Reportes de mantenimiento por WhatsApp en Perú: registros de SST, Libro de Reclamaciones y datos

La respuesta corta

La Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo pide que la información de riesgos llegue al empleador y que quede en registros, que pueden llevarse en un solo libro o en electrónico. Un reporte por WhatsApp que deja la hora del aviso, la de atención y la del cierre aporta a esos registros. Pero no es el Libro de Reclamaciones: ese es para los consumidores, con su aviso visible y su plazo de respuesta, y Bedel no lo sustituye.

Cómo se dice en Perú

En un local peruano algo «se malogró» y se pasa un reporte de mantenimiento o una orden de trabajo; en un edificio, el reporte va a la junta de propietarios o a la administración. La norma tiene sus propias palabras, distintas de las de otros países:

• Condiciones subestándares y actos subestándares, no «condición insegura» (glosario del D.S. 005-2012-TR).
• Incidente: un suceso sin lesiones o que sólo pide primeros auxilios. El reglamento distingue además el incidente peligroso, que se notifica al Ministerio.
• Inspecciones internas y medidas correctivas, que son las dos columnas que más se llenan con lo que reporta el equipo.

Seguridad y salud en el trabajo: los registros

La Ley 29783 pone al empleador como garante de la seguridad y salud, con el deber de identificar los cambios en las condiciones de trabajo para tomar medidas preventivas (art. 49). El trabajador comunica al empleador todo evento o situación que ponga o pueda poner en riesgo su seguridad y salud o las instalaciones físicas (art. 79 g). Los accidentes mortales y los incidentes peligrosos se notifican al Ministerio de Trabajo (art. 82).

Los registros los lleva el empleador, en físico o en electrónico, y pueden ir en un solo libro o registro electrónico; las MYPE y las empresas sin alto riesgo llevan registros simplificados (art. 28). El reglamento enumera los obligatorios (art. 33): entre ellos, el de accidentes, enfermedades, incidentes peligrosos y otros incidentes, con su investigación y medidas correctivas, y el de inspecciones internas. Se conservan cinco años, diez los de accidentes e incidentes peligrosos (art. 35). Y el empleador tiene procedimientos para recibir, documentar y responder las comunicaciones de seguridad y salud (art. 37 a).

El Libro de Reclamaciones, que Bedel no es

El Código de Protección y Defensa del Consumidor obliga a los establecimientos comerciales a tener un Libro de Reclamaciones, físico o virtual (art. 150), con un aviso visible de que existe (art. 151), a entregarlo cuando el consumidor lo pide y a remitirlo al Indecopi si lo requiere (art. 152). El proveedor responde los reclamos en 15 días hábiles improrrogables (art. 24.1, modificado por la Ley 31435) (Ley 29571).

Bedel no es un Libro de Reclamaciones ni puede usarse como tal: al WhatsApp del local escriben las personas del equipo que están en la lista para reportar una falla, no los clientes para reclamar. El libro sigue en el local o en la web, como manda la ley.

Datos personales: el reglamento de 2024

La Ley 29733 tiene un reglamento nuevo, el D.S. 016-2024-JUS, publicado el 30 de noviembre de 2024. Para un negocio que recibe reportes por WhatsApp hay tres cosas que hacer, y dos fechas:

• Inscribir el banco de datos. Las personas naturales o jurídicas privadas que crean, modifican o cancelan bancos de datos los inscriben en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales (arts. 42 y 43).
• Comunicar el flujo transfronterizo. Puede ir a un país con nivel adecuado o con cláusulas contractuales modelo (arts. 19 y 20), y «en cualquier caso» se comunica a la Dirección General y se inscribe en el registro (art. 21.2). Con Bedel hay dos: el almacenamiento en la Unión Europea, en Irlanda, y el modelo de inteligencia artificial en Estados Unidos, con cláusulas contractuales tipo.
• Oficial de datos personales. Lo designa quien trata grandes volúmenes de datos o datos sensibles (art. 37). Se exige por tramos: las empresas medianas, desde el 30 de noviembre de 2026; las pequeñas, desde el 30 de noviembre de 2027 (primera disposición complementaria final).

Perú es, de los cinco países, el único con reglas de inteligencia artificial en vigor: la Ley 31814 y su reglamento, el D.S. 115-2025-PCM. La transparencia algorítmica es para los sistemas de riesgo alto (art. 25), y las empresas de comercio y trabajo tienen dos años desde su publicación para adecuarse. Bedel dice desde el primer mensaje que es un asistente de inteligencia artificial. Para residencias universitarias, la página es normativa de residencias en Perú.

Cómo se ve en una clínica de Miraflores

Un lunes a las 8:15, la técnica de admisión ve que la terma del baño del segundo piso se malogró y gotea. Escribe al WhatsApp de la clínica con una foto, sin datos de ningún paciente. Bedel abre el reporte con la categoría de gasfitería y lo manda al celular del técnico, con botones para aceptarlo. Si el plazo se vence, sube a la administración. La técnica recibe aviso cuando alguien lo toma y cuando se cierra, y la fila del Excel sirve para el registro de otros incidentes.

Lo que no hace: no guarda datos de pacientes, no es un software de mantenimiento preventivo, no se conecta con otros sistemas y no junta varias sedes en una sola vista. El detalle, en mantenimiento por WhatsApp; para edificios y juntas de propietarios, en condominios y edificios.