Función
Quien se va lo dice por WhatsApp, y conserjería y cocina lo saben sin apuntar nada
Miércoles, 18:20. Una colegiala escribe al número del colegio: «me voy del 5 al 9, el 5 como aquí y ceno fuera». Bedel apunta cuatro noches fuera, una fila por noche, y deja en pie su comida del día 5. Quita de cocina la cena de cada una de esas noches, el desayuno de cada mañana siguiente y la comida de los días que pasa enteros fuera. Conserjería recibe en su móvil «🚪 Libro de salidas · … (hab. 312) DUERME FUERA 4 noches», y ella, la confirmación de lo que se le ha quitado.
Qué escribe la residente, y qué pasa con cada cosa
| Lo que escribe la residente | Qué hace Bedel |
|---|---|
| «Me voy del 5 al 9» | Apunta las noches del 5 al 8, una fila por noche; el 9 es el día de vuelta y no cuenta como noche. Avisa a conserjería y quita de cocina la cena de cada noche y el desayuno siguiente |
| «Esta noche no duermo aquí», a las 00:30 | Apunta la noche que ya ha empezado, no la de mañana, y le contesta «🚪 Anotado, te apunto fuera esta noche…» |
| «Me voy el viernes, pero como aquí» | Deja en pie la comida del día que se va. De los dos días frontera sólo apunta lo que ella dice; si no dice nada, cocina sigue con la previsión que tenía |
| «Salgo a cenar con mi familia, vuelvo a las 23:00» | Lo apunta como salida del día, no como noche fuera: avisa a conserjería y le contesta que, si al final duerme fuera, lo diga y se apunta también |
| Conserjería abre el panel el lunes | Ve las noches agrupadas en tramos: desde qué día, hasta qué noche, cuántas noches, el día de vuelta y qué come el día que se va y el día que vuelve |
| Dirección pide el Excel de ausencias | Sale desde hoy y para los 90 días siguientes, o para el rango que se elija: una fila por tramo, con «El día que se va come», «Días sin ninguna comida» y «El día que vuelve come» |
| Llega el día de vuelta | Por la mañana le pregunta «¿Llegas hoy?» con dos botones; si contesta que no, apunta otra noche fuera. Más en llegadas y room rack |
Una fila por noche, y el día de vuelta aparte
La residente lo escribe como lo diría en recepción, y Bedel saca de ahí dos cosas distintas: si es una salida del día o si duerme fuera, y qué noches. Cada noche fuera es una fila; el día en que vuelve no es otra noche. Un puente son tres filas sueltas, y el panel las junta en un tramo.
- «Me voy del 5 al 9» son las noches del 5, 6, 7 y 8, y la vuelta el 9.
- «Esta noche no duermo» sin fecha es la noche de hoy; de madrugada, la que ya ha empezado.
- Una salida del día avisa a conserjería y no toca nada del comedor.
- Desde el panel, el equipo puede apuntar un tramo de hasta 31 noches; una ausencia más larga se dice con la fecha de salida en la ficha de la persona.
Lo que come el día que se va y el día que vuelve
Las noches fuera dicen solas qué no come: la cena de esa noche, el desayuno de la mañana siguiente y, si el día entero está fuera, también la comida. Los dos días frontera no: el día que se va puede comer, y el día que vuelve puede no cenar. Ahí Bedel apunta lo que ella dice y no se inventa el resto. El detalle de la cuenta, en comedor.
- Lo que se quita entra como bajas de comedor visibles, con su nota, para que cocina las vea y pueda corregirlas.
- Si no dice nada de esos dos días, cocina conserva la previsión que ya tenía.
- Desde el panel, el día que se va se puede apuntar un pícnic en lugar de la comida o la cena que no hace en el centro.
- Bedel no le pregunta qué come el día que vuelve: preguntar a quien ya ha avisado es lo que hace que la siguiente vez no avise.
El aviso a conserjería
Cuando el aviso llega por WhatsApp no había nadie del equipo delante, así que Bedel lo pone en el móvil del puesto que el centro tenga asignado a las salidas, normalmente conserjería. Lleva el nombre, la habitación, las noches y lo que se ha descontado de cocina. Cuando lo apunta el equipo desde el panel no se avisa: quien lo escribe ya lo sabe.
- Una noche: «🚪 Libro de salidas · … DUERME FUERA esta noche. (cena y desayuno descontados de cocina)».
- Varias noches: el número de noches y el rango de fechas, dicho en palabras.
- Una salida del día: «… avisa de una SALIDA», con la nota si la hay.
- A medianoche, Recepción puede pedir con «/presencia» quién está dentro y quién duerme fuera.
Tramos en el panel y Excel de ausencias
El panel no enseña filas sueltas sino tramos: quién no duerme en el centro, de qué día a qué día y qué come en los dos bordes. Esos tramos se cruzan con lo que cocina tiene registrado, que es la misma fuente de la previsión de comensales: si el papel y el panel contaran distinto, el centro volvería al papel.
- El Excel de ausencias sale por defecto desde hoy y para los 90 días siguientes, porque los puentes y las vacaciones se avisan con semanas de antelación.
- Se puede pedir otro rango para cerrar un mes.
- Columnas: habitación, colegial, desde, hasta la noche del, noches, vuelve el, qué come el día que se va, días sin ninguna comida, qué come el día que vuelve, cuándo lo avisó y nota.
- La última fila dice de qué rango es la lista, para que dos descargas distintas no parezcan la misma.
La vuelta
El libro también sabe cuándo se ha vuelto. Si alguien entra después de dormir fuera, porque Recepción le marca la entrada o porque cocina apunta que ha pasado por el comedor, lo que quedaba de esa ausencia deja de ser verdad y se deshace. Y el día de vuelta, por la mañana, Bedel le pregunta si llega.
- Al volver antes de tiempo se quitan las noches que quedaban y las bajas de cocina que colgaban de ellas.
- Lo que la residente pidió por su cuenta, como un «hoy no ceno», se queda.
- Una ausencia aparte, la del fin de semana siguiente por ejemplo, no se toca.
- Si contesta «No llego hoy», se apunta otra noche y al día siguiente se le vuelve a preguntar.
Lo que no hace
- No avisa a la familia de que la residente sale o vuelve.
- No pide justificación ni permiso: apunta lo que se le dice. Las normas de salidas son del centro y las aplica el centro.
- No pregunta a qué hora llega quien vuelve, así que no sabe si llega a tiempo para la cena.
- No avisa a conserjería de lo que el equipo apunta desde el panel.
Preguntas frecuentes
¿Tiene que avisar la residente con una fórmula concreta?
No. Lo escribe como lo diría en recepción: «me voy del 5 al 9», «esta noche no duermo», «voy a estar fuera el finde». Bedel distingue si es una salida del día o una noche fuera, saca las noches y el día de vuelta, y apunta lo que diga de las comidas de esos dos días. Le contesta con lo que ha apuntado y con lo que le ha quitado de cocina.
¿Cocina deja de contar a quien duerme fuera?
Sí. De cada noche fuera salen la cena de esa noche y el desayuno de la mañana siguiente, y la comida de los días que pasa enteros fuera. No se resta en silencio: son bajas normales, con su nota, que cocina ve y puede corregir. El tramo del panel y la previsión de comensales leen la misma fuente, así que cuentan lo mismo.
¿Quién recibe el aviso de que alguien duerme fuera?
El puesto que el centro tenga asignado a las salidas, normalmente conserjería, en el WhatsApp de quien esté en ese puesto. El aviso lleva el nombre, la habitación, las noches y lo que se ha descontado de cocina. Si la ausencia la apunta el equipo desde el panel no se manda aviso, porque quien la escribe ya lo sabe.
¿Qué pasa si vuelve antes de lo previsto?
Cuando Recepción le marca la entrada, o cocina apunta que ha pasado por el comedor, Bedel entiende que ha vuelto: quita las noches que quedaban de esa ausencia y las bajas de cocina que dependían de ellas. Lo que ella pidió por su cuenta, como un «hoy no ceno», no se toca, y tampoco una ausencia distinta que tenga apuntada más adelante.
¿Se puede sacar el libro de un mes concreto?
Sí. El Excel de ausencias sale por defecto desde hoy y para los 90 días siguientes, y se puede pedir el rango que se quiera para cerrar un mes. Tiene una fila por tramo con la habitación, el nombre, las fechas, las noches, el día de vuelta, qué come el día que se va y el que vuelve, cuándo lo avisó y la nota.
¿Se avisa a la familia cuando un residente sale?
No. El libro de salidas avisa a conserjería y a cocina, no a la familia. Si una madre pregunta al número del centro si su hijo duerme hoy en la residencia, Bedel no le dice si está dentro o fuera: lo que es del residente mayor de edad es suyo. La atención a familias tiene su propia página.
Funciones relacionadas
- ComedorBajas, pícnics, raciones guardadas y comidas a la habitación por WhatsApp, con hora de corte por servicio y el recuento en el móvil de cocina.
- Llegadas y room rackEl room rack que ya lleva el centro, importado y devuelto al día, con quién está dentro ahora, el plan de evacuación y el «¿Llegas hoy?».
Para cada tipo de centro
- Colegios mayoresPara colegios mayores: el comedor con sus bajas, pícnics y alérgenos; las actividades con su convocatoria y su encuesta; familias e interesadas; y lo que es de dirección, a dirección.
- Residencias universitariasPara residencias de una universidad o adscritas a ella: atención en el idioma de cada residente, averías y limpieza con empresas externas, las llegadas de cada cuatrimestre y las consultas de plaza.
- Residencias de estudiantesPara residencias de estudiantes y operadores PBSA: atención por WhatsApp en el idioma del residente, averías con responsable y plazo, llegadas, presencia y paquetería.
- ColivingPara coliving y flex living: atención en el idioma de cada residente, averías con responsable y plazo, reservas de espacios comunes, paquetería y comunicados sin grupos.
- Residencias de investigadoresPara residencias de investigadores, posgrado y profesores visitantes: llegadas cualquier semana del año, respuesta en el idioma de cada uno, mantenimiento y limpieza contratados fuera, y el final de cada estancia.
- Albergues y hostelsPara albergues, hostels y albergues de peregrinos: las dudas de la casa contestadas en el idioma de cada huésped, las averías con responsable y plazo, y la noche cubierta sin nadie en el mostrador.
- Apartamentos turísticosPara apartamentos turísticos, aparthoteles y media estancia: respuestas en el idioma del huésped, averías con técnico y plazo, avisos a limpieza entre estancias y normas de la casa.
- Build to rentPara edificios build to rent y flex living: averías con responsable y plazo aunque el mantenimiento sea externo, paquetes con aviso, reservas de zonas comunes, avisos del edificio y normas de la casa contestadas.