Software de incidencias para comunidades de vecinos: lo que el administrador necesita saber de cada avería

Cómo llega hoy una avería al despacho

Una vecina ve que la puerta del garaje se queda abierta. Se lo comenta al presidente en el rellano, o al conserje si lo hay. El presidente telefonea al despacho; descuelga alguien del equipo del administrador, que lo anota donde puede y llama al cerrajero. El cerrajero dice que pasará. Tres días después otro vecino pregunta en el grupo de la escalera si alguien ha dicho algo, y el presidente telefonea otra vez. Nadie ha obrado mal, y aun así nadie puede decir qué día se comunicó ni cuándo se comprometió el gremio.

Multiplicadlo por las comunidades que lleva un despacho y por las cinco o seis averías abiertas de cada una. El administrador acaba haciendo de centralita, y lo que la junta le pregunta, «¿desde cuándo está esto así?», es justo lo que no tiene escrito.

Las averías de las zonas comunes, y quién interviene

La última columna es lo que distingue a una comunidad de cualquier otro inmueble. El administrador no necesita planificar la jornada de un técnico; necesita contestar con una fecha a un presidente, a un gremio y, llegado el caso, a una aseguradora.

Quién debería poder avisar

Es la decisión que más separa a unos programas de otros, y no tiene una única respuesta buena.

• Todos los vecinos, desde una aplicación. Lo ofrecen muchos programas de administración de fincas. Da transparencia, pero exige que cada propietario se registre, y en una finca con vecinos de ochenta años el registro se queda a medias. También multiplica los avisos repetidos de una misma bombilla.
• Un código en el portal. Quien pasa lo escanea y rellena un formulario. No pide registro, pero tampoco filtra: entra de todo, incluido lo que no es de la comunidad.
• Una lista corta. Hablan el conserje, el presidente, la junta y el equipo del despacho, que son quienes ya reciben las quejas del resto. Se pierde la vía directa del vecino y se gana que cada avería entre una sola vez y bien contada.

Ninguna opción vale para todas las fincas. Una comunidad grande con conserje va bien con la lista corta; una pequeña sin nadie en el portal puede preferir que cada vecino tenga su vía. Lo sensato es elegir sabiendo qué se gana y qué se pierde.

Qué programas existen

Con esta búsqueda aparecen tres familias. Los programas de administración de fincas llevan la contabilidad, los recibos, las juntas y las actas, y traen un apartado de incidencias; son el centro del despacho, y lo normal es que ya tengáis uno. Los de mantenimiento de edificios vienen del facility management y se pensaron para quien tiene técnicos e inventario. Y los gestores de avisos se limitan a recoger la avería y seguirla. Las dos primeras, con nombres y con lo que afirma la web de cada uno, están comparadas en software de mantenimiento de edificios; la tercera, en software de gestión de incidencias.

A la hora de elegir, tres preguntas pesan más que el resto: si el gremio recibe el encargo sin registrarse en nada, si el programa junta todas vuestras comunidades en una pantalla, y si lo que sale se puede enseñar en una junta.

Lo que la ley pide a la comunidad y al administrador

La Ley de Propiedad Horizontal hace obligatorias las obras necesarias para conservar el inmueble y sus instalaciones comunes, sin esperar a un acuerdo de la junta, y encomienda al administrador disponer las reparaciones urgentes y dar cuenta inmediata al presidente. No dice cómo se deja constancia de un aviso: llevar un registro con hora es una decisión del despacho, no una exigencia legal. Aparte están las inspecciones de las instalaciones comunes, con el ascensor a la cabeza. Unas y otras, con su artículo, en normativa de comunidades de vecinos; y lo que puede hacer un programa con esas fechas, en software de revisiones obligatorias.

Dónde encaja Bedel, y lo que no hace

Bedel pertenece a la tercera familia y a la tercera opción: un gestor de avisos con lista corta. No es una GMAO ni un programa de administración de fincas. Cada comunidad tiene su número de WhatsApp. Le escriben quienes constan en su lista, que suelen ser el conserje o portero, el presidente, la junta y la gente del despacho; un vecino cualquiera no abre partes, y se lo sigue contando a quien se lo contaba. El conserje manda la foto de la puerta del garaje y recibe un número. El parte llega al móvil del gremio de puertas, que lo acepta desde su WhatsApp sin instalar nada, y el conserje se entera de que lo han aceptado y, más tarde, de que está resuelto.

Lo que la comunidad haya marcado como urgente suena en el teléfono de guardia a cualquier hora, y alguien encerrado en el ascensor, siempre. Si el gremio deja vencer el plazo, el parte sube a quien esté por encima, que normalmente es el administrador. De cada parte quedan tres horas, aviso, aceptación y cierre, en un Excel que puede llevarse a la junta. Y las inspecciones fechadas de la finca llegan una vez al mes, por WhatsApp, a quien las lleve. Está contado con un ejemplo completo en incidencias en comunidades de vecinos, y para otras clases de inmueble, en gestión de incidencias por WhatsApp.

Lo que no hace, y conviene saber antes de una llamada:

• No hay una pantalla con todas las comunidades del despacho. Cada finca es una cuenta, con su número y su Excel; quien administra treinta, abre treinta.
• No da entrada a todos los vecinos: habla quien consta en la lista.
• No administra la finca: ni recibos, ni contabilidad, ni actas, ni votaciones.
• No se conecta con el programa del despacho ni con el de la conservadora del ascensor.
• No lleva inventario de instalaciones, y no guarda las actas de las inspecciones ni el libro del edificio.
• No reemplaza al 112 cuando una persona corre peligro.

Los datos se guardan en la Unión Europea. Para un despacho, lo razonable es probarlo en una sola comunidad, la que más llamadas genera, y decidir con ese Excel delante. Si lo que os falta es el programa de mantenimiento con inventario, empezad por GMAO; si es sólo poner orden en las averías, por software de gestión de averías.