Función
Lo que llega a conserjería se registra una vez y la residente se entera en el momento
Martes, 12:10. El repartidor deja en conserjería cuatro paquetes, dos cartas y una comida a domicilio. El conserje escribe en su WhatsApp «/paquete para la 312», registra el resto en el panel y vuelve a lo suyo. A cada destinataria le llega un mensaje con su nombre y lo que tiene esperando, aunque haga una semana que no escribe al centro. Por la tarde, cuando la de la 312 baja a por el suyo, el conserje lo marca como recogido. Si al día siguiente alguien dice que el suyo no lo ha recogido, Recepción lo sabe con el paquete concreto delante.
Qué hace conserjería o escribe una residente, y qué pasa después
| Lo que hace el equipo o escribe el residente | Qué hace Bedel |
|---|---|
| El conserje escribe «/paquete para la 312» | Registra el paquete a nombre de quien vive en la 312 y le avisa por WhatsApp. También vale el nombre en vez de la habitación |
| Recepción registra en el panel una carta con una nota | El aviso dice que tiene una CARTA esperando en conserjería y lleva la nota debajo, por ejemplo «certificada, trae el DNI» |
| Llega una comida a domicilio | El aviso es otro: que ha llegado su COMIDA A DOMICILIO a conserjería y que se pase pronto, que se enfría |
| El conserje marca «recogido» en el panel | Queda la hora de recogida. Si la residente tiene su conversación abierta, recibe un gracias, una sola vez aunque se pulse el botón dos veces |
| Recepción pulsa «Recordar a todos» | Reenvía el aviso a cada persona con algo sin recoger: un recordatorio de lo que tiene en conserjería y que pase cuando pueda |
| «Yo no he recogido ningún paquete» | No lo desmarca solo: avisa a Recepción con el paquete concreto y un botón para devolverlo a pendiente. Quien sabe si está en el mostrador es quien está en el mostrador |
| «¿Tengo algo en conserjería?» | Contesta con lo suyo pendiente. Al contestarle, Bedel sólo tiene sus paquetes, no los de nadie más |
Cómo se registra lo que llega
El registro lo hace el equipo, desde donde esté. En el mostrador, con el panel; con el repartidor delante, desde su propio WhatsApp con un comando. Las dos vías escriben en el mismo registro, así que lo que entra por el chat aparece en el panel y lo que se apunta en el panel lo sabe el chat.
- En el panel: se elige a la persona, el tipo y, si hace falta, una nota.
- Por WhatsApp: «/paquete» y para quién, por nombre o por habitación.
- Tipos: paquete, carta, mensajería, comida a domicilio y otros. Cada uno tiene su propio aviso.
- También se apuntan los envíos y las devoluciones que deja la residente; de esos no se avisa, porque los trae ella.
El aviso, aunque la conversación esté cerrada
Quien recibe un paquete casi nunca ha escrito al centro en las últimas 24 horas, y WhatsApp sólo deja escribir libremente dentro de esa ventana de 24 horas. Por eso el aviso de llegada sale, si hace falta, con una plantilla aprobada: llega igual, lleve los días que lleve sin escribir.
- Lleva su nombre de pila y qué ha llegado, en mayúsculas: PAQUETE, CARTA, MENSAJERÍA, COMIDA A DOMICILIO.
- Si el equipo puso una nota, va debajo.
- El panel marca qué paquetes se han avisado por WhatsApp.
- Si la residente no tiene teléfono en su ficha, el paquete queda registrado, pero sin avisar.
La recogida y el recordatorio
Un paquete se cierra cuando alguien lo marca como recogido en el panel. El recordatorio no sale solo: lo lanza el equipo cuando quiere, a una persona o a todas las que tienen algo pendiente, porque cada conserjería sabe cuándo empieza a faltar sitio en el estante.
- Al marcar recogido queda la hora; el gracias sale una sola vez y sólo si la conversación está abierta, para no gastar una plantilla en una cortesía.
- «Recordar» en una fila reenvía el aviso a esa persona; «Recordar a todos» lo manda a cada una de las que tienen algo sin recoger.
- Desde comunicados también se puede escribir a la audiencia «paquete pendiente».
«Yo no lo he recogido»
A veces se marca como recogido lo que no lo está: otro paquete a un nombre parecido, un botón pulsado de más. Si la residente lo dice, Bedel no discute ni lo arregla por su cuenta. Se lo cuenta a quien puede mirar el estante, con el paquete concreto, y es esa persona quien decide.
- Aviso a Recepción con el paquete y un botón para devolverlo a pendiente.
- Bedel no lo desmarca solo.
- Para no avisar por un «no he podido pasar a por él», tiene que decir las dos cosas: que no lo ha recogido y que habla de un paquete o una carta.
Cada residente ve sólo lo suyo
La residente puede preguntar por WhatsApp si tiene algo en conserjería y Bedel le contesta con lo suyo. No es una regla que el modelo tenga que recordar: al contestarle, Bedel sólo recibe los paquetes de quien escribe, así que no tiene cómo hablar de los de otra persona.
- Sólo para residentes identificados: ni familias ni números desconocidos preguntan por paquetes.
- Recepción ve en el panel todo lo pendiente del centro, con lo avisado marcado.
- El derecho de supresión borra también su registro de conserjería.
Lo que no hace
- No avisa de los envíos que salen ni de las devoluciones: se registran, pero no hay nada que recoger.
- No manda recordatorios solos por tiempo: el recordatorio lo lanza el equipo cuando quiere.
- No ofrece subir el paquete a la habitación.
- No lee las etiquetas del envío ni el código de seguimiento: el destinatario lo elige quien registra.
Preguntas frecuentes
¿Le llega el aviso a una residente que lleva días sin escribir al centro?
Sí. WhatsApp sólo permite escribir libremente en las 24 horas siguientes al último mensaje de la persona; fuera de esa ventana, el aviso de llegada sale por una plantilla aprobada. Lo único que hace falta es que tenga su teléfono en la ficha. Si no lo tiene, el paquete queda registrado igual, sin aviso, y Recepción lo ve en el panel.
¿Puede el conserje registrar paquetes sin ordenador?
Sí. Desde su propio WhatsApp escribe «/paquete» y para quién, por nombre o por habitación, y Bedel lo registra y avisa a la residente. Lo registrado así aparece en el panel junto con lo que se apunta desde el mostrador, porque es el mismo registro. El panel sirve para elegir el tipo, añadir una nota, marcar lo recogido y mandar recordatorios.
¿Qué pasa si alguien dice que no ha recogido un paquete que figura como recogido?
Bedel no lo desmarca por su cuenta ni le discute. Avisa a Recepción con ese paquete concreto y un botón para devolverlo a pendiente, porque quien puede comprobar si sigue en el estante es quien está en el mostrador. Para no avisar en falso, la residente tiene que decir que no lo ha recogido y que habla de un paquete o una carta.
¿Se puede recordar a quien lleva días sin recoger?
Sí, desde el panel. En cada fila hay un botón para reenviar el aviso a esa persona, y otro para mandarlo de una vez a todas las que tienen algo sin recoger. El recordatorio no sale solo por tiempo: lo decide el equipo, que es quien sabe si el estante está lleno o si ese paquete puede esperar al lunes.
¿Puede una madre preguntar si a su hijo le ha llegado un paquete?
No. La paquetería es del residente: sólo contesta a residentes identificados, y al contestarles Bedel tiene únicamente sus propios paquetes. Una familia que escribe al número del centro recibe respuesta sobre lo que es de acceso general, pero no sobre lo que tiene su hijo en conserjería. Si quiere saberlo, se lo puede preguntar a él.
¿Sirve para la comida a domicilio?
Sí, es uno de los tipos. Cuando conserjería la registra, el aviso dice que ha llegado la comida a domicilio y que se pase pronto, que se enfría, en vez del aviso de un paquete. Las cartas, la mensajería y lo que no encaja en ningún tipo tienen también su propio texto.
Funciones relacionadas
- ComunicadosEl mismo aviso a muchas personas del centro, desde el panel o con «/difundir» en WhatsApp, sabiendo antes a cuántas llega.
- Panel y métricasHistorial y búsqueda de conversaciones, métricas que salen de contar filas, roles y turnos del equipo, y los derechos de protección de datos ejecutados desde el panel.
Para cada tipo de centro
- Colegios mayoresPara colegios mayores: el comedor con sus bajas, pícnics y alérgenos; las actividades con su convocatoria y su encuesta; familias e interesadas; y lo que es de dirección, a dirección.
- Residencias universitariasPara residencias de una universidad o adscritas a ella: atención en el idioma de cada residente, averías y limpieza con empresas externas, las llegadas de cada cuatrimestre y las consultas de plaza.
- Residencias de estudiantesPara residencias de estudiantes y operadores PBSA: atención por WhatsApp en el idioma del residente, averías con responsable y plazo, llegadas, presencia y paquetería.
- ColivingPara coliving y flex living: atención en el idioma de cada residente, averías con responsable y plazo, reservas de espacios comunes, paquetería y comunicados sin grupos.
- Residencias de investigadoresPara residencias de investigadores, posgrado y profesores visitantes: llegadas cualquier semana del año, respuesta en el idioma de cada uno, mantenimiento y limpieza contratados fuera, y el final de cada estancia.
- Albergues y hostelsPara albergues, hostels y albergues de peregrinos: las dudas de la casa contestadas en el idioma de cada huésped, las averías con responsable y plazo, y la noche cubierta sin nadie en el mostrador.
- Apartamentos turísticosPara apartamentos turísticos, aparthoteles y media estancia: respuestas en el idioma del huésped, averías con técnico y plazo, avisos a limpieza entre estancias y normas de la casa.
- Build to rentPara edificios build to rent y flex living: averías con responsable y plazo aunque el mantenimiento sea externo, paquetes con aviso, reservas de zonas comunes, avisos del edificio y normas de la casa contestadas.