¿Le aplica la Ley 3/2022 a una residencia universitaria?
Depende de su vínculo con la universidad. La ley obliga a las universidades (art. 2) y no nombra a las residencias. A una residencia adscrita le llegan las Normas de Convivencia de su universidad por la adscripción; a una de la propia universidad, porque su régimen interno se elabora según los Estatutos de ésta; a una residencia privada sin vínculo universitario, no le llega. En todos los casos la potestad disciplinaria sobre el estudiantado es del rectorado (art. 8). Bedel aporta el cauce confidencial y la regla de que una queja de convivencia la lee una persona.
¿Puede llevar la convocatoria de plazas?
No. Contesta a quien pregunta por plaza con el texto que la residencia escribe para cuando hay plazas y para cuando no, envía el documento informativo si lo habéis subido, puede decir la condición de admisión que fijéis —por ejemplo, estar matriculado en la universidad— y apunta a esa persona en una lista del panel con su estado. La solicitud, la baremación y la adjudicación siguen en el procedimiento de la universidad, y el correo de cada noche dice cuántas consultas de plaza hubo.
¿Funciona si el mantenimiento y la limpieza son de una empresa externa?
Sí, y es el caso más habitual. Cada puesto del organigrama es un grupo de personas con su WhatsApp: el técnico de la contrata recibe el parte con la foto, lo acepta y lo cierra con botones, y quien limpia recibe los avisos de cada habitación. Lo que Bedel no registra es el contrato con la empresa ni las horas de cada operario: eso sigue en vuestra contabilidad.
¿Qué pasa con los estudiantes que llegan a mitad de curso?
Se dan de alta con su primer y su último día, en el mismo Excel de residentes o uno por uno desde el panel. Hasta ese primer día no cuentan en el plan de evacuación ni en el comedor, si lo hay, y desde que escriben se les contesta en su idioma con lo que la residencia tiene escrito: la wifi, los horarios, las normas, cómo avisar de una avería. Cuando se van, la residencia ejecuta su derecho de supresión desde el panel: se borran sus conversaciones y su presencia, y las averías que abrió se quedan sin su nombre.
La universidad tiene varias residencias. ¿Se ven juntas?
No. En Bedel una cuenta es una residencia, con su número, su organigrama, su normativa y su panel; una universidad con tres residencias tiene tres cuentas y no hay una pantalla que las sume. Cada dirección recibe su correo de cada noche, el semanal los domingos y el mensual el último día del mes, con lo que entró fuera de horario, los idiomas, las incidencias y las consultas de plaza, y lo puede reenviar a quien lleve las residencias en la universidad.
¿Quién responde de los datos, la residencia o la universidad?
Responde quien decide para qué se tratan: la universidad, si la residencia es suya, o la entidad titular, si está adscrita. Bedel trata los datos por cuenta de ese responsable, con un contrato de encargo publicado que se puede firmar. El proveedor del modelo de IA no entrena con los datos de los centros. Si la residencia depende de una universidad pública de una comunidad con autoridad de protección de datos propia, puede ser esa autoridad, y no la AEPD, la que la supervise.
