Gestión de órdenes de trabajo: qué lleva una orden completa y cuándo basta un parte de avería

Qué es una orden de trabajo

Una orden de trabajo, u OT, es el encargo formal de una intervención. No es el aviso de que algo falla: es la instrucción, ya decidida, de ir a repararlo o revisarlo. Nace de tres fuentes:

• De una avería. Alguien comunica que la puerta del muelle de carga no baja, el responsable lo valida y lo convierte en orden correctiva.
• Del plan. El calendario dice que este mes corresponde revisar la caldera, y el programa lanza la orden preventiva sin que nadie la pida.
• De una mejora. Cambiar las luminarias del almacén o instalar un toldo: trabajos que no arreglan nada roto, pero que también consumen horas y material.

Entre que surge la necesidad y se da por terminada, la orden cambia de estado: solicitada, aprobada, planificada, en ejecución, terminada y revisada. Gestionar órdenes de trabajo es, en el fondo, vigilar que ninguna se quede atascada en uno de esos escalones.

Qué guarda un sistema completo de órdenes de trabajo

Una orden completa es una ficha con bastantes más casillas que un aviso. Lo normal en un programa de este tipo:

• El equipo. Sobre qué máquina o instalación se actúa, enlazada con su ficha en el inventario.
• La tarea. Descripción, prioridad y, si es una revisión, la lista de comprobación que hay que recorrer.
• La planificación. Qué técnico va, qué día y cuántas horas se estiman.
• Los materiales. Repuestos y consumibles utilizados, que el programa descuenta del almacén.
• Las horas. Tiempo real de mano de obra, por técnico.
• Los costes. La suma de mano de obra, materiales y servicios externos de esa intervención.
• Las firmas. La del técnico que termina y la de quien da la conformidad, a veces el propio cliente.
• El historial. Cada orden cerrada se suma a la vida del equipo, y de ahí salen indicadores como el MTBF.

Todo eso junto es el núcleo de una GMAO. La sigla inglesa, CMMS, nombra lo mismo, y tiene página en software CMMS.

Orden de trabajo completa o parte de avería

El parte de avería es el pariente sencillo de la orden. Recoge qué ocurre, dónde, quién lo dijo, a quién le corresponde y en qué punto está. Nada de repuestos ni de horas. Vistos lado a lado:

Cuándo un negocio con local necesita órdenes completas

No depende del tamaño del local, sino de cómo se trabaja dentro. Las órdenes completas compensan cuando:

• Tenéis técnicos propios a jornada completa y hay que repartirles la semana.
• Existe un almacén de repuestos y queréis saber qué se gasta y dónde.
• El mantenimiento se repercute a un tercero: un inquilino, una comunidad, el cliente de un contrato de servicios.
• Queréis decidir reparar o sustituir viendo lo que cada equipo lleva acumulado.
• Un contrato o una auditoría reclama la conformidad firmada de cada intervención.

En ese terreno hay que mirar programas de mantenimiento de pleno derecho: los más citados, en mejores GMAO; los de quienes mantienen edificios ajenos, en software de facility management; y la visión de conjunto, en software de mantenimiento.

Cuándo basta con un parte

En buena parte de los locales la orden completa se queda grande, y un sistema que pide más datos de los que nadie va a escribir acaba vacío. El parte es suficiente cuando:

• Reparan empresas externas que ya entregan su propio albarán con piezas y tiempo. Ese documento es vuestro registro de la intervención, y duplicarlo en un programa no aporta nada.
• El dolor es que los avisos se evaporan: se comentan en la barra o en un grupo y nadie sabe si están en marcha.
• Quien coordina el mantenimiento lleva además otras tareas y no va a planificar agendas de técnicos.
• Os interesa conocer cuánto se tarda en atender y en resolver, más que desglosar cada reparación.

Para ese caso hay dos páginas hermanas: software de gestión de averías, sobre el aviso y su reparto por oficios, y software de solicitudes de mantenimiento, sobre la puerta de entrada. Quien prefiera empezar en papel tiene un modelo en la plantilla de parte de averías.

Seis preguntas para la demo de un software de órdenes de trabajo

• ¿Quién puede crear una solicitud? Y qué necesita para ello: usuario, aplicación, formación.
• ¿Cuántos campos son obligatorios para cerrar? Cuantos más, mejores datos sobre el papel y menos órdenes cerradas en la práctica.
• ¿Cómo trabaja el técnico en el sótano? Preguntad qué sucede cuando no hay cobertura.
• ¿Cómo entra una empresa externa? Si debe registrarse en vuestro programa, calculad cuántas lo harán.
• ¿Qué informes salen el primer día? Y cuáles requieren configurar algo antes.
• ¿Qué pasa con la orden que nadie toca? Pedid ver la alerta, no que os la describan.

Dónde encaja Bedel, y lo que no hace

Conviene decirlo sin rodeos: Bedel no hace órdenes de trabajo y no es una GMAO. Lo que produce es un parte de avería, la columna derecha de la tabla. No apunta materiales, no cuenta horas de mano de obra, no calcula costes y no recoge firmas.

Un ejemplo de lo que sí hace. La dependienta abre la tienda y la persiana se queda a medio subir. Manda una foto al WhatsApp del negocio. Bedel crea el parte, le asigna número y hora, y lo remite al cerrajero que la tienda tiene apuntado para ese tipo de avería, que lo lee en su propio WhatsApp sin descargar nada. Cuando él contesta que pasará esa mañana, la dependienta recibe el aviso. Si hubiera sido algo urgente y de noche, habría sonado el móvil de guardia. Y si el plazo fijado transcurre sin respuesta, se entera la persona que está por encima. Al final quedan tres horas guardadas, la del aviso, la de la aceptación y la del cierre, que se exportan a Excel junto con el resto de partes.

Tampoco lleva inventario de equipos ni archiva certificados de revisiones. No se conecta con otros programas: si ya trabajáis con un sistema de órdenes, Bedel puede recoger los avisos que hoy no llegan hasta él, pero el traspaso es manual, con el Excel. Cada local es una cuenta con su número, sin pantalla común. Y el público no abre partes: avisa quien está en la lista del equipo. Los datos se guardan en la Unión Europea. El funcionamiento completo, en gestión de incidencias por WhatsApp.