Función

El room rack que ya lleváis entra en Bedel y sale al día

Domingo, 21:40. Recepción tiene delante el room rack del curso: una columna por día, una marca por cada noche que cada residente duerme en la casa y, abajo, la fila de TOTALES COMEDOR que alguien suma a mano. Esa hoja se sube a Bedel tal cual. A partir de ahí, los «este finde no duermo» que llegan por WhatsApp se apuntan solos, la hoja se descarga al día con los totales calculados y, si suena la alarma de madrugada, hay un Excel con quién está dentro, habitación por habitación.

Qué pasa en el centro, y qué hace Bedel con cada cosa

Lo que pasa en el centro	Qué hace Bedel
Recepción sube el Excel del room rack, con una columna por día	Deduce desde cuándo está cada persona, hasta cuándo y qué noches no duerme: los huecos en blanco entre medias. La marca es la vuestra («PC», «MP», una X): cualquier casilla escrita cuenta como «está»
Una fila del rack lleva el nombre con un solo apellido	La empareja con quien ya está dada de alta si sólo encaja una persona; si encajan dos, lo dice y decide quien conoce la casa. No da de alta a nadie: el rack no trae teléfonos
Dirección se descarga el rack a final de mes	La misma hoja, al día: la columna «No duerme en la resi», las filas de cubiertos fijos, TOTALES COMEDOR calculado y una nota en el día que alguien se va o vuelve, como «Sale · come · picnic de la cena»
Suena la alarma a las 02:00	El plan de evacuación sale en Excel con dos hojas: quién está en el edificio según Bedel y quién consta fuera y por qué, con habitación, nombre y móvil, ordenado planta a planta
Una residente vuelve hoy de un puente y nadie le ha marcado la entrada	Por la mañana le llega «🚪 Según el libro de salidas, hoy martes 22 es tu día de vuelta. ¿Llegas hoy?» con dos botones. Si pulsa «No llego hoy», apunta otra noche fuera y avisa a conserjería
Cocina ve en el comedor a una residente que constaba fuera	Con un botón del panel apunta su llegada. Si venía de dormir fuera, se cierra la ausencia y se deshacen las bajas de comedor que colgaban de esas noches
Recepción escribe «/presencia» en su WhatsApp a medianoche	Recibe quién está dentro y quién duerme fuera, con la misma regla que la lista del panel y el plan de evacuación

Importar el rack sin rehacerlo

El room rack no es una lista de personas: es una rejilla, una columna por día del curso y una marca por noche. Bedel lee esa forma, no otra. Antes de aplicar nada enseña lo que ha entendido: de qué día a qué día va la hoja, a cuántas personas ha leído y cuántas filas se ha saltado a propósito, como las de totales, comunidad o notas. Un salto callado es un error que nadie ve.

«Desde» es el primer día marcado; si coincide con la primera columna de la hoja, se deja sin fecha, porque ahí no se sabe si llegó ese día o ya estaba.
«Hasta» es el último día marcado, con la misma cautela por el otro lado: que la hoja se acabe no quiere decir que la persona se vaya.
Las noches fuera son los días en blanco entre medias, lo mismo que se cuenta a mano en la columna de quien no duerme en la casa.
Sólo se escriben las noches de hoy en adelante, y volver a subir el mismo rack no las duplica.

Emparejar por nombre, sin crear a nadie

Un rack no trae teléfonos, y sin teléfono un residente no le sirve a Bedel, que le habla por WhatsApp. Por eso importar el rack no da de alta a nadie: casa cada fila con quien ya está en el directorio y le pone sus fechas. La habitación no vale de clave, porque se reasigna cada curso, que es justo cuando se sube un rack nuevo.

Se compara el nombre sin tildes, sin mayúsculas y sin espacios dobles.
Si al rack le falta el segundo apellido y sólo una persona empieza así, se empareja con ella.
Si encajan dos, no se elige a la de arriba: se dice que hay dos.
Quien no aparece en el directorio se lista por su nombre, en vez de crear un duplicado sin móvil.

Descargar la hoja al día

La otra mitad es devolver la hoja con lo que ha pasado: las noches fuera avisadas por WhatsApp y las altas y bajas del panel. Sale en el mismo formato, y se puede volver a subir sin que cambie lo que se lee. Lo que deja de hacerse a mano es la suma de abajo.

Fila de fechas y fila de días de la semana arriba, como en la hoja del centro, con la marca que use la casa.
TOTALES COMEDOR se calcula sobre la comida y cuenta a quien come de verdad el día que se va y el día que vuelve, más los cubiertos fijos de cada grupo.
Una nota en la casilla de esos dos días dice qué come: «Vuelve · no come · cena», por ejemplo.
Sin fechas, se descarga el curso en el que estamos, de septiembre a agosto.

Quién está dentro ahora, y el plan de evacuación

La lista en vivo del panel sólo mira lo que dice algo de ahora: la noche de ayer, la de hoy y los movimientos de hoy. El error que no se puede cometer es dar por fuera a alguien que está dentro, así que sin una prueba de que se ha ido, una persona que vive en el centro figura dentro. Recepción no tiene que marcar la vuelta de nadie.

Cuatro estados: dentro, fuera (salió hoy y no consta que haya vuelto), duerme fuera, y fuera con «vuelve hoy», que pasa a «confirmado» si dijo que sí a la pregunta de la mañana.
El plan de evacuación usa la misma regla y lleva en la primera fila el día y la hora a la que se sacó.
La hoja de quienes constan fuera avisa de que alguien que ha vuelto sin que se le marque la entrada puede estar dentro.
Sólo entra quien vive hoy en el centro: quien ya se ha ido, o no ha llegado al centro, no está en el edificio.

«¿Llegas hoy?» y la llegada al comedor

Hay quien dice que vuelve un día y no vuelve, y cocina cuenta con esa persona. Por eso, a quien según el libro de salidas vuelve hoy, Bedel le pregunta por la mañana si llega, con dos botones. A las 9:00 por defecto, o a la hora que pida el centro entre las 8:00 y las 11:00.

Sólo se pregunta a quien durmió fuera anoche, no duerme fuera esta noche y no consta que haya entrado.
«Sí, llego hoy» deja todo como está; «No llego hoy» apunta otra noche fuera, quita la comida y la cena de hoy y el desayuno de mañana, y avisa a conserjería. Mañana se le vuelve a preguntar.
Con la ventana de 24 horas cerrada sale por una plantilla con los mismos botones; sin esa plantilla aprobada, no se manda una pregunta sin botones que nadie recogería.
La llegada al comedor la marca cocina con un botón o la residente diciendo por WhatsApp que va a comer. Más sobre la cuenta de cocina en comedor.

Lo que no hace

No controla el acceso físico: ni QR, ni torniquete, ni tarjetas. Bedel sabe lo que se le dice y lo que el equipo marca.
No cuenta a quien no avisa: si alguien duerme fuera sin decirlo, figura dentro.
Importar el rack no da de alta a nadie, porque el rack no trae teléfonos: cada residente tiene que estar antes en el directorio.
Al importar no escribe las noches ya pasadas: sólo lo que queda por delante.
Sin la plantilla aprobada, el «¿Llegas hoy?» no llega a quien tiene la ventana de 24 horas cerrada.

Preguntas frecuentes

¿Tenemos que cambiar el formato de nuestro room rack?

No. Bedel lee la rejilla tal como la lleváis: una tira de fechas en las primeras filas, la habitación y el nombre en las primeras columnas y una marca en cada noche que la persona duerme en la casa. La marca puede ser la que uséis, porque cualquier casilla escrita cuenta. Las filas de totales, de comunidad o de notas se saltan, y la vista previa dice cuántas se ha saltado antes de aplicar nada.

¿Qué pasa con quien está en el rack pero no en Bedel?

No se crea. El rack no trae teléfonos y Bedel habla con cada residente por WhatsApp, así que un alta sin móvil no serviría. Al aplicar el rack, quien no encaja con nadie del directorio sale en una lista por su nombre, y si un nombre encaja con dos personas también se dice. Se da de alta a la persona en el directorio y se vuelve a aplicar: las noches no se duplican.

¿Es fiable el plan de evacuación?

Es tan fiable como lo que se ha dicho y marcado, y está hecho para no fallar por el lado peligroso. Sólo da por fuera a alguien con una prueba: que durmió fuera anoche y hoy no consta que haya entrado, o que hoy se le marcó una salida y no una entrada después. Ante la duda, dentro. La segunda hoja lista a quienes constan fuera y el motivo, para comprobarlo.

¿A qué hora llega el «¿Llegas hoy?» y a quién?

A las 9:00 de la hora del centro, salvo que el centro pida otra entre las 8:00 y las 11:00. Sólo lo recibe quien tiene hoy su día de vuelta según el libro de salidas y no consta que haya entrado: si ya consta su entrada, no se le pregunta. Si contesta que no llega, se le apunta otra noche fuera y al día siguiente se le vuelve a preguntar.

¿Puedo volver a subir la hoja que me descargo?

Sí, está hecha para eso. La hoja descargada tiene la misma forma que la vuestra, con las fechas arriba y la misma marca en cada noche dentro. Las notas del día que alguien se va o vuelve no cambian lo que se lee al subirla, y las noches fuera que ya estaban apuntadas no se vuelven a escribir.

¿Hay que marcar la entrada de cada persona que vuelve?

No hace falta. La lista en vivo deduce la vuelta de la noche de ayer y la de hoy, así que nadie se queda fuera para siempre por no haberle marcado la entrada. Si Recepción la marca, o cocina apunta que ha pasado por el comedor, la ausencia se cierra antes y se deshacen las bajas de cocina que dependían de esas noches.

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