Función
El menú se cruza con la ficha de cada residente antes de que nadie se siente
Lunes, 11:30. Cocina publica en el panel el menú de la comida: crema de calabaza, merluza en salsa y flan. Al dar de alta los platos había marcado el pescado en la merluza y la leche y el huevo en el flan. En el momento de publicar, Bedel cruza esos platos con las fichas: a cada residente afectado le llega un WhatsApp que dice que el menú de la comida de hoy contiene alérgenos de su ficha, con el aviso de alarma delante si su alergia es grave, y cocina ve en su pantalla quién es, de qué habitación, con qué severidad y en qué plato.
Qué hace cocina o escribe un residente, y qué pasa después
| Lo que hace el equipo o escribe el residente | Qué hace Bedel |
|---|---|
| Cocina da de alta un plato en el panel y marca sus alérgenos | Lo guarda con los alérgenos de declaración obligatoria que haya marcado, de los 14 de la UE, más los extra que use el centro: la lactosa aparte, vegano, halal. No los deduce del nombre del plato |
| El equipo añade una alergia a la ficha de un residente | Con su severidad (grave, moderada, intolerancia o preferencia), quién la ha confirmado y una nota que se guarda cifrada |
| Cocina publica el menú de la comida | Cruza cada plato con las fichas y avisa por WhatsApp a cada afectado de que el menú de la comida de hoy contiene alérgenos de su ficha; si es alergia grave, con el icono de alarma. Si se vuelve a publicar en menos de 6 horas, no repite el aviso |
| El residente tiene a su familia verificada y con consentimiento | La familia recibe por plantilla el aviso de que el menú de ese servicio contiene un alérgeno de la ficha de su hijo o hija, y que si necesita una alternativa puede contestar por ahí |
| «Soy celíaca» | Queda en su ficha como autodeclarado, cocina recibe el aviso y puede validarlo. Si dice un alérgeno que no está en la lista, como el kiwi, cocina se entera igual, en texto |
| «¿Qué hay hoy de comer? Soy alérgico al marisco» | Contesta con los platos publicados y le dice cuáles no debería comer. Con alergia grave o moderada, le pide siempre que lo confirme en cocina antes de comer |
| «Soy alérgico a los frutos secos y se me está hinchando la lengua» | No guarda una ficha ni contesta con un acuse tranquilo: el mensaje se trata como una emergencia y pasa al equipo |
La ficha de cada residente
Cada residente tiene una ficha de alérgenos con lo que no puede o no quiere comer y con cuánta gravedad. La rellena el equipo desde el panel o el propio residente por WhatsApp, y cocina sabe en cada línea de dónde sale el dato, para poder validarlo.
- Severidad en cuatro grados: alergia grave, alergia moderada, intolerancia y preferencia.
- Quién lo confirma: el propio residente, la familia, un certificado médico o el equipo.
- Lo autodeclarado por WhatsApp nunca rebaja lo que ya estaba: una ficha validada por el equipo o por certificado no se pisa, y la severidad no baja por un mensaje.
- Las notas libres de la ficha, que es donde suele ir el detalle clínico, se guardan cifradas.
El cruce al publicar el menú
El aviso no depende de que alguien se acuerde. Cocina etiqueta cada plato una vez, a mano, con los 14 alérgenos del Reglamento (UE) n.º 1169/2011 y los extra del centro; cuando publica el menú de un servicio, Bedel lo cruza con todas las fichas y escribe a cada residente afectado.
- El aviso sale aunque la ventana de 24 horas del residente esté cerrada, por plantilla.
- A la alergia grave le precede el icono de alarma.
- Si el menú es de hoy, invita a escribir «menú hoy» para saber qué platos sí puede comer; si es de otro día, a preguntar.
- Si cocina vuelve a pulsar «Publicar» en menos de 6 horas, no se repite el aviso; pasado ese tiempo, sí, porque el menú puede haber cambiado.
La familia, sólo si está verificada y ha consentido
Un aviso de alérgenos a la madre o al padre de un residente mayor de edad no puede salir porque sí. Sale sólo a la familia verificada, la que el residente ha confirmado con un botón o, si no contestó en 48 horas, la que validó el equipo, y que además ha dado su consentimiento para recibir estos avisos.
- Llega por plantilla de WhatsApp, también fuera de la ventana de 24 horas.
- Dice el servicio y el día, y que el menú contiene un alérgeno de la ficha de su familiar; no da más datos de salud.
- Si la familia contesta pidiendo una alternativa, la conversación sigue por el mismo número.
- Cómo se verifica a una familia y qué se le contesta, en comunicación con familias.
La pantalla de cocina y lo que contesta Bedel
Quien está delante de la olla necesita nombres, no recuentos. La pantalla de cocina del panel enseña, para el menú de hoy, cada residente afectado con su habitación, su severidad y el plato donde está el alérgeno. Y cuando alguien pregunta por WhatsApp, Bedel contesta con los platos publicados, sin inventar ninguno.
- Dice qué platos no debería comer quien tiene alergias en su ficha.
- Nunca afirma que un plato es seguro: los alérgenos que ve son los que cocina ha etiquetado, y pueden estar incompletos.
- Con alergia grave o moderada, pide siempre confirmarlo en cocina antes de comer, aunque el plato no figure con su alérgeno.
- No habla de trazas ni de contaminación cruzada; si el menú de un día no está publicado, lo dice.
Datos de salud: apagados hasta que el centro firma
Una alergia es un dato de salud, de categoría especial en el RGPD, y el consentimiento de cada residente lo recaba el centro, no Bedel. Por eso las fichas de alérgenos vienen apagadas: hasta que el centro declara por escrito que asume ese consentimiento, la base de datos rechaza cualquier dato de salud.
- El interruptor no es una casilla más: encenderlo deja guardada la declaración del centro, como pide la cláusula 5 bis del contrato de encargo.
- La puerta está en la propia base de datos, así que ningún camino, sea el panel, el Excel o el WhatsApp, puede saltársela.
- Las notas de la ficha van cifradas con AES-256-GCM; el alérgeno y la severidad no, porque sobre ellos se hace el cruce con el menú, y se protegen con acceso por rol.
- El derecho de supresión borra también las fichas de alérgenos.
Lo que no hace
- El aviso al residente no dice qué alérgeno ni qué plato: dice que el menú contiene alérgenos de su ficha y le invita a preguntar.
- No detecta alérgenos por el nombre del plato: si cocina no marca el huevo en la tortilla, Bedel no lo sabe.
- No manda a cocina un resumen diario de alérgenos: cocina lo ve en su pantalla del panel.
- No habla de trazas ni de contaminación cruzada, ni dice nunca que un plato es seguro: eso es de cocina.
Preguntas frecuentes
¿Qué alérgenos reconoce?
Los 14 de declaración obligatoria del Reglamento (UE) n.º 1169/2011: gluten, crustáceos, huevo, pescado, cacahuetes, soja, leche, frutos de cáscara, apio, mostaza, sésamo, sulfitos, altramuces y moluscos. El centro puede añadir extra, como la lactosa por separado o etiquetas como vegano o halal. Bedel no los deduce de nada: cocina los marca en cada plato al darlo de alta.
¿Le llega el aviso a un residente que lleva días sin escribir?
Sí. WhatsApp sólo deja escribir libremente dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje de la persona; fuera de esa ventana, el aviso de alérgenos sale por una plantilla aprobada. Se dispara cuando cocina publica el menú, no cuando el residente escribe, así que no depende de que haya preguntado por la comida ese día.
¿Se avisa también a la familia?
Sólo a la familia verificada y que ha dado su consentimiento. Verificada quiere decir que el residente ha confirmado con un botón que esa persona es quien dice ser o, si no contestó en 48 horas, que lo ha validado el equipo. El aviso dice el servicio y el día y que el menú contiene un alérgeno de la ficha, sin más datos de salud.
¿Puede un residente decir sus alergias por WhatsApp?
Sí. Si escribe «soy celíaca» o «tengo alergia a los frutos secos», queda en su ficha como autodeclarado y cocina recibe el aviso para validarlo. Un mensaje así nunca rebaja una severidad que ya estaba ni pisa una ficha validada por el equipo o por certificado médico. Si además describe una reacción en curso, no se archiva: se trata como una emergencia.
¿Quién responde si un plato estaba mal etiquetado?
Quien sirve la comida. La información sobre alérgenos la da el centro o quien lleve su cocina, conforme al Reglamento (UE) n.º 1169/2011 y, para la comida sin envasar, al Real Decreto 126/2015. Bedel trabaja con lo que cocina etiqueta, nunca dice que un plato es seguro y, ante una alergia grave o moderada, pide siempre confirmarlo en cocina antes de comer.
¿Cómo se protegen estos datos?
Vienen apagados: hasta que el centro firma que asume el consentimiento de cada residente, la base de datos no acepta ningún dato de salud. Las notas libres de la ficha se guardan cifradas, el acceso va por rol y el derecho de supresión las borra junto con el resto de datos de la persona. El detalle está en la cláusula 5 bis del contrato de encargo del tratamiento.
Funciones relacionadas
- ComedorBajas, pícnics, raciones guardadas y comidas a la habitación por WhatsApp, con hora de corte por servicio y el recuento en el móvil de cocina.
- Escalado a personasLo que toca dinero, salud, excepciones o conflictos va a un móvil concreto según organigrama y turno, y las emergencias, a los puestos de crisis.
Para cada tipo de centro
- Colegios mayoresPara colegios mayores: el comedor con sus bajas, pícnics y alérgenos; las actividades con su convocatoria y su encuesta; familias e interesadas; y lo que es de dirección, a dirección.
- Residencias universitariasPara residencias de una universidad o adscritas a ella: atención en el idioma de cada residente, averías y limpieza con empresas externas, las llegadas de cada cuatrimestre y las consultas de plaza.
- Residencias de estudiantesPara residencias de estudiantes y operadores PBSA: atención por WhatsApp en el idioma del residente, averías con responsable y plazo, llegadas, presencia y paquetería.
- ColivingPara coliving y flex living: atención en el idioma de cada residente, averías con responsable y plazo, reservas de espacios comunes, paquetería y comunicados sin grupos.
- Residencias de investigadoresPara residencias de investigadores, posgrado y profesores visitantes: llegadas cualquier semana del año, respuesta en el idioma de cada uno, mantenimiento y limpieza contratados fuera, y el final de cada estancia.
- Albergues y hostelsPara albergues, hostels y albergues de peregrinos: las dudas de la casa contestadas en el idioma de cada huésped, las averías con responsable y plazo, y la noche cubierta sin nadie en el mostrador.
- Apartamentos turísticosPara apartamentos turísticos, aparthoteles y media estancia: respuestas en el idioma del huésped, averías con técnico y plazo, avisos a limpieza entre estancias y normas de la casa.
- Build to rentPara edificios build to rent y flex living: averías con responsable y plazo aunque el mantenimiento sea externo, paquetes con aviso, reservas de zonas comunes, avisos del edificio y normas de la casa contestadas.