Software de mantenimiento
Bajo ese nombre se venden tres cosas distintas: la GMAO, que nació en la fábrica; el gestor de avisos, pensado para que cualquiera del equipo cuente lo que se ha roto; y la plataforma de servicios, para quien mantiene muchos edificios. Elegir bien es saber cuál de las tres necesita vuestro local. Aquí están las tres, seis preguntas para la demo y la página de cada sector.
Qué es un software de mantenimiento
Es el programa que sustituye a la libreta, al Excel y al grupo de WhatsApp en tres tareas: apuntar cada avería con su hora, asignarla a quien la arregla y avisar de las revisiones que se repiten. Los más completos añaden el inventario de equipos, los repuestos y lo que cuesta cada reparación. En España se le llama también GMAO (gestión del mantenimiento asistido por ordenador) y, en inglés, CMMS.
La diferencia entre unos y otros no está en la lista de funciones, que se parece mucho. Está en para quién se escribieron: para un jefe de mantenimiento con técnicos propios, o para un negocio donde la avería la ve una camarera y la arregla una empresa de fuera.
Los tres tipos de software de mantenimiento
| Tipo | Para quién se pensó | Qué lleva | Qué le pide a quien avisa |
|---|---|---|---|
| GMAO (o CMMS) | Fábricas, hospitales y edificios con un departamento de mantenimiento y técnicos en plantilla | Inventario de equipos, órdenes de trabajo, plan preventivo, repuestos, horas y costes | Una cuenta en el programa, su aplicación o un portal de solicitudes |
| Gestor de avisos (o de incidencias) | Negocios con local donde avisa cualquiera del equipo y arregla un técnico o un proveedor | El aviso con foto, a quién le toca, en qué está y cuándo se cerró; recordatorio de las revisiones | Lo menos posible: un mensaje, un formulario corto o un código QR |
| Plataforma de servicios (facility management) | Empresas que mantienen muchos edificios, propios o de clientes | Contratos, proveedores homologados, presupuestos, espacios y mantenimiento de toda la cartera | Un portal por cliente o por edificio |
Los nombres se mezclan en las webs de los fabricantes: muchos gestores de avisos se anuncian como GMAO, y muchas GMAO tienen un portal de avisos.
Un hotel de 60 habitaciones, un restaurante, un gimnasio o una red de tiendas suelen estar en la segunda fila, aunque busquen «GMAO». Una nave con veinte máquinas y un taller propio está en la primera. Quien gestiona treinta edificios de oficinas, en la tercera.
Seis preguntas antes de elegir
Llevadlas a la demo y pedid que os las contesten con un caso vuestro, no con una pantalla de ejemplo:
- ¿Quién va a avisar? Si es el equipo de sala, de pisos o de tienda, contad los pasos que le pide el programa. Lo que no se puede hacer con una mano y en diez segundos se deja para luego, y luego no llega.
- ¿Quién arregla? Con técnicos en plantilla, una aplicación para ellos tiene sentido. Con proveedores de fuera, preguntad si tienen que darse de alta o instalar algo para recibir el trabajo.
- ¿Qué pasa con lo urgente? La cámara que no enfría a las once de la noche. Preguntad a quién suena, a qué hora y qué ocurre si nadie contesta.
- ¿Cómo se entera quien avisó? Si no ve en qué está su avería, vuelve a preguntar, y el responsable acaba contestando lo mismo cinco veces.
- ¿Necesitáis inventario y costes? Si queréis saber cuánto ha costado cada equipo en el año, hace falta una GMAO. Si lo que se pierde son los avisos, no.
- ¿Qué revisiones os manda la ley? Extintores, climatización, baja tensión, legionela, ascensor. Cuáles os tocan, en normativa por sector, y sus fechas, en el calendario de inspecciones obligatorias.
Software de mantenimiento preventivo y correctivo
Casi todos los programas dicen llevar los dos, y los dos piden cosas distintas. El mantenimiento correctivo empieza cuando algo falla: llega sin avisar, a cualquier hora y por boca de cualquiera. Lo que necesita es una entrada fácil y que el aviso no se quede sin dueño. El mantenimiento preventivo tiene fecha y lo lleva una persona con un calendario: lo que necesita es que la fecha no se pase y que quede constancia de que se hizo.
| Correctivo | Preventivo | |
|---|---|---|
| Quién lo empieza | Cualquiera del equipo, cuando ve la avería | El responsable, con el calendario |
| Lo que más falla | Que el aviso se pierda o nadie sepa si alguien lo ha cogido | Que la fecha se pase o no se guarde el papel |
| Lo que debe hacer el programa | Recoger el aviso donde el equipo ya escribe, asignarlo y perseguirlo | Avisar antes de que venza y dejar apuntado que se hizo |
| Dónde manda la ley | No hay plazos legales; los pone el negocio | En buena parte: incendios, climatización, electricidad, legionela |
Si hoy lo lleváis en una hoja de cálculo, la comparación entre seguir así o cambiar está en GMAO o Excel.
El software de mantenimiento de cada sector
Cada sector tiene sus averías, sus proveedores y sus revisiones. En estas páginas están los criterios de cada uno y los programas que salen al buscarlo, descritos con lo que dice su propia web:
- Software de mantenimiento para hoteles: lo que encuentra quien limpia la habitación, antes de la siguiente llegada. Y de toda la IA que se le ofrece a un hotel, cuál es cada una, en IA para hoteles.
- Software de mantenimiento para restaurantes: la cámara, la campana y el lavavajillas, con técnicos de fuera.
- Software de mantenimiento de edificios: oficinas, comunidades y edificios con varios inquilinos.
- Software de mantenimiento para tiendas: la persiana y el aire, local por local.
- Software de mantenimiento para gimnasios: máquinas, vestuarios y piscina.
- Software de mantenimiento para clínicas: la sala y el equipo, sin datos de pacientes.
- Software de mantenimiento para colegios: lo que ve el conserje antes que nadie.
- Software de mantenimiento para naves y almacenes: la máquina parada y el muelle.
- Software de mantenimiento para oficinas: el aire, las salas y lo que es del edificio.
- Software de mantenimiento para coworkings: lo que el miembro le cuenta a quien lleva el espacio.
- Software de mantenimiento para franquicias: local por local, con el franquiciado en medio.
- Software de mantenimiento para centros deportivos: piscina, vestuarios y pistas.
- Software de mantenimiento para academias: aulas, proyectores y calefacción.
- Software de mantenimiento para clínicas veterinarias: hospitalización, quirófano y autoclave.
- Software de incidencias para comunidades de vecinos: el ascensor, el portal y el garaje.
Si lo que buscáis es una GMAO sin pensar en un sector, las más conocidas están en mejores GMAO. Si es un programa de avisos, en software de gestión de incidencias y en app de gestión de incidencias.
Dónde encaja Bedel, y lo que no hace
Bedel es un gestor de avisos: el segundo tipo de la tabla. No es una GMAO. Quien ve la avería la manda al número de WhatsApp del negocio con un texto, una foto o una nota de voz. Bedel la convierte en un parte con número y hora, la envía al técnico o al proveedor que toca, que la recibe en su propio WhatsApp sin instalar nada, y avisa a quien la contó de cada paso. Si está marcada como urgente, suena en el teléfono de guardia a cualquier hora; si el plazo se pasa, sube a quien está por encima. Las revisiones con fecha llegan como recordatorio mensual a quien lleva el mantenimiento. Todo sale en un Excel. Cómo es en cada tipo de local, en gestión de incidencias por WhatsApp.
Lo que no hace:
- No lleva inventario de equipos ni fichas de activos.
- No hace órdenes de trabajo con materiales, horas ni costes.
- No guarda los certificados de las revisiones, que siguen en vuestra carpeta.
- No junta varios locales en una pantalla: cada local es una cuenta, con su número.
- No se conecta con otros programas: lo que sale de Bedel es su Excel.
Si necesitáis lo de esa lista, lo vuestro es una GMAO, y Bedel puede ser la entrada de los avisos que a la GMAO no le llegan.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de mantenimiento?
Un programa que apunta las averías, las asigna a quien las arregla y recuerda las revisiones con fecha. Los más completos, las GMAO, llevan además el inventario de equipos, los repuestos y los costes.
¿Qué diferencia hay entre un software de mantenimiento y una GMAO?
GMAO es el nombre técnico del software de mantenimiento más completo, el que nació en la industria. No todo software de mantenimiento es una GMAO: un gestor de avisos recoge y reparte las averías sin llevar inventario ni costes, y a muchos locales les basta con eso.
¿Qué software de mantenimiento le conviene a una pyme?
El que vuestro equipo use de verdad. En un negocio con local lo que más pesa es que avisar sea inmediato y que el proveedor de fuera reciba el trabajo sin darse de alta. Probadlo en la demo con una avería real de la semana pasada.
¿Un software de mantenimiento lleva el preventivo y el correctivo?
Casi todos dicen que sí. Mirad cómo: el correctivo necesita una entrada fácil para cualquiera del equipo; el preventivo, un calendario que avise antes de que venza cada revisión y deje constancia de que se hizo.
¿Se puede llevar el mantenimiento por WhatsApp?
La entrada de los avisos y el aviso al técnico, sí, siempre que detrás del número haya algo que convierta cada mensaje en un parte y lo siga. Un grupo de WhatsApp a secas no sirve: la avería se mezcla con todo lo demás y nadie sabe si alguien la ha cogido.
¿Bedel es un software de mantenimiento?
Es un gestor de avisos por WhatsApp con recordatorio de revisiones. No es una GMAO: no lleva inventario, repuestos ni costes, y cada local es una cuenta.
Comparativas
- GMAO: qué es y cuál encaja en un negocio con localQué es una GMAO, qué le pide de verdad un equipo al mantenimiento, en qué se diferencian correctivo y preventivo, y cuándo basta WhatsApp y cuándo hace falta un programa.
- Incidencias automáticas por WhatsApp, con IAQué parte de una incidencia se puede responder y mover sola por WhatsApp, qué sigue haciendo una persona y en qué se diferencia de una respuesta automática o un chatbot.
- WhatsApp para hoteles: atención al clienteLos cuatro tipos de software de WhatsApp para un hotel, qué resuelve cada uno, y por qué la atención al huésped suele fallar después de la conversación: cuando lo que pide hay que arreglarlo.
- Software de mantenimiento para hoteles: GMAO y appSeis criterios pensados para un hotel, diez programas descritos con lo que dice su web y dónde encaja Bedel, que no es uno de ellos.
- Software de mantenimiento para restaurantes y GMAOSeis criterios pensados para una cocina, nueve programas descritos con lo que dice su web y dónde encaja Bedel, que no es uno de ellos.
- Software de mantenimiento de edificios: GMAO y appSeis criterios pensados para un edificio, diez programas descritos con lo que dice su web, de la GMAO al software de fincas, y dónde encaja Bedel.
- Software de gestión de incidencias en 2026Seis criterios para no comprar un help desk cuando lo que se pierde son averías, ocho programas contados con su propia web y dónde encaja Bedel.
- App de gestión de incidencias en 2026Ocho apps de incidencias contadas con su propia web, seis criterios para elegir y la pregunta que casi nadie hace: quién tiene que instalarla.
- Software de mantenimiento para gimnasios: GMAO y appSeis criterios pensados para un club, siete programas descritos con lo que dice su web, de la GMAO al programa de socios, y dónde encaja Bedel.
- Software de mantenimiento para clínicas: GMAO y appPara clínicas y grupos de clínicas, no para hospitales: seis criterios, siete programas descritos con lo que dice su web y dónde encaja Bedel.
- Software de mantenimiento para tiendas: GMAO y appPara una tienda o una red de tiendas: seis criterios, cinco programas descritos con lo que dice su web y dónde encaja Bedel.
- Software de mantenimiento para colegios: GMAO y appPara colegios e institutos, públicos o concertados: seis criterios, siete programas descritos con lo que dice su web y dónde encaja Bedel.
- Software de mantenimiento para naves: GMAO y appPara naves industriales, almacenes y plataformas logísticas: qué mirar, seis GMAO resumidas desde su web y el hueco que deja el aviso desde el puesto.
- Software de mantenimiento preventivo: cómo elegirQué guarda un plan preventivo, las tres clases de tarea que se repiten en un local, cómo las lleva una GMAO y cómo una herramienta de recordatorios, y cuándo hace falta cada una.
- Software de mantenimiento correctivo: qué pedirleEl recorrido de una avería imprevista en cinco momentos, lo que se tuerce en cada uno sin programa, cómo se ordenan la urgencia, el plazo y el escalado, y qué tiempos conviene medir.
- Gestión de órdenes de trabajo: orden o parteQué es una orden de trabajo y de dónde nace, lo que guarda un sistema completo, la diferencia con un parte de avería y las señales de que un negocio con local necesita lo uno o lo otro.
- Software de gestión de averías: cómo elegir unoEl camino de una avería desde quien la cuenta hasta quien la repara: los canales de aviso y lo que se pierde en cada uno, el reparto por oficios, el proveedor externo, la foto y el estado de vuelta.
- App de mantenimiento: quién la abre de verdadLos cuatro móviles por los que pasa una avería, lo que una app le pide a cada uno, por qué se abandona con rotación, siete preguntas para la demo y la alternativa sin app.
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- GMAO con WhatsApp: las dos cosas que se vendenLas dos cosas que se venden como GMAO con WhatsApp (notificación añadida o puerta de entrada), cinco preguntas para distinguirlas y a quién le conviene cada una.
- GMAO para pymes: qué hace falta y qué sobraLo que una pyme con local le pide al mantenimiento, qué le sobra de una GMAO completa, un test de sí o no para saber si la necesitáis y cinco pasos para empezar.
- Software CMMS: qué es y quién lo necesita enteroQué es un software CMMS, por qué coincide con la GMAO, cómo se nombra cada pieza según el país, qué lleva dentro y qué negocios necesitan todo y cuáles sólo el aviso.
- Software de facility management: qué cubreLas áreas de una suite de facility management, cuáles pesan en el día a día de servicios generales en una empresa pequeña o mediana, y la única que cubre Bedel.
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- Grupo de WhatsApp de empresa o gestor de incidenciasGrupos de WhatsApp en el trabajo: lo que ha resuelto la AEPD, lo que añade la desconexión digital y la comparación con un gestor de incidencias para las averías de un negocio con local.
- GMAO o Excel para el mantenimiento de un localCuándo basta una hoja y cuándo hace falta una GMAO, cómo se monta el plan preventivo en Excel y qué papel obliga a guardar la ley.
- Mejores GMAO para negocios con local: criteriosSeis criterios pensados para un local, siete GMAO descritas con lo que dice su web y dónde encaja Bedel, que no es una de ellas.
Normativa por sector
- Restaurantes y baresLas obligaciones de un restaurante o un bar: lo propio de la cocina y las revisiones del local, cada una con la condición que la activa, cada cuánto toca y su artículo.
- GimnasiosUn gimnasio: sin ley estatal; títulos, seguro y carteles según la ley de profesiones del deporte de cada comunidad, y baja tensión, legionela, piscina, RIPCI y desfibrilador como local.
- HotelesUn hotel: registro y comunicación de huéspedes en 24 horas, clasificación autonómica, baja tensión y ascensor por ser pública concurrencia, RIPCI, legionela, piscina, cocina y desfibrilador.
- Comunidades de vecinosLas obligaciones de una comunidad de vecinos: conservación, fondo de reserva, junta y administrador según la Ley de Propiedad Horizontal, libro del edificio, ITE y las revisiones de cada instalación común.
- Locales comerciales y franquiciasUna tienda: declaración responsable hasta 750 m², horarios, precios, franquicias sin registro desde 2018, hojas de reclamaciones, ajustes de accesibilidad y las revisiones de un local con público.
- OficinasLas obligaciones de una oficina: temperatura y mantenimiento del local, pantallas, prevención de riesgos, coordinación con contratas, canal interno, desconexión digital y las revisiones del edificio.
- ColegiosUn colegio: instalaciones mínimas, protocolos contra la violencia y coordinador de bienestar, comedor y menús desde abril de 2026, autoprotección y las revisiones del edificio.
- Naves industrialesUna nave: inspección contra incendios cada cinco años con el reglamento de 2025, almacén APQ, calderines, equipos de trabajo, baja tensión, torres de refrigeración y autoprotección.