Función

Las revisiones con fecha llegan al móvil de Mantenimiento antes de que venzan

1 de noviembre, 08:00. El técnico de mantenimiento recibe en su WhatsApp un mensaje que empieza por «🔧 Noviembre: revisiones y certificados que tocan» y, debajo, una línea por obligación con qué es, cuándo vence y quién la hace: el certificado anual de las calderas, que vence el 1 de diciembre. Esa fecha estaba en el cuaderno de mantenimiento del centro, en una hoja que se abre cuando alguien se acuerda. Bedel la ha cargado como recordatorio del puesto de Mantenimiento, con un mes de margen, y la manda sola.

Qué entra y qué sale cada mes

Lo que pasa en el centro	Qué hace Bedel
El centro entrega su cuaderno de mantenimiento	Un guion interno de Bedel lee las inspecciones y certificados que tienen fecha y carga cada uno como recordatorio del puesto de Mantenimiento, con un texto que dice qué es, cuándo vence, cada cuánto toca y quién lo hace
Una inspección de un organismo de control vence en abril	El recordatorio se fija el día 1 de un mes anterior, con el margen que se elige para esa obligación: por ejemplo, dos meses si hay que contratarla y uno si el proveedor ya tiene contrato
Llega el día 1 del mes	Las personas del puesto de Mantenimiento reciben por WhatsApp el bloque «🔧 … revisiones y certificados que tocan», una línea por obligación y por orden de fecha
Ese puesto tiene también cumpleaños o días especiales cargados	Las obligaciones van aparte y primero, en su propio bloque, para que no se lean como una línea más de la agenda
El envío del día 1 no ha podido salir	El cron corre cada día y manda el bloque del mes la primera vez que puede, sólo con lo que queda por delante. Si no llegó a nadie, lo vuelve a intentar en la siguiente pasada
Según el cuaderno, una revisión ya está vencida	La línea lo marca con ⚠️ y dice en qué fecha venció según el cuaderno, para que no se lea como una más
Una revisión destapa algo roto	Mantenimiento abre un parte desde el mismo WhatsApp con «/averia» y lo que pasa, y sigue el circuito de averías e incidencias

De dónde salen las fechas

No hay formulario: las fechas se cargan desde el cuaderno que el centro ya lleva. Un guion interno lee las obligaciones con fecha —una inspección de un organismo de control, un certificado anual de un proveedor— y las deja como recordatorios del puesto de Mantenimiento. Lo que la hoja no fecha no entra, porque inventarle un día sería peor que no tenerlo.

Cada obligación lleva el texto como lo escribe la casa: qué es, cada cuánto toca, quién la hace y cuándo vence.
Del proveedor sólo se carga el nombre, no sus teléfonos ni sus correos.
Las tareas con periodicidad pero sin fecha en la hoja se quedan fuera y se anotan aparte para que el centro las feche.
Volver a cargar el mismo cuaderno no duplica lo que ya estaba.

La fecha de aviso no es la de vencimiento

Contratar una inspección lleva semanas, así que recordarla el mismo mes en que vence no sirve. Por eso cada obligación tiene dos fechas: la que dice la hoja, que es la de vencimiento, y la de aviso, que va antes: el día 1 de un mes anterior. El recordatorio sale en el mes de la fecha de aviso, y el texto dice cuándo vence de verdad.

El margen se elige por obligación al cargarla, en meses.
Por ejemplo: dos meses para las inspecciones de un organismo de control, que hay que contratar, y uno para los certificados de un proveedor con contrato.
La línea dice la fecha de vencimiento con todas las letras: «vence el 1 de marzo de 2027 (cada 2 años)».

Cómo llega el recordatorio

Sale por WhatsApp a todas las personas activas del puesto de Mantenimiento, por el mismo camino que cualquier aviso del equipo: si la ventana de 24 horas de esa persona está cerrada, va por plantilla aprobada. El cron se ejecuta a diario, pero el bloque de un mes sólo se manda una vez: Bedel reserva el mes antes de enviar y, si el aviso no llegó a nadie, deshace la reserva para volver a intentarlo.

Un bloque por mes y por puesto, con las obligaciones ordenadas por fecha.
Si sale tarde, porque falló el día 1 o porque el centro empezó a mitad de mes, sólo lleva lo que queda por delante.
Las obligaciones van marcadas con 🔧 y antes que los cumpleaños y días especiales del mismo puesto.
Quien lo recibe tiene en el mismo chat sus incidencias abiertas con «/tareas».

Y las averías, por su puerta

El recordatorio preventivo avisa de lo que toca revisar; lo que se rompe va por otra puerta. Cuando una revisión destapa una avería, el técnico la abre desde el mismo WhatsApp y entra en el circuito de partes, con su plazo y su cierre. Son dos cosas que se tocan, pero no se mezclan.

«/averia» y lo que pasa abre un parte desde el chat.
«/averias» devuelve la lista de averías abiertas del centro y en qué estado están.
Los lunes por la mañana, quien tiene partes de su puesto sin coger desde hace más de dos días recibe un aviso aparte, que no tiene que ver con este recordatorio.

Lo que no hace

No llega cada semana ni los lunes: es un recordatorio mensual. Lo de los lunes es otra cosa, el aviso de las averías sin coger.
No hay pantalla ni subida desde el panel: las obligaciones las carga Bedel a partir del cuaderno del centro.
No lleva tareas periódicas sin fecha (legionela, extintores, simulacro de evacuación, APPCC): si la hoja no las fecha, no se inventa el día.
No tiene inventario de equipos ni fichas de activos.
No guarda cuándo se hizo cada revisión ni el certificado que la acredita.

Preguntas frecuentes

¿Cómo le paso a Bedel mi plan de mantenimiento?

No hay pantalla para subirlo. El centro entrega su cuaderno de mantenimiento, la hoja donde ya tiene las inspecciones y los certificados con fecha, y un guion interno de Bedel carga esas obligaciones como recordatorios del puesto de Mantenimiento. Lo que no tiene fecha en la hoja no se carga: se anota aparte para que el centro le ponga una.

¿Cuándo llega el recordatorio y a quién?

El día 1 de cada mes, por WhatsApp, a las personas que tienen el puesto de Mantenimiento en el organigrama del centro. Lleva las obligaciones cuya fecha de aviso cae en ese mes. Si el envío del día 1 no pudo salir, sale la primera vez que puede, sólo con lo que queda por delante, y no se repite dentro del mismo mes.

¿Con cuánto margen avisa?

Con el que se elija para cada obligación, en meses, al cargarla. Por ejemplo, dos meses para una inspección de un organismo de control, porque hay que contratarla, y uno para el certificado anual de un proveedor que ya tiene contrato. La fecha de aviso es el día 1 de un mes anterior al vencimiento, y la línea dice la fecha de vencimiento real.

¿Sirve para la legionela, los extintores o el simulacro de evacuación?

Sólo si el centro les pone fecha. Esas tareas suelen venir en la hoja con una periodicidad marcada por semanas, no con un día concreto, y Bedel no les inventa uno. Si Mantenimiento fija la fecha real de cada una, entran como cualquier otra obligación con fecha y llegan en el recordatorio del mes que toque.

¿Puede Mantenimiento consultar sus revisiones cuando quiera?

El recordatorio mensual es un envío, no una consulta: no hay un comando que devuelva el plan preventivo. Lo que sí tiene Mantenimiento en el chat son sus incidencias abiertas con /tareas y la lista de averías del centro con /averias, y el bloque de cada mes se queda en su conversación de WhatsApp.

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