El WhatsApp de vuestra academia, vuestro centro, vuestra escuela, vuestra recepción, atendido.

Martes, 17:55. El profesor de las seis llega al aula 3 y el proyector no enciende. Antes se lo contaba a recepción, que lo apuntaba en un papel. Ahora manda una foto al WhatsApp del centro: Bedel crea el parte, avisa a quien lleva los equipos y anota la hora. Si se acerca el plazo y nadie lo ha cogido, se lo recuerda; si vence, sube a coordinación. Por la noche, el resumen dice qué sigue sin arreglar.

Qué es y qué no es. Bedel recoge por WhatsApp lo que avisa el personal de una academia y lo acompaña hasta que alguien lo cierra. No es un programa de gestión de la academia: sin matrículas, cobros, horarios ni asistencia, y sin canal para el alumnado. Avisan quienes figuran en la lista del centro: recepción, profesorado y coordinación.

Lo que escribe alguien: «El proyector del aula 3 no enciende», con una foto

La respuesta de Bedel: Crea el parte de avería con la foto y avisa al técnico de equipos, con botones. El profesor ve cuándo lo aceptan y cuándo queda resuelto

Lo que escribe alguien: «El aire de la sala 5 gotea sobre la mesa»

La respuesta de Bedel: Parte de mantenimiento con su plazo. Cada vez que gotee queda una fila con la sala y las horas, así que se ve que se repite

Lo que escribe alguien: Una nota de voz de recepción: «la puerta del aula 2 no cierra»

La respuesta de Bedel: La transcribe, crea el parte, pregunta la planta si falta y lo manda al móvil que corresponda, también a las ocho de la tarde

Lo que escribe alguien: «¿Hasta qué hora puedo usar la sala de profesores?»

La respuesta de Bedel: Contesta con lo que el centro haya dejado escrito. Si no hay nada, lo pasa a una persona

Lo que escribe alguien: Un profesor extranjero escribe en inglés: «the wifi in room 4 is down»

La respuesta de Bedel: Contesta en inglés y abre el parte de informática con la sala

Lo que escribe alguien: «Huele a gas en el sótano»

La respuesta de Bedel: Emergencia: no espera a ningún plazo. Avisa al equipo al momento y a quien escribe le dice que salga y llame al 112

El aula se reparte por turnos, así que un fallo sin arreglar lo hereda el profesor que entra después. Hoy el aviso se queda en recepción, en un papel o en el grupo del claustro.

• Proyectores, pantallas y equipos: es informática y va a otro móvil, no al de mantenimiento.
• Aire y calefacción: gotea, no enfría o no calienta. El aula de junio con las ventanas cerradas no aguanta una tarde.
• Puertas y cerraduras: la de un aula que no cierra, o la de entrada que queda abierta al acabar el último turno.
• Agua, luz y alarma del edificio: lo que no puede esperar aunque el centro esté cerrado.

Una academia trabaja cuando otros edificios cierran. Cada parte llega a un móvil con nombre, nunca a un grupo, según el organigrama: mantenimiento, informática y limpieza, con coordinación o dirección encima.

• Fuera del horario de cada puesto, sólo lo que marcáis como urgente llega al móvil de guardia; lo demás espera al turno siguiente con la hora de aviso anotada.
• Cada categoría tiene su plazo y dos recordatorios. Si se agota, el parte sube una vez a quien está por encima; si es urgente, vuelve a sonar cada día hasta que se cierra.
• Un técnico externo con WhatsApp entra en el organigrama como un puesto más, y cierra el parte con una foto o una nota.
• El panel enseña quién acepta cada aviso y cuánto tarda, en ventanas de 7, 30 y 90 días, y cada noche llega el resumen por correo.

Muchas academias tienen alumnos menores de edad. El WhatsApp de las averías es del personal, y en el parte basta el aula y lo que falla: «aula 3, proyector».

• En los partes no hay nombres de alumnos: se acuerda por escrito en la sesión de arranque.
• Lo que afecte a un alumno sigue por los cauces que la academia ya tenga; este chat no es uno de ellos.
• Los datos los responde el titular de la academia. Bedel actúa como encargado con un contrato publicado y los datos en la Unión Europea, según el artículo 28 del RGPD. Más en RGPD.

Que sepamos, ninguna norma estatal regula el mantenimiento de las aulas de una academia; lo que pidan vuestro ayuntamiento o vuestra comunidad, que lo confirme vuestro asesor. Lo que sí se aplica es el Real Decreto 486/1997, porque en el aula trabaja el profesorado.

• Su anexo I, parte A, apartado 10, pide que las vías de evacuación no estén obstruidas por ningún objeto y puedan usarse sin trabas. Una bici en el pasillo es una duda que el asistente contesta con vuestras normas.
• Su anexo II, apartado 4, pide mantenimiento periódico y subsanar con rapidez lo que afecte a la seguridad.
• La Ley 31/1995 pone en el trabajador el deber de avisar de inmediato a su superior ante un riesgo (art. 29.2.4.º); el WhatsApp lo deja fechado.

Basta una llamada de media hora con dirección y con quien lleve el mantenimiento. Del alumnado no entra nadie: se da de alta sólo al personal que avisa.

• Quién cubre qué, quién está por encima y quién responde por la tarde y el sábado.
• Cómo llamáis a cada cosa —«aula», «proyector», «aire»—, su plazo y qué es urgente antes de que entre otro grupo.

• No gestiona la academia: ni matrículas, ni cobros, ni horarios, ni asistencia, ni reservas de aula.
• No atiende al alumnado ni recoge sus datos en los partes.
• Tampoco se enlaza con vuestro programa de gestión ni con el de un proveedor.
• Cada academia es una cuenta aparte: no existe una vista conjunta.
• No lleva contratos ni revisiones de mantenimiento; sólo el aviso.

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