Software de mantenimiento para oficinas: qué arregla el inquilino, qué la propiedad y cómo se avisa

Qué se mantiene en una oficina

Poca máquina y mucha gente. En una oficina de cuarenta personas puede haber tres aparatos de aire, un cuadro eléctrico, dos baños, una cocina pequeña, cuatro salas con pantalla y una puerta con tarjeta. Nada de eso justifica un técnico en nómina. Lo que hay es una persona, office manager, administración o servicios generales, a la que le cae todo, y una agenda de proveedores: el del aire, el electricista, la limpieza, el de la cafetera, informática.

Por eso los programas concebidos para una fábrica encajan mal. Sirven para planificar la semana de una brigada técnica y para seguir cada máquina, y en una oficina la tarea es otra: enterarse, saber de quién es y lograr que el de fuera venga.

De quién es cada avería

En una oficina alquilada, el contrato de arrendamiento reparte quién paga y quién repara. Cada contrato es distinto, de modo que la columna central de esta tabla recoge lo habitual, no una regla: manda lo que diga el vuestro.

La tabla enseña el problema de fondo: hay al menos cinco destinatarios distintos, y quien se encuentra la avería no tiene por qué conocer a ninguno. Si el programa le hace elegir categoría, edificio y responsable en un formulario, elegirá mal o se callará.

Cuando el arreglo es del dueño del edificio

Es el caso que más desgasta. La oficina no puede reparar la gotera ni el ascensor; sólo puede pedirlo y esperar. Lo que cambia la conversación con la propiedad o con su administrador es disponer de tres datos: qué día y a qué hora se comunicó, a quién, y cuántas veces había ocurrido antes. Con ellos, la reclamación es un hecho; sin ellos, una queja.

Un programa de mantenimiento no va a obligar a la propiedad a contestar. Lo que sí consigue es que el aviso salga siempre por el mismo camino, hacia la persona que la propiedad haya designado, y que quede fechado. Si esa persona acepta recibirlo en su móvil, mejor; si no, al menos el registro existe por vuestro lado.

Qué exigir a un programa para una oficina

• Que avise cualquiera sin formación. La plantilla rota, hay becarios, hay gente que viene dos días por semana. Lo que pida usuario y contraseña lo usarán tres personas.
• Que el reparto lo haga el programa. Quien ve el fallo dice qué ocurre y dónde. Decidir si es del electricista, de informática o del edificio es cosa de quien lo configuró una vez.
• Que el proveedor no tenga que entrar en nada. El técnico del aire atiende a cincuenta clientes; no va a abrir el portal de cada uno.
• Que quien avisó sepa cómo va. Es lo que evita la pregunta diaria en la mesa del office manager.
• Que quede fecha. Del aviso, del momento en que alguien se hizo cargo y del arreglo. Es lo que luego se usa con el proveedor y con la propiedad.
• Que recuerde las inspecciones. Una oficina también las tiene: extintores, climatización, instalación eléctrica según el caso, ascensor si es vuestro. La lista, en normativa de oficinas.

Lo que una oficina casi nunca necesita es inventario de máquinas, almacén de recambios o cálculo de costes por aparato. Si un programa os carga con la complejidad de todo eso, estáis comprando el de otra clase de empresa. Cuáles son esas clases, en software de mantenimiento; y si en vuestra casa esto se llama servicios generales y abarca más que averías, en software de facility management.

Varias plantas, varias sedes, un coworking

Dos casos se salen del patrón. Uno es la empresa con varias plantas o varias sedes: ahí importa saber si el programa separa cada una o las mezcla, y si dirección quiere verlas juntas. El otro es el espacio compartido: en un coworking la avería la ve una empresa miembro, se la cuenta al community manager, y el operador hace a la vez de inquilino y de casero. Ese caso tiene página propia, incidencias en coworkings. Y quien lleva el inmueble entero, no una oficina dentro de él, encontrará su comparación en software de mantenimiento de edificios.

Dónde encaja Bedel, y lo que no hace

Bedel hace la parte del aviso y no es una GMAO. La oficina tiene un número de WhatsApp y una lista con los móviles de quienes pueden escribirle; se carga una vez, desde una hoja. Una empleada nota que el aire de la sala no enfría, lo escribe o manda una foto, y le vuelve un número de parte. Bedel entiende que es climatización y lo envía a quien hayáis puesto para esa categoría: vuestro técnico del aire, informática si es la pantalla, la contrata de limpieza si es un vertido, o la persona de la propiedad si el arreglo es suyo y ha aceptado recibirlo. Cada cual contesta desde su WhatsApp, sin instalar nada.

La empleada recibe un mensaje cuando alguien lo acepta y otro cuando queda resuelto, así que deja de preguntar. Si es urgente según lo que hayáis definido, agua cayendo sobre las mesas por ejemplo, suena en el móvil de guardia a cualquier hora. Si el plazo se agota, sube al responsable. Todo acaba en un Excel con la hora del aviso, la de aceptación y la de cierre, que es lo que se lleva a la reunión con el proveedor o con el administrador del edificio. Y una vez al mes, quien lleva el mantenimiento recibe el recordatorio de las inspecciones fechadas. La página de producto es incidencias en oficinas, y la general, gestión de incidencias por WhatsApp.

Lo que no hace en una oficina:

• No reserva salas ni mesas y no controla accesos.
• No lleva inventario de máquinas ni órdenes con materiales, horas y costes.
• No guarda contratos, actas ni certificados.
• No se conecta con el portal de la propiedad ni con el programa de informática.
• No enseña varias oficinas en una pantalla: cada oficina o edificio es una cuenta con su número.
• No admite avisos de visitas ni de quien falte en la lista.

Los datos se guardan en la Unión Europea. Si buscáis una aplicación en el móvil de cada empleado, la comparación está en app de mantenimiento; si es un sitio donde pedir las reparaciones, en software de solicitudes de mantenimiento.