¿Sirve si los investigadores llegan cualquier día del año?
Sí. Cada persona se da de alta con su móvil desde el panel, una a una o con un Excel, cuando se confirma su estancia, y desde su primer mensaje recibe respuesta en su idioma con lo que la residencia tiene escrito. Si llega con un número y a los dos días usa otro, recepción le da un código de un solo uso que ata el número nuevo a su ficha. No hay que configurar un periodo de entradas: el rack del año admite una fecha distinta en cada fila.
¿Qué pasa si escribe a las once de la noche del día que llega?
Bedel contesta con el manual de la residencia: la wifi, cómo funciona la lavandería, dónde va la basura, a qué hora abre la oficina. Si se ha roto algo, abre el parte; si es urgente, avisa al puesto que cubre ese horario según el organigrama, y si puede esperar, lo recibe quien entra de turno por la mañana. Lo que no está escrito no lo inventa: lo pasa a una persona.
¿En qué idiomas contesta?
En el del último mensaje que recibe, también si alguien cambia de idioma a mitad de conversación. Los que se prueban son español, inglés, francés, italiano, alemán y portugués. Las horas, los enlaces, las cifras y los nombres no se traducen. El manual se escribe una vez, en español, y lo que escribe el equipo, como los comunicados, sale tal como se escribió.
¿Cómo se trabaja con una empresa de mantenimiento externa?
El técnico de la empresa entra en el organigrama como cualquier persona del equipo, con su móvil. Recibe cada parte con la foto, la categoría y el plazo, lo acepta y lo cierra con botones desde su WhatsApp, y le llegan los recordatorios del plazo. Si un parte urgente vence, vuelve a sonar cada día y a los tres días sube a dirección. En el panel se ve cuánto tarda en coger y en cerrar, y el Excel de partes sirve para la reunión de seguimiento con la empresa.
¿Obliga la Ley 2/2023 a una residencia de investigadores a tener canal de denuncias?
Depende de quién sea la titular. Si es una universidad pública o una fundación del sector público, sí, sea cual sea su plantilla: el artículo 13.1 obliga a todas las entidades del sector público y nombra a las universidades públicas y a las fundaciones del sector público. Si es una entidad privada, sólo a partir de cincuenta personas contratadas, contadas por entidad y no por edificio (art. 10.1.a). En los dos casos la obligación es de la entidad, no de la residencia, y el canal confidencial de Bedel no sustituye a su sistema interno ni a su responsable.
¿Puede la oficina internacional ver lo que pasa en la residencia?
Sí, con un usuario del panel que vea sólo las secciones que le tocan y en modo lectura, por ejemplo las conversaciones y los partes, sin poder cambiar nada. Si además tiene un puesto en el organigrama, lo que el organigrama le asigne llega a su móvil. Lo que no hay es una vista que junte varias residencias de la misma institución: cada cuenta es una residencia.
¿Qué pasa con los datos cuando termina la estancia?
La residencia ejecuta el derecho de supresión desde el panel cuando se lo piden o cuando lo dice su política de conservación: se borran las conversaciones, los paquetes y la presencia de esa persona, sus partes quedan sin su nombre y queda constancia de la petición. La base de datos vive en la Unión Europea, y el contrato de encargo del tratamiento está publicado para que lo revise el delegado de protección de datos de la institución.
