Función

Cada acto con su convocatoria, sus recordatorios y su encuesta de después

Miércoles, 18:00. La dirección da de alta en el panel la tertulia del jueves a las 20:30, de asistencia obligatoria, para todas las colegialas. A cada una le llega por WhatsApp la convocatoria con tres botones: «Voy», «No voy» y «Tal vez». Quien pulsa «No voy» recibe la pregunta por el motivo, y lo que contesta queda en la ficha del acto. El jueves, una hora antes, sale el recordatorio a quien dijo que iba o que quizá, y cuando ya ha empezado, la dirección pide opinión con un botón.

Qué pasa con cada acto, y qué hace Bedel

Lo que pasa	Qué hace Bedel
Una colegiala pregunta «¿a qué hora es la cena de gala?»	Contesta con la hora y el lugar: tiene en su contexto los actos de los próximos 14 días. Si ese acto tiene cartel y no hay duda de cuál es, se lo manda
Pulsa «Voy» en la convocatoria	Queda apuntada. En el panel se ve quién va, quién no, quién duda y quién no ha contestado, y si el mensaje se entregó y se leyó
Pulsa «No voy» en un acto obligatorio	Le pide el motivo. Lo que escribe en la hora siguiente se guarda como justificación; si contesta más tarde, la IA lo relaciona con el acto mientras la pregunta siga viva
Faltan 24 horas para el acto	Recordatorio a quien dijo «Voy» o «Tal vez», sin volver a preguntar, y otro una hora antes. A quien dijo «No voy» no se le recuerda
La hora del acto cambia después de anunciarlo	Una sola línea con lo nuevo, sólo a quien recibió la convocatoria y sin repetir la tarjeta de botones. Antes de anunciar, el panel avisa si la descripción dice otra hora
El acto ya ha empezado	El equipo pide opinión con un botón y cada persona que dijo «Voy» recibe un enlace personal a cuatro preguntas, de un solo uso y válido siete días
Empieza el mes	Cocina recibe por WhatsApp los cumpleaños y días especiales del mes, una línea por fecha, para apuntarlos en su agenda

Convocar y confirmar

El acto se da de alta en el panel con su título, lugar, fecha y tipo; a quién va (residentes, familias, equipo o todos); si es obligatorio; si se repite cada semana, cada quince días o cada mes; y, si se quiere, un cartel. Bedel manda la convocatoria con «Voy», «No voy» y «Tal vez», y con una plantilla aprobada con los mismos tres botones a quien tiene la ventana de 24 horas cerrada.

Las familias sólo la reciben si están verificadas y han dado su consentimiento.
A las personas del equipo que están fuera de su horario no se les manda, salvo que el acto sea una urgencia.
Antes de enviar, el panel avisa si el acto ya pasó o si la descripción dice una hora distinta de la de la ficha; el centro confirma y sigue.
Recepción puede apuntar a mano a quien confirma en persona, y a esa persona ya no le llega la invitación.

Recordatorios 24 horas y una hora antes

Si el acto tiene activado el recordatorio, sale dos veces: 24 horas antes y una hora antes, cada una una sola vez. Va a quien dijo «Voy» o «Tal vez», con el mismo texto del acto y sin botones, porque ya ha contestado. Si el acto nunca se anunció con botones, nadie ha podido marcar y se recuerda a toda su audiencia.

El botón de recordar del panel sigue la misma regla que el automático, para que los dos no decidan distinto.
A quien no ha contestado no se le recuerda: se le vuelve a preguntar, que es otra acción.
Reenviar a todos pide confirmación y dice a cuántos que ya contestaron les va a llegar otra vez.
Respeta el cupo de avisos del centro y el límite de envíos de WhatsApp; el panel avisa antes de anunciar si no caben todos.

Actos obligatorios: el motivo de no ir

En un acto obligatorio la convocatoria lo dice con todas las letras: «⚠️ Asistencia obligatoria. Si no puedes venir, te pediré el motivo». Quien pulsa «No voy» o «Tal vez» recibe la pregunta, y lo que contesta se guarda en su fila del acto, que dirección ve en el panel.

Lo que escribe en la hora siguiente se guarda tal cual como motivo.
Si contesta a la mañana siguiente, la IA sabe que hay un motivo pendiente y lo relaciona; si hay fila que escribir lo decide la base de datos, no el modelo.
La pregunta deja de estar viva un día después de empezar el acto, y nunca dura más de siete días.
La asistencia se descarga en CSV o en Excel: nombre, respuesta, origen, estado de envío y si se leyó.

La encuesta de después, anónima por construcción

Cuatro preguntas: qué le ha parecido la actividad, qué le han parecido los formadores o el personal, si le ha resultado útil y qué mejoraría. Cada una con sus opciones y «Otros», que abre un comentario. Se contesta en un enlace, no en el chat, porque todo lo que pasa por el chat queda en la conversación del panel.

Sólo la recibe quien dijo «Voy» o a quien Recepción apuntó a mano: a quien no fue no se le pregunta qué le pareció.
En la conversación queda que se le pidió opinión, sin el enlace, para que nadie del equipo conteste por ella.
Se guarda sólo el hash del enlace, y la respuesta se guarda sin teléfono, sin enlace y sin hora: no hay columna que las una.
Con menos de tres respuestas el panel dice cuántas faltan en lugar de enseñar las que hay, y los comentarios salen barajados.

Cumpleaños y días especiales, a cocina

A principio de cada mes, cocina recibe por WhatsApp las fechas del mes en las que tiene que preparar algo: cumpleaños y días especiales del centro, una línea por fecha con el día de la semana. Es el mismo aviso mensual que lleva a Mantenimiento sus revisiones con fecha, en su propio bloque: ver mantenimiento preventivo.

El aviso intenta salir cada día hasta que sale, y no se repite dentro del mismo mes.
Si sale tarde, sólo lleva lo que queda por delante del mes.
Si no llegó a nadie del puesto, se vuelve a intentar al día siguiente.
Las fechas las carga Bedel al configurar el centro, con la lista que entrega el centro.

Lo que no hace, dicho antes de la demo

No lanza la encuesta sola: la pide el equipo con un botón cuando el acto ha empezado.
No se contesta dentro del chat: la encuesta va por enlace, para que la respuesta no quede en la conversación.
No gestiona aforo, listas de espera ni pagos de una actividad: confirma asistencia, no inscribe ni cobra.
No manda recordatorios automáticos de un acto si no están activados en ese acto, ni a quien dijo «No voy».
No tiene una pantalla para que el centro suba los cumpleaños: se cargan al configurar el centro.

Preguntas frecuentes

¿Quién recibe la convocatoria de un acto?

La audiencia que se elige al darlo de alta: residentes, familias, equipo o todos. Las familias sólo si están verificadas y han dado su consentimiento. A las personas del equipo que están fuera de su horario no se les manda, salvo urgencia. Quien ya está apuntado a mano por Recepción no recibe la invitación.

¿Qué pasa si alguien no puede ir a un acto obligatorio?

Al pulsar «No voy» o «Tal vez», Bedel le pide el motivo. Lo que escribe en la hora siguiente se guarda como justificación. Si contesta más tarde, por ejemplo a la mañana siguiente, la IA relaciona su mensaje con el acto pendiente y lo guarda igual. La pregunta deja de estar viva un día después de empezar el acto.

¿La encuesta es anónima de verdad?

Sí, y no por esconder datos sino porque no se guardan juntos. El enlace es personal y de un solo uso, y de él se guarda sólo el hash. La respuesta se guarda sin teléfono, sin enlace y sin hora. El panel no enseña nada con menos de tres respuestas ni dice quién ha contestado, y los comentarios salen barajados.

¿Cuándo se mandan los recordatorios?

Si el acto tiene el recordatorio activado, 24 horas antes y una hora antes, una vez cada uno. Van a quien dijo «Voy» o «Tal vez», sin botones. Si el acto no se anunció con botones, se recuerda a toda la audiencia. A quien no ha contestado se le puede volver a preguntar desde el panel.

¿Y si cambiamos la hora después de anunciarlo?

Desde el panel se avisa del cambio: sale una sola línea con lo nuevo, sólo a quien recibió la convocatoria, sin volver a mandar la tarjeta de botones a quien ya contestó. Además, antes de anunciar, el panel avisa si la descripción del acto dice una hora distinta de la de la ficha.

¿Le llega la convocatoria a quien lleva días sin escribir al centro?

Sí. Fuera de la ventana de 24 horas de WhatsApp la convocatoria sale por una plantilla aprobada que lleva los mismos tres botones, así que se ve y se contesta igual. Lo que sí cuenta es el cupo de avisos del centro: si no caben todos, el panel lo dice antes de anunciar.

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