Software de mantenimiento para coworkings: de la queja del miembro al técnico, con el edificio de un tercero

Qué se rompe en un coworking y quién lo ve

Un coworking es una oficina que usan treinta empresas a la vez, con horario de cafetería. Lo que más guerra da es lo que comparten todas: la climatización de las salas de reuniones, la pantalla que no conecta con el portátil del visitante, el wifi, los enchufes de las mesas corridas, las cabinas de llamadas, la impresora, la cafetera y el lavavajillas del office, los baños y la puerta que debería abrirse con la tarjeta.

Quien nota el fallo casi nunca es personal del centro. Es alguien de una empresa miembro, que tiene una reunión dentro de diez minutos y se lo dice al community manager en el pasillo, o lo deja caer en el chat de la comunidad. El community manager, contratado para cuidar a la gente y llenar el espacio, acaba de centralita: apunta de memoria, llama al técnico cuando puede y responde tres veces a la misma pregunta, porque tres miembros distintos han visto la misma sala a veintinueve grados.

Avería por avería: quién la cuenta y quién la repara

El cuadro vale para un centro mediano, de una o dos plantas alquiladas dentro de un edificio de oficinas. En el vuestro cambiarán los nombres, no el dibujo.

Dos cosas saltan a la vista. La primera, que en ninguna fila avisa quien arregla, ni siquiera quien trabaja en el centro. La segunda, que hay como poco cinco destinatarios y el miembro no conoce a ninguno, ni tiene por qué.

Inquilino hacia arriba, casero hacia abajo

El operador de un coworking ocupa una posición rara. Frente a sus miembros responde de todo, porque ellos sólo le conocen a él: si el ascensor lleva tres días parado, el enfado se lo lleva el mostrador aunque el ascensor sea del propietario del inmueble. Y frente a ese propietario es un inquilino más, que sólo puede pedir y esperar.

Por eso al operador le importa tanto la fecha. Poder decirle al administrador del edificio «os lo comunicamos el martes a las nueve y diez, y es la tercera vez este trimestre» cambia la conversación. Y poder decirle al miembro «está pedido desde ayer, lo tiene la empresa del ascensor» le ahorra al community manager media mañana. Ningún programa hace que la propiedad conteste antes; lo que sí puede lograr es que el aviso salga siempre por el mismo camino y quede escrito. El reparto general entre inquilino y propiedad, para una empresa en su propia oficina, lo contamos en software de mantenimiento para oficinas.

Hay además una obligación de fondo: en la sala trabaja gente de otras empresas, pero la sala la pone el coworking. Qué pide la prevención de riesgos cuando conviven varias empresas bajo un techo lo resume la página de incidencias en coworkings, y lo confirma vuestro asesor.

Seis preguntas para la demo

Llevadlas escritas. Las respuestas separan enseguida un programa pensado para una fábrica de uno que os sirve.

• ¿Quién puede avisar, y desde dónde? Si avisan los miembros, preguntad cómo se dan de alta doscientas personas que cambian cada mes. Si avisa sólo el equipo, preguntad cuánto tarda el community manager en pasar lo que le acaban de contar: tiene que ser menos que apuntarlo en un papel.
• ¿Qué pasa cuando tres personas cuentan lo mismo? Pedid que os lo enseñen con la sala sin aire. Queréis ver qué queda registrado y qué se le contesta a cada una.
• ¿Cómo decide a quién va? Clima, red, limpieza, office y edificio tienen cinco dueños. Que lo elija quien avisa en un desplegable es mala señal.
• ¿Qué tiene que instalar el técnico de fuera? El del aire o el de la cafetera atienden a muchos clientes. Si necesitan usuario en vuestro programa, no entrarán.
• ¿Y a las nueve de la noche, con el centro abierto y el mostrador vacío? Un coworking con acceso a todas horas necesita que lo grave llegue a alguien y que lo leve espere sin perderse.
• ¿Qué me llevo a la reunión con la propiedad? Fechas y horas de cada aviso, en un formato que podáis abrir sin pedir permiso a nadie.

Cuándo compensa una GMAO completa y cuándo sobra

Compensa cuando el operador es también quien lleva el inmueble: un edificio entero con su sala de máquinas, sus enfriadoras, su grupo electrógeno y uno o varios técnicos en plantilla. Ahí hay equipos que inventariar, gamas de preventivo que planificar y horas que imputar, y eso es lo que hace una GMAO. También cuando una cadena de espacios flexibles quiere comparar todos sus centros en un panel y repartir una brigada entre ellos.

Sobra en el caso más corriente: una o dos plantas alquiladas, un community manager, quizá una persona de mantenimiento a media jornada y media docena de empresas externas. Ahí el inventario cabe en una hoja y lo que se pierde no es un dato de la máquina, sino el aviso. Los tipos de programa que hay entre un extremo y otro están en software de mantenimiento, y la versión reducida para empresas pequeñas, en GMAO para pymes.

Dónde encaja Bedel en un coworking, y lo que deja fuera

Bedel cubre el tramo que va del pasillo al móvil del técnico, y no es una GMAO. El centro tiene un número de WhatsApp y una lista de personas que pueden escribirle: el community manager, recepción, mantenimiento, limpieza. Cuando una empresa miembro cuenta que la sala Norte no enfría, el community manager lo reenvía tal cual, con un texto, una foto del termostato o una nota de voz mientras sigue andando. Bedel abre un parte con su número y su hora, entiende que es climatización y se lo manda a quien tengáis puesto para eso. Si la máquina es del edificio y la propiedad ha aceptado figurar como un puesto más, le llega a ella.

El técnico lo recibe en su propio WhatsApp, sin descargar nada, y contesta desde ahí. Al community manager le llega un mensaje cuando alguien se hace cargo y otro cuando queda resuelto, de modo que puede decírselo al miembro sin perseguir a nadie. Lo que hayáis marcado como urgente, gente encerrada en el ascensor por ejemplo, suena en el teléfono de guardia aunque sean las once de la noche. Y si el plazo de una categoría se pasa, el parte sube a quien está por encima.

De cada aviso se guardan tres horas (cuándo se comunicó, cuándo se aceptó y cuándo se cerró) y todo se descarga en Excel: es la hoja que se enseña al administrador del edificio. Aparte, quien lleva el mantenimiento recibe cada mes un recordatorio por WhatsApp de las inspecciones que tienen fecha. Lo que no hace conviene saberlo antes de la llamada:

• No recibe avisos directos de las empresas miembro: escribe quien está en la lista del centro.
• No reserva salas ni puestos, no gestiona tarjetas y no abre puertas.
• No lleva inventario de equipos ni órdenes de trabajo con materiales, horas y costes.
• No archiva los certificados de las inspecciones.
• No se conecta con el programa de reservas ni con ningún otro.
• No reúne varios centros en una pantalla: cada centro es una cuenta, con su número.

Los datos se guardan en la Unión Europea. El producto, con sus escenas, está en incidencias en coworkings y la explicación general en gestión de incidencias por WhatsApp. Si lo que buscáis es una aplicación para que cada miembro pida cosas desde su móvil, la comparación está en software de solicitudes de mantenimiento.