Software de mantenimiento para academias y centros de formación: aulas, proyectores y profesores que están cuatro horas

Lo que se estropea entre clase y clase

El aula es una herramienta de trabajo que cambia de manos cada hora. Si a las cinco falla algo y nadie lo dice, a las seis lo hereda otro profesor con otro grupo, y a las siete un tercero. Lo que falla es casi siempre lo mismo: el proyector o la pantalla digital, el cable que conecta con el portátil, los altavoces para la comprensión oral, la pizarra, la persiana que no baja cuando da el sol, el radiador frío en enero y el aire que gotea en junio, la puerta que no cierra, las sillas de pala rotas, la cisterna del baño de alumnos.

Nada de eso es grave por separado. Sumado, es la impresión que se lleva una familia que viene a informarse y la razón por la que un profesor acaba trayendo su propio altavoz. Y en una academia, a diferencia de un colegio, no hay conserje ni personal de mantenimiento: hay una recepcionista, una coordinación y un dueño que también da clase.

La avería, quien la encuentra y quien la arregla

La tercera columna está llena de autónomos y pequeñas empresas a los que se llama pocas veces al año. No hay contrato de mantenimiento ni falta que hace; lo que hay es una agenda en el móvil de una sola persona.

Profesores que pasan pocas horas y sedes que nadie pisa a diario

Dos rasgos separan a una academia de casi cualquier otro negocio. El primero es la plantilla: profesores con pocas horas, nativos que acaban de llegar y escriben mejor en inglés que en español, sustitutos, gente que da clase en tres academias distintas. Ninguno va a recordar una contraseña ni a abrir un programa para decir que el altavoz no suena. Si avisar exige más que un mensaje, se callan, y con razón.

El segundo son las sedes. Es frecuente tener el centro principal y uno o dos locales pequeños en otros barrios o en pueblos cercanos, abiertos sólo por la tarde y a veces con un único profesor dentro. Allí no hay recepción. Lo que se rompe en la sede pequeña llega a la principal de palabra, días después, o no llega. Y el responsable, que es el mismo para todas, necesita saber de cuál le hablan sin tener que preguntarlo.

Hay un tercer asunto que no es de mantenimiento pero condiciona la herramienta: buena parte del alumnado es menor de edad. Un canal de averías no debería recoger nombres de alumnos, ni fotos en las que aparezcan, ni nada que no sea el aula y el aparato.

Seis preguntas para quien os enseñe un programa

• ¿Cómo avisa un profesor que viene dos tardes? Pedid ver el recorrido completo desde su móvil, sin cuenta creada de antemano.
• ¿Qué ocurre con el aviso de las ocho menos cinco? Recepción ya se ha ido. ¿Alguien lo lee esa noche, o espera a mañana con la hora apuntada?
• ¿Sabe que el proyector es de informática y el radiador de calefacción? El profesor dice qué pasa y en qué aula; lo demás no es cosa suya.
• ¿Cómo se llevan tres sedes pequeñas? Si van juntas o separadas, y cómo sabe el responsable de cuál viene cada aviso.
• ¿Qué necesita el técnico autónomo? El fontanero al que llamáis dos veces al año no se va a registrar en nada.
• ¿Qué datos del alumnado toca? La respuesta correcta es ninguno.

Una GMAO en una academia: casi nunca, con dos excepciones

Una GMAO se concibió para inventariar máquinas, planificar su mantenimiento y medir el trabajo de un equipo técnico. Una academia con seis aulas no tiene ni las máquinas ni el equipo. Montarla supone dar de alta cada proyector y cada aparato de aire para luego no abrir el programa, porque quien ve la avería no es usuario y quien la arregla tampoco. Qué otras clases de programa existen, y para quién es cada una, lo ordenamos en software de mantenimiento.

Las excepciones son dos. Una, el centro de formación profesional o para el empleo con talleres: cocinas, cabinas de soldadura, tornos, vehículos, simuladores. Ahí sí hay equipos caros con revisiones propias y un historial que conviene guardar por máquina. Otra, el grupo con muchas sedes y un departamento de servicios generales que quiere verlas todas en un panel. Si es vuestro caso, mirad GMAO para pymes. Y si lo que dirigís es un colegio de enseñanza reglada, con patio, comedor y conserjería, vuestra página es software de mantenimiento para colegios.

Qué parte hace Bedel en una academia

La del aviso y su seguimiento. Bedel no es una GMAO: es el número de WhatsApp de la academia, atendido de forma que cada mensaje sobre algo roto acabe en el móvil de quien lo arregla. Se da de alta al personal (recepción, profesorado, coordinación) con su nombre y su teléfono, desde una hoja. A partir de ahí, la profesora que encuentra el proyector apagado hace una foto, escribe «aula 3» y sigue con su clase.

Bedel abre un parte numerado con la hora, deduce que es cosa de informática y se lo envía a quien tengáis para eso; si fuese el radiador, iría al calefactor. El técnico, autónomo o no, lo recibe en su WhatsApp habitual y responde ahí, sin instalar nada. A la profesora le llega un mensaje cuando alguien lo acepta y otro cuando está resuelto, así que el siguiente turno no se lo encuentra por sorpresa. Lo que hayáis marcado urgente, por ejemplo no poder cerrar la puerta de la calle, suena en el móvil de guardia aunque sea sábado por la tarde. Un parte al que se le acaba el plazo sube a coordinación o a dirección.

Queda un Excel con una fila por avería y tres horas en cada una: aviso, aceptación y cierre. Con la sala en cada fila, el aire que gotea por quinta vez deja de parecer nuevo. Y quien lleva el mantenimiento recibe una vez al mes, por WhatsApp, el recordatorio de las revisiones con fecha, como la de los extintores; cuáles tiene un local lo recoge el calendario de inspecciones obligatorias.

Los límites, para que nadie se lleve una sorpresa: el alumnado y las familias no escriben, sólo el personal de la lista. No gestiona matrículas, horarios, asistencia ni reservas de aula. No lleva inventario de equipos ni órdenes con materiales y costes, no guarda certificados y no se conecta con vuestro programa de gestión. Y cada sede es una cuenta, con su propio número: no hay una pantalla que las junte, aunque el Excel de todas tiene las mismas columnas. Los datos se guardan en la Unión Europea.

Lo veréis en marcha en incidencias en academias. El planteamiento común a todos los sectores está en gestión de incidencias por WhatsApp, y la comparación con programas donde las reparaciones se piden desde un formulario, en software de solicitudes de mantenimiento.