Función

Quien pregunta por una plaza recibe la información del centro y queda apuntado

Sábado, 11:20. Una estudiante que no vive en el centro escribe al número: «¿Tenéis plazas para septiembre? Voy a estudiar Enfermería». Bedel le contesta con el mensaje que el centro dejó escrito para cuando hay plazas, le adjunta el PDF informativo y, si el centro sólo admite a mujeres o a quien estudia en una universidad concreta, se lo dice antes que nada. El lunes, secretaría encuentra la petición en el panel con el día, el nombre de su perfil, el teléfono, de qué habló y qué va a estudiar.

Qué escribe quien busca plaza, y qué pasa con cada cosa

Lo que escribe la interesada	Qué hace Bedel
«¿Tenéis plazas para el curso que viene?»	Si el centro tiene plazas, contesta con su mensaje para cuando las hay y adjunta el PDF informativo; si no, con su mensaje para cuando no las hay. Cuántas quedan lo pone el centro en el panel
«Busco plaza para mi hijo», en una residencia femenina	La condición de admisión que escribió el centro va delante del resto del mensaje. Si el centro ya la puso dentro, no se repite
«Do you have rooms available from September?»	Le llega el mismo mensaje del centro traducido a su idioma, con los enlaces y los correos intactos. Si la traducción falla, la respuesta del asistente lleva añadidos el enlace y el correo del centro. Más en idiomas
«¿Cuánto es la fianza y qué incluye?»	Contesta con lo que el centro tiene escrito en su información y su normativa. Si la condición exacta no está escrita, no la supone: dice que no la tiene y remite al centro
«Quiero hablar con alguien de admisiones»	A quien escribe desde fuera no se le promete una persona que no hay: le atiende el asistente y la conversación queda en el panel. Con el centro en vacaciones, se le avisa de que puede tardar y su petición se registra para el equipo
Secretaría abre el panel el lunes	Ve cada petición con día, nombre del perfil, teléfono, de qué habló y qué va a estudiar; le pone estado y notas; filtra por mes y descarga el Excel
«Borrad mis datos de vuestra lista»	Desde el panel la petición se borra entera. Quien no llegó a entrar no tiene ficha, y el centro no necesita conservar nada suyo

Lo que deja escrito el centro

En la sección de admisiones del panel, el centro enciende la respuesta automática y deja escrito lo que tiene que saber quien pregunta. Bedel no improvisa nada de eso: lo que sale por WhatsApp es lo que el centro escribió, y la vista previa del panel enseña exactamente ese texto.

Cuántas plazas quedan, que decide cuál de los dos mensajes sale.
Dos mensajes, uno para cuando hay plazas y otro para cuando no; si se dejan vacíos, sale un texto por defecto.
Un PDF informativo, uno por centro, que se envía con un nombre limpio («Información» y el nombre del centro) y no con el del archivo subido. Se puede elegir no adjuntarlo.
La condición de admisión, es decir, a quién admite el centro, que va delante de todo lo demás.

Cómo contesta a quien pregunta

Hay dos formas de saber que alguien pregunta por plaza: una lista fija de expresiones («¿quedan plazas?», «admisión», «matrícula» y, para quien escribe desde fuera, sus equivalentes en inglés) y la propia IA, que marca el interés aunque se diga de otra manera. Por la lista fija sale el mensaje del centro; por la IA, su respuesta con el enlace y el correo del centro añadidos si faltaban.

El PDF sólo se adjunta cuando hay plazas y el centro lo tiene activado.
A quien no escribe en español le llega el mensaje del centro traducido, con enlaces y correos intactos. El PDF sale como se subió.
Si quien pregunta ya vive en el centro o es un familiar verificado, recibe la información pero no entra en la lista de interesadas.
Una residente que avisa de que hoy no come no recibe el mensaje de plazas: lo que se acaba de hacer por ella va primero.

El registro de peticiones

Cada persona de fuera que pregunta por plaza queda en una fila, una por teléfono: el día de su primera consulta (que es el que cuenta para el mes), el nombre de su perfil de WhatsApp, su teléfono, lo que escribió la primera vez, un resumen de qué habló y qué va a estudiar. Si vuelve a escribir, se actualiza la fecha, pero no se reescribe la consulta original.

El equipo le pone estado (nueva, en lista de espera, contactada, ganada o descartada) y notas.
Filtro por mes y recuento mensual de peticiones.
Excel con dos hojas, las peticiones y el recuento por mes, con el teléfono como texto para no perder el prefijo.
Las consultas de plaza también salen en el correo resumen de cada noche: ver panel y métricas.

Lo que no sabe y lo que no promete

Bedel contesta sólo con lo que el centro tiene escrito. Una condición que no está escrita, sobre fianzas, devoluciones o plazos, no la supone «porque suena razonable», porque eso crearía un compromiso falso del centro: dice que no la tiene por escrito y remite al centro. Y a quien escribe desde fuera no le promete una persona que no hay.

Una interesada no abre un aviso con dueño para el equipo: la conversación queda en el panel para retomarla y, si el centro tiene configurada la copia de conversaciones a Recepción, le llega ahí como copia.
Desde el panel, el equipo puede leer la conversación y contestar a mano, con el aviso de la ventana de 24 horas si ha pasado más de un día.
Con el centro en modo vacaciones, a quien pide una persona se le avisa de que la respuesta puede tardar y su petición se registra para el equipo.
Una emergencia escala igual, venga de quien venga.

Sin cobros por el chat

Bedel no cobra, por ninguna de sus vías. Se puede hablar de importes que el centro tenga escritos, pero un instrumento de pago (un número de cuenta, un número para hacer un pago con el móvil, un enlace de pago o una tarjeta) no sale nunca por el WhatsApp del centro, ni en una respuesta ni en un comunicado.

La reserva y la matrícula se pagan por la vía que tenga el centro, fuera del chat.
El filtro mira el texto justo antes de que salga, así que vale aunque alguien entre con las credenciales de otra persona.
De quien pregunta se guarda lo justo para contestarle y para el recuento: día, nombre del perfil, teléfono, consulta, asunto y estudios.
Una petición se borra entera, sin anonimizar. Cómo se trata cada dato, en protección de datos en una residencia.

Lo que no hace, dicho antes de la demo

No decide plazas ni ordena a las candidatas: cuántas plazas quedan y a quién se le da una lo decide el centro.
No cobra reservas, matrículas ni fianzas, y no manda instrumentos de pago por el chat.
No es un programa de admisiones: no lleva expedientes, documentación, entrevistas ni recordatorios; la lista tiene el estado y las notas que pone el equipo a mano.
No convierte cada consulta de plaza en un aviso con dueño para el equipo: la petición queda en el panel y en el resumen de la noche.
No traduce el PDF del centro: sale como se subió.

Preguntas frecuentes

¿Bedel decide quién entra en el centro?

No. Bedel contesta a quien pregunta con el mensaje y el PDF que el centro dejó escritos, dice primero a quién admite el centro y apunta la petición. Cuántas plazas quedan lo escribe el centro en el panel, y quién entra lo decide el centro. Bedel no ordena candidatas ni les pone nota.

¿Qué pasa si no quedan plazas?

Sale el mensaje que el centro escribió para cuando no hay plazas, y no se adjunta el PDF. La petición queda igualmente en la lista, y pasarla a lista de espera es un estado que pone el equipo. Bedel no avisa solo a nadie cuando se libera una plaza: eso lo hace el centro.

¿Se puede cobrar la reserva por WhatsApp?

No. Por el WhatsApp del centro no sale nunca un instrumento de pago: ni un número de cuenta, ni un número para pagar con el móvil, ni un enlace de pago, ni una tarjeta. Se puede hablar de importes que el centro tenga escritos, pero el pago se hace por la vía que el centro ya tenga, fuera del chat.

¿En qué se diferencia de un programa de admisiones?

Bedel es la primera respuesta y el registro de quién preguntó. La lista tiene el día, el nombre del perfil, el teléfono, de qué habló, qué va a estudiar, un estado y notas, y se descarga en Excel. No hay expedientes, documentos, entrevistas, recordatorios automáticos ni cobros: eso sigue donde el centro lo lleve hoy.

¿Qué recibe quien pregunta en inglés?

El mismo mensaje que escribió el centro, traducido a su idioma con los enlaces y los correos intactos y con la condición de admisión delante. Si la traducción falla, le llega la respuesta del asistente con el enlace y el correo del centro añadidos al final. El PDF informativo sale como se subió, sin traducir.

¿Una madre que pregunta por la plaza de su hija entra en la lista?

Si escribe desde un número que el centro no tiene, sí: para el sistema es una petición de fuera y se apunta como cualquier otra. Si es una familia ya verificada, o una residente que pregunta por una amiga, recibe la misma información pero no entra en la lista de interesadas.

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