Función

Un aviso a toda la casa, sabiendo antes a cuántas personas llega

Jueves, 13:05. Se ha cortado el agua caliente en la tercera planta y Recepción quiere avisar antes de que la gente suba a ducharse. Desde su propio WhatsApp escribe «/difundir a las habitaciones 300-340: no hay agua caliente hasta las 17:00». Bedel le devuelve el texto tal como va a salir, le dice a cuántas personas va a llegar —ya sin las bajas— y espera a que conteste «SÍ». Al terminar, Recepción sabe cuántos lo han recibido, cuántos por plantilla y cuántos no.

Qué hace el equipo, y qué pasa con cada aviso

Lo que hace el equipo	Qué hace Bedel
Escribe en su WhatsApp «/difundir a las habitaciones 300-340: no hay agua caliente hasta las 17:00»	Contesta «📢 Voy a enviar esto a N personas…» con el texto exacto y pide «SÍ». Si esa pregunta no consta antes en la misma conversación, no sale nada aunque el modelo crea que ya está confirmado
Elige «Familias» en el panel y escribe la convocatoria de la reunión de inicio de curso	Sólo cuenta a las familias verificadas que han dado su consentimiento, y el panel dice a cuántas personas se enviará antes de pulsar «Enviar»
Elige «Con paquete sin recoger» y escribe «Pasad por conserjería antes del viernes»	Es un segmento vivo: se calcula en el momento con lo que queda en el casillero sin recoger. Más en paquetería
Empieza el texto por «Hola {nombre},»	Cambia {nombre} por el nombre de pila de cada destinatario, uno a uno
Sube el cartel de la cena de Navidad en PDF	Lo convierte en imagen en el propio navegador, porque en el móvil una imagen se ve sin abrir nada. De un PDF de varias páginas sale la primera, y la pantalla lo avisa antes de enviar
Vuelve a pulsar «Enviar» porque el envío tarda	Si el mismo texto a la misma audiencia se creó hace menos de 10 minutos, no crea otra difusión: dice que el envío sigue en marcha y que no hace falta repetirlo
Uno de los destinatarios lleva semanas sin escribir al número	Con su ventana cerrada, el aviso le llega por una plantilla de WhatsApp aprobada. Por WhatsApp, el resumen final cuenta cuántos salieron así

Desde el panel: a quién, y cuántos son

Manda comunicados quien tiene en el panel el permiso de comunicación: la cuenta del centro, un administrador o un miembro del equipo al que se le haya dado. Elige la audiencia, escribe hasta 1.500 caracteres y, antes de enviar, ve cuántas personas lo recibirán y un diálogo con el texto. Al acabar, el panel dice cuántos han salido y, si alguno falla, por qué.

Audiencias: todo el directorio, residentes o colegiales, familias verificadas, habitaciones sueltas o rangos («312,415» o «100-200») y personas elegidas una a una por su nombre.
Dos segmentos vivos, calculados al enviar: quien tiene algo sin recoger en conserjería y quien tiene una alergia o una dieta en su ficha (ver alérgenos).
Tres textos de partida para lo que más se repite: comedor cerrado, silencio por exámenes y un acto del centro.
Con habitaciones, el recuento lo hace el servidor al enviar; con el resto de audiencias, se ve antes de pulsar.

Desde el WhatsApp del equipo, con «/difundir»

Quien es del equipo puede difundir sin abrir el ordenador. Escribe «/difundir», el texto y a quién va; Bedel redacta el mensaje que saldrá, cuenta los destinatarios reales y pide confirmación. Sólo con un «SÍ» explícito se envía, y la comprobación de que la pregunta existió la hace el código, no el criterio del modelo.

Audiencias por WhatsApp: todo el directorio, residentes o colegiales, familias, el equipo entero, un puesto concreto (Mantenimiento, por ejemplo) o unas habitaciones o un rango.
El número que se enseña antes de confirmar ya descuenta a quien se ha dado de baja.
El resumen final dice cuántos lo recibieron, cuántos por plantilla y cuántos no salieron, con el motivo.
Si quien pide «mándalo a todos» es un residente o una familia, Bedel no lo difunde: toma el recado para el equipo y no dice que haya enviado nada.

Bajas, duplicados y el doble clic

Un comunicado lo inicia el centro, no la persona, así que la baja manda siempre: quien se ha dado de baja del canal no lo recibe, y se cuenta como omitido sin señalar a nadie. Antes de enviar se quitan los teléfonos repetidos, y desde el panel el mismo texto a la misma audiencia no sale dos veces en diez minutos.

Un padre con dos hijos en el centro recibe el aviso a familias una sola vez.
Si todos los de una audiencia se han dado de baja, el panel lo dice en vez de enviar a cero.
Al confirmar, el diálogo se cierra y el botón queda en «Enviando…»; un segundo intento igual recibe la respuesta de que el primero sigue en marcha.

Cuando la ventana de 24 horas está cerrada

WhatsApp sólo deja mandar texto libre a quien ha escrito en las últimas 24 horas, y un aviso a cien residentes cae casi siempre fuera de esa ventana. Bedel prueba el mensaje directo y, si WhatsApp lo rechaza por la ventana, lo manda por una plantilla aprobada con el texto dentro. El cartel viaja en la cabecera de una plantilla de imagen.

Desde el panel, el envío va uno a uno, con una pausa entre mensajes.
Si el envío fuera a pasar del límite diario de mensajes que WhatsApp pone al número, Bedel para antes y dice cuántos se han quedado sin salir.
Qué es una plantilla y por qué hace falta, en plantilla de WhatsApp.

El cartel, siempre como imagen

El cartel de un acto se sube desde el panel en PDF o en imagen, y a WhatsApp sale siempre como imagen, que en el móvil se ve sin abrir nada. La conversión se hace en el ordenador de quien lo sube: el PDF no sale de ahí y al servidor sólo llega la imagen.

De un PDF de varias páginas sale sólo la primera, y la pantalla lo avisa antes de enviar.
Con la ventana abierta va la imagen con el texto al pie; con la ventana cerrada, la plantilla de imagen.
El cartel pasa por las mismas bajas y el mismo límite diario que el texto.
Desde «/difundir» por WhatsApp sale sólo texto.

Lo que no hace

No traduce: el comunicado sale tal como se escribe, aunque después Bedel conteste a cada persona en su idioma. Más en idiomas.
No se programa para más tarde: sale en el momento en que se confirma.
Cada puerta tiene sus audiencias: por WhatsApp no están los segmentos del panel (paquete sin recoger, alergia o dieta, personas una a una) ni el cartel, y en el panel no se elige un puesto concreto del equipo.
No dice quién lo ha leído: cuenta los avisos que han salido, no los que se han abierto.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede mandar un comunicado?

Desde el panel, quien tenga el permiso de comunicación: la cuenta del centro, un administrador o un miembro del equipo al que se le haya dado. Desde WhatsApp, cualquier persona que esté en el equipo del centro, con el comando /difundir. Un residente o una familia no puede: si lo pide, Bedel toma el recado para que lo decida el equipo y no dice que haya enviado nada.

¿Le llega a quien lleva semanas sin escribir al número?

Sí. WhatsApp sólo deja mandar texto libre dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje de esa persona. Fuera de esa ventana, Bedel manda el aviso por una plantilla aprobada por Meta con el texto dentro; si lleva cartel, por una plantilla con la imagen en la cabecera. La baja manda siempre: quien se ha dado de baja no lo recibe por ninguna vía.

¿Se puede mandar sólo a una planta o a unas habitaciones?

Sí, con una lista de habitaciones o con un rango. En el panel se elige «Por habitación» y se escribe, por ejemplo, 312,415 o 100-200. Por WhatsApp basta con decirlo en el mensaje: «/difundir a las habitaciones 300-340» y el texto. En los dos casos se cuenta a quien tiene esa habitación en el directorio, y una habitación sin nadie asignado no cuenta.

¿Y si alguien pulsa dos veces «Enviar»?

No sale dos veces. Al confirmar, el diálogo se cierra y el botón queda en «Enviando…». Y si llega otra difusión con el mismo texto, la misma audiencia y el mismo filtro que una creada hace menos de diez minutos, el panel no la crea: contesta que ese mensaje ya se está enviando y que no hace falta repetirlo.

¿Sale traducido al idioma de cada residente?

No. El comunicado sale con el texto que se ha escrito, en un solo idioma. Lo que sí pasa es que, si alguien contesta al aviso, Bedel le responde en el idioma de su último mensaje, como en cualquier otra conversación. Si en el centro hay residentes que no leen español, conviene escribir el aviso en los dos idiomas dentro del mismo texto.

¿Sabremos quién lo ha leído?

No. Bedel cuenta los avisos que han salido, los que han ido por plantilla y los que han fallado con su motivo, pero no lleva la cuenta de quién los abre. Tampoco se programan para otra hora: un comunicado sale en el momento en que se confirma, desde el panel o desde WhatsApp.

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