Plantillas
Parte de averías para hotel: la plantilla en Excel y qué debe llevar cada aviso
Una avería en un hotel se ve en pisos, en recepción o la cuenta el huésped, y la arregla otra persona en otro turno. El parte es lo que une las dos cosas: qué pasa, dónde, quién se encarga y cuándo quedó resuelta. Aquí está la plantilla en Excel para descargar y, columna a columna, para qué sirve cada dato.
La respuesta corta
Un parte de averías de hotel es el registro de cada avería desde que alguien la ve hasta que queda arreglada. Para que sirva tiene que llevar, como mínimo, un número, la fecha y hora del aviso, la habitación o zona, qué pasa, la urgencia, quién se encarga y la hora a la que se resolvió. Con esos datos se sabe qué está abierto, cuánto se tarda y qué se repite. La plantilla de esta página trae esas columnas y algunas más (foto, quién avisa, habitación bloqueada, qué se hizo), con una fila de ejemplo y listas desplegables.
Los campos del parte, uno a uno
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Nº de parte | Que cada avería tenga un número y se pueda nombrar sin dudas. |
| Fecha y hora del aviso | Desde cuándo está la avería: es lo que mide el tiempo de respuesta. |
| Habitación o zona | Dónde está, sin tener que preguntarlo otra vez. |
| Avería | Qué pasa, con las palabras de quien lo vio. |
| Foto (enlace) | Que mantenimiento llegue sabiendo qué herramienta llevar. |
| Urgencia | Ordena el trabajo: lo urgente se atiende ya, lo demás se programa. |
| Avisa | Quién lo vio: recepción, pisos, sala o el propio huésped. |
| Habitación bloqueada | Si la habitación no se puede vender hasta que se arregle. |
| Asignada a | Quién se encarga: sin nombre, el parte es de todos y de nadie. |
| Cogida (hora) | Cuándo alguien se hizo cargo: separa «nadie lo ha visto» de «está en ello». |
| Resuelta (hora) | Cierra el parte. Sin esta hora, la avería sigue abierta. |
| Qué se hizo / material | Lo que se cambió y con qué: sirve para garantías, proveedores y averías que se repiten. |
Son las columnas del Excel, en el mismo orden.
Cómo usarla para que ninguna avería se quede abierta
- Una fila por avería. El número de parte es correlativo y no se reutiliza, aunque la avería se repita.
- Tres horas, no una: la del aviso, la de «cogida» (alguien se hace cargo) y la de «resuelta». La diferencia entre la primera y la segunda es lo que el huésped percibe como «nadie me hace caso».
- Lo urgente (agua, electricidad, seguridad, una habitación que hay que vender esa noche) se avisa además por teléfono o radio. La hoja registra; no avisa.
- Ningún parte se cierra sin la hora de resuelta y lo que se hizo.
- Una vez a la semana, filtrad por habitación o zona y por avería: lo que vuelve una y otra vez hay que cambiarlo, no repararlo otra vez.
Ojo con esto
El problema de un parte en Excel no son las columnas, es el camino: la camarera de pisos ve la avería, se lo dice a la gobernanta, que lo apunta cuando puede, y mantenimiento lo mira al empezar su turno. Cada paso es un sitio donde el aviso se queda.
Parte de averías, orden de trabajo y libro de mantenimiento
El parte es el aviso: algo está mal y alguien lo cuenta. La orden de trabajo es lo que mantenimiento hace con él: quién va, cuándo, con qué material. En un hotel pequeño suelen ir en la misma fila, como en esta plantilla. El mantenimiento preventivo (revisiones programadas de calderas, climatización, legionela, protección contra incendios) es otra cosa: no nace de un aviso y algunas revisiones las exige la ley, con su registro. Están en la normativa de hoteles.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un parte de averías?
El registro de una avería desde que alguien la ve hasta que se arregla: qué pasa, dónde, cuándo se avisó, quién se encarga y cuándo quedó resuelta.
¿Es obligatorio llevar un parte de averías en un hotel?
No hay una norma general que obligue a un registro de averías del día a día. Sí son obligatorios los registros de algunas instalaciones (legionela, protección contra incendios, ascensores, calderas), cada uno con su norma; están en la página de normativa de hoteles.
¿Qué diferencia hay entre un parte de averías y una orden de trabajo?
El parte es el aviso de que algo está mal; la orden de trabajo es la tarea que se asigna para arreglarlo, con quién, cuándo y qué material. En un hotel pequeño suelen ir en la misma fila.
¿Excel o una aplicación?
El Excel basta para registrar y para ver qué se repite. Lo que no hace es avisar: alguien tiene que abrirlo. Una aplicación, o WhatsApp conectado a un sistema, avisa a quien tiene que arreglarlo y recuerda lo que nadie ha cogido.
¿Puede el huésped dar el parte?
Sí: el huésped lo cuenta en recepción y recepción lo apunta, con «Huésped» en la columna de quién avisa. Así se ve qué averías llegan antes por el cliente que por el personal.