Normativa y datos

Responsable y encargado del tratamiento

Responsable del tratamiento es quien decide para qué y cómo se tratan unos datos personales; encargado, quien los trata por cuenta del responsable. En una residencia, el centro es responsable de los datos de sus residentes, y el proveedor de software o el catering que los maneja por él es encargado.

Publicado el 19 de octubre de 2026

También se le llamaresponsable · encargado del tratamiento · data controller y data processor

Lo que los distingue

Las definiciones están en el art. 4 del RGPD: responsable es quien, solo o junto con otros, «determine los fines y medios del tratamiento» (4.7), y encargado, quien «trate datos personales por cuenta del responsable» (4.8). La pregunta útil no es quién guarda los datos, sino quién decide qué se hace con ellos. Conviene hacérsela también con el proveedor que conecta el WhatsApp del centro como Tech Provider: para qué trata los mensajes y por cuenta de quién.

	Responsable	Encargado
Qué decide	Para qué y cómo se usan los datos	Nada por su cuenta: sigue instrucciones documentadas del responsable (art. 28.3.a)
En un centro	El colegio mayor o el operador de la residencia	El software de gestión, el catering, la gestoría
Qué firma	Elige un encargado con garantías y le exige contrato (art. 28.1 y 28.3)	Ese contrato, el DPA, y no recurre a otro encargado sin autorización (art. 28.2)
Su registro	El de sus tratamientos (art. 30.1)	El de lo que trata por cuenta de cada responsable (art. 30.2)

Ojo con esto

El papel lo decide lo que se hace, no lo que dice el contrato. Quien figura como encargado y usa los datos para sus propias finalidades pasa a ser responsable de ese tratamiento (art. 28.10 del RGPD y art. 33.2 de la LOPDGDD). Lo mismo le ocurre al proveedor que trata con los residentes en su propio nombre sin que conste que actúa por cuenta del centro. La AEPD lo desarrolla en sus directrices para los contratos entre responsables y encargados.

Fuentes

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