La política de desconexión no tiene umbral de plantilla (art. 88.3 de la Ley Orgánica 3/2018), y la coordinación con contratas sólo exige el escrito cuando los riesgos son graves o muy graves.
Preguntas frecuentes
¿Qué temperatura tiene que haber en una oficina?
Entre 17 y 27 ºC en trabajo sedentario, según el anexo III del Real Decreto 486/1997, con una humedad relativa del 30 al 70 %. Si la oficina se climatiza con energía convencional, el RITE añade un límite de ahorro: la calefacción no puede pasar de 21 ºC ni la refrigeración bajar de 26 ºC (IT 3.8.2). Las dos normas se aplican a la vez, porque el RITE dice que sus límites se entienden sin perjuicio del RD 486/1997.
¿Cada cuánto hay que hacer pausas delante del ordenador?
El Real Decreto 488/1997 no fija minutos ni frecuencia. Obliga al empresario a evaluar el riesgo del puesto, teniendo en cuenta el tiempo de uso de la pantalla, y, si existe, a reducir el trabajo continuado alternando tareas o con las pausas necesarias (art. 3.3). La periodicidad y la duración de esas pausas pueden fijarse en el convenio colectivo (art. 3.4).
¿Una oficina pequeña necesita plan de prevención?
Sí. La evaluación de riesgos y la planificación son obligatorias desde el primer trabajador (Ley 31/1995, art. 16). Lo que cambia con el tamaño es la forma: con hasta 50 trabajadores y sin actividades del anexo I, plan, evaluación y planificación caben en un único documento breve (RD 39/1997, art. 2.4), y con hasta 10 trabajadores, o 25 en un único centro, el empresario puede asumir la prevención él mismo, salvo la vigilancia de la salud (art. 11).
¿Qué hay que hacer cuando un técnico externo viene a reparar algo?
Informarle antes de que empiece de los riesgos de la oficina que le puedan afectar, de cómo prevenirlos y de qué hacer en una emergencia, por escrito si los riesgos son graves o muy graves (RD 171/2004, art. 7). Si en la oficina trabaja personal propio, también hay que darle instrucciones (art. 8). Es el deber de coordinación del art. 24 de la Ley 31/1995, y vale igual cuando quien entra es un autónomo.
¿Desde cuántos trabajadores es obligatorio el canal de denuncias?
Desde cincuenta. El art. 10.1.a) de la Ley 2/2023 obliga a las personas físicas o jurídicas del sector privado «que tengan contratados cincuenta o más trabajadores» a disponer de un sistema interno de información. Por debajo es voluntario, salvo en sectores con norma propia, como los servicios financieros o la prevención del blanqueo de capitales. El preámbulo dice «más de cincuenta», pero manda el artículo.
¿Necesita una oficina plan de autoprotección?
Por la norma estatal, en general no. Desde el 11 de octubre de 2026 rige la Directriz Básica de autoprotección (Orden INT/1068/2026), cuyo catálogo ya no incluye los edificios de oficinas por altura u ocupación, como hacía el Real Decreto 393/2007. Las comunidades autónomas mantienen sus catálogos y pueden exigirlo con umbrales propios. Con o sin plan, la Ley 31/1995 obliga a analizar las emergencias y preparar la evacuación (art. 20).
Las revisiones de este sector, una a una
- Protección contra incendios (RIPCI)Las revisiones del RIPCI: trimestrales del titular, anuales y quinquenales de la mantenedora, actas guardadas cinco años e inspección cada diez años con sus excepciones.
- Instalaciones térmicas (RITE)Empresa mantenedora desde 5 kW; contrato, certificado anual e inspección de eficiencia cada 4 años por encima de 70 kW, con las periodicidades mínimas de la tabla 3.1.
- Inspección de ascensoresQué exige la ITC AEM 1 (Real Decreto 355/2024) al titular de un ascensor: contrato con empresa conservadora, revisión mensual, inspección periódica cada 2, 4 o 6 años y plazos para los defectos.
- Inspección de baja tensiónInspección por un organismo de control cada 5 años para los locales de la ITC-BT-05 (bares, restaurantes y hoteles siempre) y cada 10 para las zonas comunes de más de 100 kW.
- Plan de autoprotecciónQuién necesita plan de autoprotección con la Directriz Básica vigente desde el 11 de octubre de 2026, qué contiene, cada cuánto se revisa y qué añaden las comunidades.
- LegionelaQué exige el Real Decreto 487/2022 al titular de un local: plan de control, temperaturas del agua caliente, desinfección anual, muestreo de Legionella y registros durante cinco años.
La normativa de otros sectores
- Restaurantes y baresLas obligaciones de un restaurante o un bar: lo propio de la cocina y las revisiones del local, cada una con la condición que la activa, cada cuánto toca y su artículo.
- GimnasiosUn gimnasio: sin ley estatal; títulos, seguro y carteles según la ley de profesiones del deporte de cada comunidad, y baja tensión, legionela, piscina, RIPCI y desfibrilador como local.
- HotelesUn hotel: registro y comunicación de huéspedes en 24 horas, clasificación autonómica, baja tensión y ascensor por ser pública concurrencia, RIPCI, legionela, piscina, cocina y desfibrilador.
- Comunidades de vecinosLas obligaciones de una comunidad de vecinos: conservación, fondo de reserva, junta y administrador según la Ley de Propiedad Horizontal, libro del edificio, ITE y las revisiones de cada instalación común.
- Locales comerciales y franquiciasUna tienda: declaración responsable hasta 750 m², horarios, precios, franquicias sin registro desde 2018, hojas de reclamaciones, ajustes de accesibilidad y las revisiones de un local con público.
- ColegiosUn colegio: instalaciones mínimas, protocolos contra la violencia y coordinador de bienestar, comedor y menús desde abril de 2026, autoprotección y las revisiones del edificio.
- Naves industrialesUna nave: inspección contra incendios cada cinco años con el reglamento de 2025, almacén APQ, calderines, equipos de trabajo, baja tensión, torres de refrigeración y autoprotección.